اجزای کلیدی مدیریت محتوای سازمانی - قسمت دوم

امکان تالیف اسناد ساخت یافته: قالب جدید Open XML مایکروسافت آفیس, که بوسیله نرم افزارهای سرویس گیرنده آفیس 2007 پشتیبانی شده است, برای تعیین کردن انواع محتویات, با قابلیت های سمت سرور(server-side) ترکیب شده است, تا محیطی برای مولفان دایر شود که بتوانند در شرایط سازگار آن اسناد را ایجاد کرده و در یک زمان یکسان, بآسانی از اسناد مجددا استفاده کنند. قالب open XML آفیس سازمان را قادر می سازد با استفاده از طرح های XML که بیشترین تناسب را ملزومات تجاری دارند, الگوهائی تعریف کنند. این طرح می تواند شامل تگ هائی که با بخش های مختلف یک سند تطابق دارند مثل باشد. یک الگو برای یک نوع بخصوص از سند, بوسیله مراجعه به این طرح های XML از پیش تعریف شده و ایجاد یک نمای گرافیکی (presentation) و صفحه آرایی برای بخش های مختلف سند, ایجاد می شود. این الگوها سپس با انواع محتوا و در راستای گرش های کاری وابسته و سیاست مدیریت اطلاعات (information management) در کتابخانه اسناد, مرتبط می شوند. هنگامیکه یک مولف بخواهد نوع جدیدی از سند را ایجاد کند, در بالای صفحه الگوهائی به او نشان داده خواهد شد که می تواند هر کدام از آنها را برای نوشتن اسناد, انتخاب کند. همچنین این دسترسی به سازمان اجازه می دهد تا بر قسمت هائی که ممکن است ویرایش شوند, کنترل داشته و از آنها در برابر تغییر, محافظت کند(برای مثال تکذیب های قانونی) امکان استفاده مجدد از محتویات وجود دارد چراکه همه مفاهیم به صورت اتوماتیکی با کدهای XML مناسب ضمیمه شده اند و می توانند به صورت برنامه ریزی شده ای برای سرهم کردن اسناد, توزیع و تغییرات ,پردازش شوند. همکاری بر روی اسناد: هنگامیکه احتمال کار چندین مولف, با هم بر روی یک سند وجود دارد, امکان ثبت ورود و خروج (check in/check out) , ارائه کردن نسخه متوالی یک سند (versioning) می تواند در  آسان تر انجام شدن این همکاری, مفید واقع شود. راهکار مدیریت محتوای سازمانی (ECM) مایکروسافت, بوسیله قابلیت عملیات کتابخانه ای مثل ثبت ورود و خروج (check in/check out) , ارائه نسخه های اصلی و فرعی از یک سند (major/minor versioning) همکاری بر روی اسناد را آسان کرده است. نیاز نویسندگان به بررسی یک سند, پیش از ایجاد تغییرات به  همه این اطمینان را می دهد, که همکاری بر روی سند و ایجاد تغییرات توسط چه کسی و در چه زمانی صورت گرفته است. توسط ارائه نسخه های اصلی و فرعی از یک سند (major/minor versioning) مولفان می توانند نسخه های تجدید نظر شده اصلی را که از لحاظ املا و جمله بندی تغییرات اساسی نسبت به نسخه های تجدید نظر فرعی دارد, از هم تمیز دهند. مزیت مقایسه نسخه ها, با فراهم آوردن امکان مقایسه میان تفاوت های این دو نوع نسخه از سند, به کاربران اجازه می دهد تا این فرآیندها را چک کنند. امنیت های در سطح بخش (item-level) به افراد مختلف که بر روی یک سند کارمی کنند, این اطمینان را می دهد که حقوق مقتضیی (مثل ویرایش, خواندن و ...),به آنها داده می شود. به منظور آسان کردن همکاری, چندین گردش کاری دیگر  خارج از این برنامه نیز در دسترس است که شامل تجدیدنظر/تصویب (review/approval) و مجموعه امضاهای گردش کاری (signature collection workflow)  هستند. برای برپائی فرآیندهای تجدیدنظر/تصویب (review/approval) کاربر اطلاعات باید گردش های کاری مناسب را از منوی فایل موجود در برنامه مایکروسافت آفیس word 2007 انتخاب کند و سپس فرمی را که نشان می دهد چه کسانی باید در این گردش کاری شرکت کنند و اینکه چه مدت طول می کشد تا فعالیت های این گردش کاری تکمیل شود, پر کند. این فرآیند سند را به سرور ارسال کرده (البته اگر در حال حاضر در آنجا ذخیره نشده باشد), برای هر شرکت کننده یک فعالیت ایجاد می کند و توسط پیغام الکترونیکی به هر کدام از آنها یک ابلاغیه ارسال می شود, تا فعالیت ها برایشان تفهیم شود. هنگامیکه شرکت کنندگان ابلاغیه (notification) را دریافت کرده و سند را باز کردند, می توانند بر روی فعالیت مورد نظر در سند کلیک کرده و فرم تکمیل تجدیدنظر/تصویب (review/approval) را پر کنند. همانطورکه گردش های کاری ادامه پیدا می کند و مسئول سازماندهی می تواند فرآیندها را از  روی صفحات نشاندهنده وضعیت (Status Page) پیگیری کنند. در تصویر بالا پیگیری گردش های کاری تجدیدنظر/تصویب (review/approval)  نشان داده شده است .

