ده مزیت راهکار کنترل پروژه سازمانی مایکروسافت آفیس

راهکار کنترل پروژه های سازمانی (نرم افزار کنترل پروژه (EPM) )پروژه ای مشارکتی end-to-end ای است که در محیط های مدارک و اسناد مدیریتی (portfolio) اجرا می شود. نرم افزار کنترل پروژه (EPM) به سازمان شما کمک می کند تا بر روی همه کارها قابلیت دید , آگاهی و کنترل پیدا کنید و از این طریق تصمیم گیری های بیشتری انجام داده ,در راستای استراتژی های تجاری قرار گرفته ,بیشترین استفاده را از منابع انجام داده , ارزیابی های لازم را انجام داده و در نهایت به شما در افزایش کارایی به نحوه موثری کمک می کند. 1.پروسه های نظارتی را اتوماتیک و یکسان سازی کنید: به منظور کنترل بهتر امور در چرخه حیات پروژه , گردش های کاری چندگانه برای هر موضوع در پروژه تعریف کرده و آنها را از طرح به مرحله پیاده سازی ارسال کنید.نتیجه این کارصرف هزینه کمتر , دوره های زمانی کوتاه تر و کیفیت بهتراست. 2.همه سرمایه های به کار رفته را در یک منبع اطلاعاتی مرکزی ثبت و ضبط کنید: برای بهبود میدان دید و کنترل , سرمایه های تجاری و فن آوری اطلاعات (IT) را تثبیت کنید. نرم افزار کنترل پروژه (EPM) شما را قادر می سازد تا پروسه های قابل تکرار را در قالب الگوها اجرا کرده و از این طریق جمع آوری اطلاعات را در میان سازمان کاراتر و استاندارد کنید. متمرکز کردن داده در پروژه , تحلیل سرمایه ها , منابع و زمانبندی ها را آسان کنید , درست همانطور که روند دیگر داده ها و وضعیت گزارش های مفید را تسهیل کردید. 3. به استراتژی های تجاری اولویت داده و آنها را با سرمایه مقایسه کنید: برای تعریف و اولویت دادن به پروژه های تجاری از تکنیک های تجربه شده برای دوره های برنامه ریزی آینده ,دستیابی سریع به اهداف ضروری و همچنین ارزیابی کارآمدتر از رقبای سرمایه ای , از چند بعد استفاده کنید. 4.اسناد مدیریتی انتخاب شده را با استراتژی های تجاری تراز کنید: بهینه سازی را اجرا کنید , چه بسا طرح هائی را که برای یکی کردن , تعادل و انتخاب سند مدیریتی بهینه تحت نوسانات هزینه ای , محدودیتهای تجاری انتخاب می کنید بهترین اتحاد را با استراتژی های تجاری سازمان شما داشته باشند. از مزایای تکنیک های تحلیلی اسناد مدیریتی که به شناخت و شکست محدودیت هائی که از رسیدن سند مدیریتی به سرحد کارایی ممانعت می کند , بهره بگیرید. 5. منابع را به صورت کارآمدتری مدیریت کنید: در صورت تفهیم نشدن حجم کار در پروژه های بلند مدت , تجربه های شرکت از دوره های کوتاه مدت خارج از چرخه , هزینه های سربار , از دست رفتن دانش و تضعیف روحیه کارکنان , ناکافی خواهد بود. با ایجاد شفافیت در همه قراردادهای کاری و قابلیت های منابع آفیسProject Server 2007 , به شما کمک می شود تا در طرحی که برای منابع ایجاد کرده اید , استخدام نیروی جدید و منابع خارجی را با اهداف بلند مدت تجاری تراز کنید. 6. همکاری و هماهنگ سازی را به آسانی انجام دهید: مطمئن شوید که گروهها اهداف مشترک و کارهایشان را با یکدیگر به طرز کارآمدی به اشتراک می گذارند , این مسئله در هنگام بزرگ شدن سازمان از لحاظ جغرافیایی و تفاوت فرهنگی , بسیار حائز اهمیت است. دسترسی مبتنی بر وب سریع و بموقع به اطلاعات حساس تجاری که توسط نرم افزار کنترل پروژه (EPM) ذخیره می شوند به این معنی است که گروهها می توانند اطلاعات را به اشتراک گذاشته و همکاری آسانتری را با تکمیل وظایف و قابل حمل بودن آنها و تعدیل کردن فعالیت ها داشته و به سرعت با تغییرات و به روز رسانی ها منطبق شوند. 7. انجام اسناد مدیریتی را پیگیری و اندازه گیری کنید: پروژه ها , برنامه ها , بازدهی برنامه ها را در طول پروژه , به طرز کارآمدی پیگیری و اندازه گیری کنید تا قابلیت دید پیدا کرده و در تشخیص موارد بالقوه و تصمیم گیری ها بهتر عمل کنید. به شما اطمینان داده می شود که بیشترین برگشت سرمایه (ROI) و بهترین بازده قابل استفاده را داشته باشید. 8. بیشتر از تکنولوژی سرمایه موجود استفاده کنید: نرم افزار کنترل پروژه (EPM) بر اساس مایکروسافت SQL Server و سرویس های ویندوز SharePoint ساخته شده است , بنابراین شما می توانید در این تکنولوژی های مایکروسافت مهارت های بیشتری کسب کنید. نرم افزار کنترل پروژه (EPM) همچنین شامل تجمع با سیستم های مایکروسافت آفیس , برنامه های کاربردی ERP و زیر ساخت همکاری مایکروسافت است , این قابلیت به کاربران امکان تحویل داده ها به نرم افزار کنترل پروژه آفیس را هنگام کار با برنامه های آشنائی مثل Outlook یا SharePoint می دهد. 9. با برنامه های کاربردی تجاری تجمع تنگاتنگ دارد: رابط های برنامه نویسی کاربردی (API) های موجود در Project Server و Eventing Model از اساس گردش های کاری ویندوز و SDK به همراه نمونه های مرجع و ابزارهای دیگر پشتیبانی می کند و نرم افزار کنترل پروژه   (EPM) را انعطاف پذیر و زیر ساخت قابل گسترشی را برای اداره کارها در اختیار شما می گذارد. از رابط Project Server و سرویس های مبتنی بر رابط های برنامه نویسی کاربردی (API) برای تجمع کامل نرم افزار کنترل پروژه (EPM) با General Ledger , HR , ERP , CRM و برنامه های کاربردی تجاری , استفاده کنید.