کلیدهایی برای موفقیت مدیریت محتوای سازمانی

پیش بینی و پاسخگوئی به مشکلات بالقوه Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی و اطمینان از صحت و موفقیت پیاده سازی آن, نیاز به پیمودن راهی طولانی دارد. اغلب این مشکلات می تواند موجب شود تا سازمان ها بواسطه ترس از انتخاب سیستم اشتباه عملا از کار افتاده و متوقف شوند اما علت اصلی این مشکلات بعضی اوقات به دلیل وجود خطائی است که در آموزش و دریافت اینکه کدام مشکلات واقعا بوسیله این سیستم بوجود آمده است. اگر اهداف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به وضوح بیان شود (مثل رسیدگی به صحت سوابق برای افزایش همکاری) , مشکلات Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی بیشتر جزئی خواهد بود. "رضایت کاربر" به چه معنی است؟ یک سازمان می داند که رضایت کاربر مهم است, اما ممکن است قادر به پشتیبانی از جنبه های مختلف یک سیستم که باعث شروع مخالفت و مقاومت در بخش های بخصوص سازمان شود, نباشد. توسط کنار زدن و از میان برداشتن چند مانع جهت رسیدن به موفقیت بیشتر به صورت مستقیم, ملزومات واقعی برای غلبه کردن به هر کدام, واضح تر خواهد شد. سه عامل اصلی برای موفقیت در پیاده سازی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به همراه جزئیات بیشتر در اینجا بررسی خواهد شد: پیدا کردن نکات مبهم در رضایت مشتری. نیاز به پیدا کردن راهکاری که وابستگی به گروه IT را به حداقل برساند. نیاز به پیدا کردن راهکاری که نیازهای سازمانی گوناگون را براورده کند. افزایش رضایت کاربر: ممکن است مهمترین عامل در موفقیت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی چگونگی پذیرفته شدن آن توسط کاربران باشد. حتی اگر هر کدام از اهداف دیگر Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی نیز اجرا شود, هر سیستم که این نکته را در نظر نگیرد و به آن اعتنایی نکند با حداقل موفقیت روبرو خواهد شد. از طرف دیگر, کاربران سیستمی را که مشاهده کنند, به آنها در ساده کردن کارهای روزانه, افزایش بهره وری و آسانتر کردن فعالیت هایشان کمک کند,خواهند ستود. بنابراین چگونه یک سازمان می تواند از رضایت کاربرانش مطمئن شود؟ می توان با در نظر گرفتن اهداف فردی و نیازها, شروع کرد.در حال حاضر اغلب کاربران بیش از چندین ساعت در روز کار می کنند, پس ممکن است با سیستمی که به پیچیدگی کارهایشان بفزاید, مشتاقانه برخورد نکند, بنابراین یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی موفق راهکاری است که مناسب با کارهای روتین و روزمره کاربران باشد نه اینکه از کاربران بخواهد تا خودشان را با سیستم جدید وفق دهند. برای مثال, اگر کاربران نیاز به اضافه کردن یک خصوصیت به سند داشته باشند, بیشتر مشتاق هستند که این امکان برای آنها در میان برنامه های کاربردی نویسندگی که اکنون با آن کار می کنند, فراهم شود. در نهایت, سیستم هائی پذیرفته خواهند شد که با حداقل نیاز به آموزش  به کاربران برای ادامه کار با نرم افزارهای کنونی توانائی می دهند. همچنین رابط های کاربری آشنا و قابل فهم به کاربران کمک خواهد کرد تا سیستم را به عنوان چیزی که صرفا در گسترش حجم کاری (workload) موثر خواهد بود, نه اینکه کاملا رویه های جدید را پیاده کند, بپذیرند. برای مثال, فراهم آوردن ابزارهای نویسندگی آسان-برای-استفاده برای ایجاد محتوای وب و اتوماتیک کردن فرآیندهای انتشار کاربران تجاری را تشویق می کند تا Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی را پذیرفته و از وب برای ارتباط برقرار کردن با مشتریانشان استفاده کنند. در نهایت, اگر کاربران واقعا تشخیص دهند که توسط راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی کارهای شخصی شان به صورت موثرتر و به سادگی انجام خواهد شد, رضایتشان سریعتر جلب خواهد شد. راهکارهائی پذیرفته و انتخاب خواهند شد که به کاربران کمک می کند تا اسناد را به سرعت پیدا کرده, فرآیندهای تصویب(approval process)  را تسریع کرده و دوباره کاری را کاهش دهند. کاهش وابستگی به گروه IT: مشکلات بزرگتری در ارتباط با پیاده سازی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی وجود دارد.بدون شک, هر راهکاری در راه جلب رضایت کاربر با چندین مانع روبرو خواهد شد, اما بهترین تناسب زمانی انجام خواهد شد که راهکار به کاهش ورودی به گروه IT و دادن اختیار به کاربر برای ایجاد یکپارچگی میان راهکار با زمانبندی های کاری خودش, منجر شود. اگر راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به شدت به اعضاء گروه IT وابسته باشد, توسعه دهندگان حرفه ای و یا مشاوران که برای برپائی سایت های جدید و فرآیندهای گردش کاری (workflow) جدید, به بسیاری از نیازهای تجاریشان رسیدگی نخواهد شد حتی اگر این سازمان ها از تکنولوژی برای برآورده کردن این نیاز ها استفاده کنند . بنابراین فراهم کردن یک راهکار بهمراه یک منحنی یادگیری (learning-curve) قابل مدیریت و حداقل اتکا به اعضاء گروه IT ضروری است. با جوابگوئی برای مدیریت سوابق, گسترش و توسعه آسان برای گردش های کاری موجود کاربران, یک سیستم موثر می تواند برای توزیع Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به طور یکنواخت در میان سازمان , به جای اتکا به اعضاء گروه IT راهی ایجاد کند. مسئولیت نگهداری سوابق و سازماندهی اسناد,برای کاربران آشناست همچنین از دید کابرانی که بیشترین مزیت را از سیستم های سازمانی اخذ می کنند, بنابراین آنها بیشترین سرمایه شخصی را خواهند داشت و تمایل دارند تا مطمئن شوند سوابق به صورت روزانه بهنگام (update) شده اند. یکی از نقطه ضعف های نگران کننده IT به روز رسانی وب (web updating) باشد. یافتن یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی که افراد غیر متخصص را قادر کند تا خودشان بر روی محتویات و خصوصیات وب شان کنترل داشته باشند نه تنها موجب کاهش زمان و هزینه برای گروه IT بلکه موجب تقویت خودباوری و اطمینان جدید برای دیدن خصوصیات وب خودشان به عنوان یک فرصت نه یک بار مسئولیتی خواهد شد. اینترانت های ناقص (Neglected Intranet) ممکن است تقویت شوند و در واقع به نوعی مرکز فعالیت اشتراک گذاری اطلاعات تبدیل شوند, هنگامیکه گروههائی که از مزیت های آنها استفاده می کردند قصد ارتقا دادن خودشان را  داشته باشند. استفده از وب سایت ها به منظور گسترش تجارت برای گروههای سازمانی زمانی جذاب تر خواهد شدکه متوجه شوند هر زمان بخواهند اقدام به عمل جدیدی کنند نیازی به دسترسی به اعضاء گروه IT نخواهند داشت. در سیستم های مدیریت محتوای وب (web content management system) کنترل های با کیفیتی تعبیه شده که به مدیران اطمینان می دهد که هیچ نگرانی بابت تطابق صفحات جدید با استانداردهای جدید, که در حال حاضر برای برپائی و گسترش سایت به آن نیاز دارند, نداشته باشند. علاوه بر اعطای قدرت و اختیار به کاربران برای وابستگی به خودشان و به حداقل رساندن پشتیبانی اعضاء گروه IT , یک راهکار خوب به تیم های IT اجازه می دهد تا مدیریت کردن بر روی سیستم های بزرگتر را با یک سبک متمرکز شده, انجام دهد. پیاده سازی روش های متمرکز شده, اعضاء گروه IT را قادر می سازد تادائما در میان همه بخش ها با استفاده از ابزارهای معمول و مدل های توسعه, سیستم ها را مدیریت کرده و مهم تر اینکه در زمان صرفه جویی کنند. برآورده کردن نیازهای سازمانی گوناگون:

مرور کلی بر راهکار مدیریت پروژه های سازمانی مایکروسافت آفیس

مرور کلی بر راهکار مدیریت پروژه های سازمانی مایکروسافت آفیس( نرم افزار کنترل پروژه):

راهکار مدیریت پروژه های سازمانی (نرم افزار کنترل پروژه (EPM)) پروژه ای مشارکتی end-to-end ای است و در محیط های نگهداری اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار (portfolio) قابل استفاده است.

نرم افزار کنترل پروژه (EPM) به سازمان شما کمک می کند تا بر روی همه کارها قابلیت دید , آگاهی و کنترل پیدا کنید و از این طریق تصمیم گیری های بیشتری انجام داده ,در راستای استراتژی های تجاری قرار گرفته ,بیشترین استفاده را از منابع انجام داده , ارزیابی های لازم را انجام داده و در نهایت به شما در افزایش کارایی به نحوه موثری کمک می کند.

نرم افزار کنترل پروژه (EPM) شامل محصولات زیر از خانواده Microsoft Office Project 2007 است تا برای سازمان ها یک راهکار (end-to-end , Project Portfolio Management(PPM فراهم کند:

مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 شامل همه قابلیت هائی است که در مایکروسافت آفیس Project Standard 2007 وجود داشت.

مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 ابزارهای قدرتمند مدیریت و کنترل پروژه را که ترکیبی از قابلیت های استفاده , قدرت و انعطاف پذیری است , ارائه می دهد.بنابراین شما می توانید پروژه ها را به صورت کارآمدتری مدیریت کنید.