ارزش تجاری پرتال SharePoint Portal

ارزش تجاری پرتال SharePoint Portal Server 2003 قسمت دوم ارگانها باید نرم افزارها را از جهات مختلفی برآورد کارآیی بکنند. نه تنها می بایست بررسی شود که آیا این نرم افزار خاص به ازای سرمایه گذاری مشخص کارآیی های لازم را دارا می باشد ، بلکه باید بررسی شود که آیا این نرم افزار در طولانی مدت نیز آیا می تواند جوابگوی اهداف یک صنعت و یا تجارت باشد یا نه. SharePoint Portal Server 2003 این نیاز را برآورده می سازد و بدین ترتیب است که با باز گذاردن دست تصمیم گیرندگان و دست اندرکاران در زمینه های مختلف ، اجزه تصمیم گیری سریع و بازده بالا را می دهد. SharePoint Portal Server 2003 ارزش فعالیت شرکتها را به طرق زیر افزایش می دهد ، اتصال جزایر اطلاعات به یکدیگر درگیر کردن و یکسو کردن نمونه ها و نرم افزارهای مختلف یک شرکت اجازه همکاری و درگیری بیشتر کاربران با سیستم جهت ارتقا کل مجموعه اتصال جزایر اطلاعاتی خیلی از ارگانها اطلاعات خود را در نقاط مختلف نگه داری می کنند ، اعم از فیلهای اشتراکی ، هارد دیسکهای مختلف و با فرمتهای مختلف در بانکهای اطلاعاتی مختلف. این اطلاعات ارزش بسیاری را در مورد اینکه یک شرکت و یا ارگان چگونه کار می کند و چگونه سیستم آن بهتر می شود را در خود دارد. کاربران لازم است که نقاط مختلفی را جستجو کنند تا به بخشی از این اطلاعات دسترسی پیدا کنند. این کار پیچیده است و اکثرا کاربران قبل از اینکه به نتیجه برسند از ادامه کار صرف نظر می کنند. برای بهبود این سیستم و افزایش کارآیی آن ، ارگانها باید یک نقطه مرکزی و واحد را جهت فراهم کردن دسترسی آسان برای کاربران فراهم کنند. با اتصال جزیره های اطلاعات که اکثرا جدا از یکدیگرند ، SharePoint Portal Server 2003 این قابلیت را به کاربران می دهد که از یک منبع جهت دسترسی به کل سیستم استفاده کنند. در چنین حالتی نتایج موثر تر و دقیق تر از قبل بوده ، تغییرات را سریعتر متوجه می شود و پاسخ سیستم به تغییرات بسیار سریعتر می باشد. اتصال فرایند های تجاری هیچ بخشی از یک تجارت در تنهایی و ایزوله بودن هدایت نمی شود و به تنهایی موفق نخواهد بود. با این حال نرم افزارهای بسیاری از پروتکل های اختصاصی استفاده می کنند ، با نرم افزارهای دیگر کار نمی کنند و مشخصات عبور خاص خود را جهت ورود به سیستم احتیاج دارند. امروزه تجارتها و صنایع مختلف به دنبال روشهای متعدد جهت به کارگیری منابع در راستای جمع آوری تمامی منابع شرکت در یک محیط واحد جهت کنترل دقیق تر و به اشتراک گذاردن راحتتر منابع و همچنین بدست آوردن آمار و نتایج صحیحتر. در اکثر مواقع این کار بدون تغییر منابع و سرمایه گذاری های گذشته ، امکان پذیر است. SharePoint Portal Server 2003 اکثر راه حل های کنونی و جدید تکنولوژی را پشتیبانی می کند. از آنها می توان .Net و XML را به اختصار نام برد. این تکنولوژی ها بستر را برای حضور نرم افزارهای دیگر آماده می کنند. با توجه به تکنولوژی "وارد کردن نام کابری یکباره" شما میتوانید کاربران خود را یکباره به تمامی منابع تعریف شده در سطح دسترسی آنها ارجاع دهید. این باعث می شود که پشتیبانی و خدمات برای نرم افزارهای مختلف آسانتر باشد و یک ارگان به راحتی بتواند راه حلهای گذشته را درون سیستم موجود جای داده و هزینه های قبلی از بین نرود. کمک به کاربران برای ارتباط اعضای تیم لازم است که با هم ارتباط برقرار کنند، فعالیت های خود را به اشتراک بگذارند و با هم کار کنند تا اینکه کارشان به خوبی انجام شود. علاوه بر اینها ،معمولا لازم است که اعضای تیم با افراد دیگری از دپارتمانهای دیگر و یا شرکت های دیگر وصل شوند برای اینکه فعالیت خود را انجام دهند. این کار سخت تری است هنگامی که این افراد در جاهای مختلفی حضور داشته باشند. SharePoint Portal Server 2003 به سازمانها کمک می کند تا افراد را بیابند، ارتباط برقرار کنند و کارها را با هم انجام دهند صرف نظر از اینکه افراد تیم در کجا باشند. SharePoint Portal Server 2003 و Windows SharePoint Services تیم را با ابزارها و سرویس هایی مجهز می کند که بتوانند با هم ارتباط موثری داشته باشند، هم در فعالیت های جاری تیم و هم در پروژه ها و فعالیت هایی که پیش می آیند. SharePoint Portal Server 2003 ساختن و مدیریت سایتهای ارتباطی افراد و محیط های کاری سازمان را از طریق راحت تر کردن ارتباط های درون سازمانی بهبود می بخشد. قابلیت جستجو و ایندکس کردن در SharePoint Portal Server 2003 به شما کمک می کند که تیم و افرادی که اطلاعات مورد نیاز شما را دارند را به راحتی بیابید. در آخر، شما سازمانی خواهید داشت که بسیار از سازمان قبلی شما موثرتر و کارا تر خواهد بود که بهره وری و رضایت کارمندان افزایش خواهد یافت.

تقویت بهره وری کارمندان با ساده سازی پروسه های تجاری

با ساده کردن پروسه های تجاری روزمره , به کارمندان در افزایش بهره وری کمک کنید: الگو هائی از گردش های کاری (Workflow Template) در پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 تعبیه شده و از این طریق تصویب , بازبینی و دستیابی به پروسه های کاری برای شما فراهم شده است. شما می توانید در پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 گردش های کاری سفارشی را ایجاد , نگهداری و تحلیل کرده و از این طریق پروسه های کاری اشتراکی را ساده کنید. فرم های الکترونیکی , بخش مکمل گردش های کاری سفارشی هستند که در InfoPath Forms Services وجود دارند. طراحی فرم های الکترونیکی را به InfoPath بسپارید و از این طریق جمع آوری و معتبر سازی اطلاعاتی را که در پروسه های تجاری شما در جریانند آسان کنید. شما می توانید از برنامه های کاربردی مایکروسافت آفیس client برای جمع آوری و معتبر سازی اطلاعات استفاده کنید. بوسیله سرویس های InfoPath Forms فرم های مبتنی بر مرورگر ایجاد کنید: سرویس های InfoPath Forms بخشی از پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint server 2007 هستند که دسترسی شما را به سازمان هائی که از مایکروسافت آفیس InfoPath 2007 استفاده نمی کنند , گسترش می دهد. سرویس های InfoPath Forms به شما اجازه می دهند تا فرم ها را در یک مرورگر متداول و یا حتی دستگاههای موبایل مبتنی بر HTML , پر کنید. با پرتال آفیس SharePoint Server 2007 شما می توانید: فرم ها را در قالبی که با تجارب کاربران سازگاری دارد , بدون توجه به اینکه آنها از این فرم ها در چه محلی استفاده می کنند , تحویل دهید. آفیس InfoPath 2007 تحویل فرم های آسان برای استفاده را از طریق حرکت های قابل پیشگویی , مزیت Mouse over و معتبر سازی داده های تعبیه شده در خود کنترل می کند. فرم های InfoPath به جمع آوری و معتبر سازی داده هائی که در گردش های کاری شما در جریانند , می پردازد و از این طریق برنامه های کاربردی تجاری شما را ساده می کند. برای ساده کردن پروسه های تصویب , بازبینی و تهیه آرشیو از این پروسه ها , از الگوهای گردش کار اشتراکی تعبیه شده در برنامه استفاده کنید. برای ساخت گردش های کاری سفارشی از برنامه مایکروسافت آفیس SharePoint Designer 2007 که برنامه های کاربردی اشتراکی تعاملی ایجاد می کند , استفاده کنید. در این برنامه های کاربردی , یافتن مسیر اسناد برای بازبینی , تصویب و اعلام تذکرات از طریق پست الکترونیک (e-mail) به شرکا و آرشیو اسناد (برای پیوستن به ملزومات مطرح شده در خط مشی های سازمانی) به صورت اتوماتیکی انجام خواهد شد.