شما می توانید بر کارهای پروژه کنترل داشته باشید و از زمانبندی ها و امور مالی مطلع شده و تیم های کاری پروژه را در یک راستا نگه دارید , مادامیکه بتوانید از انتخاب های گزارش گیری قدرتمند که با برنامه های سیستم مایکروسافت آفیس , طرح های هدایت شونده , Wizard ها و الگو ها هماهنگ است , بهره بگیرید.

بعلاوه زمانیکه مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 به مایکروسافت آفیس Project Server 2007 وصل می شود , قابلیت های نرم افزار کنترل پروژه (EPM) را هم برای شما فراهم می کند.

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 دارای زیر ساخت انعطاف پذیری است که مدیریت منابع , زمانبندی ها , گزارش گیری و قابلیت های همکاری موجود در نرم افزار کنترل پروژه (EPM) را نیز پشتیبانی می کند.

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 به سازمان ها قدرت ذخیره سازی پروژه ها و منابع اطلاعاتی در مرکز را می دهد.

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 همچنین با سرویس های مایکروسافت ویندوز SharePoint 3.0 در همکاری و قابلیت های مدیریت فایل , یکپارچه شده است و به اعضای گروه کمک می کند تا به طرز کارآمدتری با یکدیگر همکاری کنند.

بعلاوه , بر مبنای وظایف کاربران می توانند به داده ها و کارکردها توسط اینترنت و از طریق مایکروسافت آفیس Project Web Access دسترسی پیدا کنند.

مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 یک راهکار مدیریت اسناد , مدارک و موجودی های انعطاف پذیر است که به سازمان ها در تحقق یافتن توانایی های بالقوه شان بوسیله یکی کردن , انتخاب کردن , اداره کردن و تحویل اسنادی که بهترین تناسب را با استراتژی های تجاری شان داشته باشد , کمک می کند.

مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 با مایکروسافت آفیس Project Server 2007 یکی شده تا راهکار مدیریت اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار را در پروژه های end-to-end ای که از طریق مایکروسافت آفیس Project Portfolio Web Access قابل دسترسی است , برای سازمان ها فراهم کند .

کلیه کارها را مدیریت و کنترل کنید:

با یک چهارچوب کاری نظارت در میان سازمان ارتباط برقرار کرده و طبق معیارهای مورد نظر کارها طبقه بندی کرده و استانداردی را بوجود آورید.

داده های ضروری را برای کلیه سرمایه های فن آوری اطلاعات (IT) در یک منبع اطلاعاتی مرکزی , جمع آوری کنید.

پروژه ها و برنامه های نگهداری اسناد , مدارک و موجودی ها را به طرز کارآمدی تحویل دهید که به شما در به حداکثر رساندن برگشت سرمایه کمک می کند.

کنترل و وضوح در میان برنامه های نگهداری اسناد و مدارک موجود بدست آورید.

مدیریت کارها را از طریق یک طرح ساده نسبت به برنامه های پیچیده پروژه انجام دهید.

برای تصمیم گیری های بهتر میدان دید و میزان آگاهی خود را اصلاح کنید:

به اولویت ها جنبه عینی داده و اسناد و مدارکی را که با استراتژی های تجاری شما همخوانی داشته و به حداکثر برگشت سرمایه منجر می شوند , انتخاب و بهینه کنید.

فعالیت های پیش بینی هزینه ها و منابع و زمانبندی ها فراتر از آنچه در نشان کارایی اصلی (KPI) وجود داشت , انجام می شود.

نماهای سفارشی ایجاد کنید (مثل Dashboard ها و Scorecard ها) و برای اطلاع از وضعیت پروژه ها , برنامه های نگهداری اسناد , مدارک و موجودی ها از آنها گزارش تهیه کنید.

اطلاعات را تحلیل کرده و سپس از گزارش های از پیش تعریف شده و یا گزارش های سفارشی که خودتان ایجاد کرده اید برای به نمایش درآوردن اطلاعات مرتبط با پروژه استفاده کنید.

با استفاده از شروط (Stakeholder) ارتباطات و همکاری ها را به طرز کارآمدتری انجام دهید: