اجزای کلیدی مدیریت محتوای سازمانی - قسمت چهارم

مدیریت کشف قانونی:  مزیت نگهداری اطلاعات (hold) برای پاسخگوئی به رویدادهائی مثل ادعاهای قانونی بوسیله از دور خارج کردن و کنار گذاشتن سیاست های منقضی از سوابق اختصاصی تعیین شده برای اطمینان از اینکه آنها را نمی توان به صورت دستی و اتوماتیکی در طول مدت عمر این رویداد پاک کرد, طراحی شده است. به صورت پیش فرض, هر منبع اطلاعاتی سوابق بوسیله یک لیست نگهداری اطلاعات (hold) در مورد هر بخش که مطابق با دستور مجزائی برای آن است, فراهم شده است. این لیست ابزارهائی برای جستجو و نگهداری سوابق مرتبط و بازدید از سوابقی که در حال حاضر در لیست هستند, انتشار یک لیست بعد از اینکه دستور لیست (hold order) قبل غیر فعال شد, دارد.   تصویر بالا یک لیست نگهداری اطلاعات (hold list) برای یک ادعای قانونی مخصوص را نشان می دهد. اعمال رسیدگی و تهیه گزارش از منابع اطلاعاتی: در راهکار مدیریت سوابق مایکروسافت,سیاست رسیدگی و بررسی به صورت پیش فرض روشن است و سوابق از مدیریت اسناد به تاریخچه رسیدگی آورده می شوند. گزارشات اعمال سیاست که بر اساس برنامه آفیس Excel 2007 کار می کند, وضعیت کنونی برنامه مدیریت سوابق را که شامل لیست هائی از مجموعه کامل انواع سوابق به صورت تعریف شده در منابع اطلاعاتی سوابق و تعداد و درصد ارتباط با هر کدام از داده ها است را خلاصه سازی می کند. مدیر سوابق می تواند از هر گزارش بازدید کرده و تائید کند که آیا نحوه اعمال کنونی سیاست ها در راستای انتظارات است یا خیر؟ بایگانی و آرشیو پیام ها: برای سازمان هائی با کمتر از  5000کاربر, Exchange Hosted Archive یک دسترسی جایگزین را ارائه می دهد که در آن راهکار بایگانی و آرشیو پیام ها به صورت یک سرویس بیان می شود. این سرویس بدون نیاز به هزینه اضافی نرم افزار و سخت افزار برای مشتری ارائه می شود. بعلاوه, راهکار مبتنی بر سرویس(service-based)  مسئولیت پشتیبانی از برنامه های کاربردی را به جای مراجعه به کارمندان عضو گروه فن آوری اطلاعات (IT) به مایکروسافت واگذار می کنند, به هزینه کمتر برای مشتریان سازمان و استفاده بهتر از منابعIT منجر خواهد شد. Exchange Hosted Archive از هر پیام کپی هائی تهیه کرده و بدون انجام هیچ مرحله پنهانی آنها را ضبط می کند, بنابراین آنها فورا بایگانی و فهرست می شوند. نکته مهم این است که,امکانات کافی برای بایگانی ایجاد شده که بسیاری از نیازها را برای یک راهکار بایگانی پیام به صورت موثر, فراهم کرده است. Exchange Hosted Archive برای سرویس های پیام فوری مثل فیلتر کردن پیام های درخواست نشده (spam), اسکن ویروس و اعمال سیاست در نظر گرفته شده است, که تضمین می کند فقط پیام های قانونی و بدون اشکال در بایگانی ذخیره و به سیستم پست الکترونیک سازمان فرستاده می شوند. نمودار پایین که چگونگی ارتباط Exchange Hosted Archive با سرویس Exchange Hosted Filtering را نشان می دهد, اینکه چگونه Exchange Hosted Filtering پیام ها را بعد از عبور کردن از میان و در خلاف جریان پیام های درخواست نشده(spam) , ویروس ها و فیلترها , کپی و آرشیو می کند:

ارائه یک راهکار مدیریت محتوای سازمانی یکپارچه

فلسفه طراحی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی مایکروسافت, ایجاد یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی یکپارچه بر مبنای چارچوب های کاری اجزاء و تکنولوژی های متداول بوده است وبرای حجم پذیر بودن, سازگاری داخلی با دیگر برنامه های کاربردی و پایداری طراحی شده است. معماری متحدالشکل مجموعه ای از سرویس های معمول مثل چارچوب کاری Web Part , جستجوهای یکپارچه شده, مدیریت کاربران یکپارچه شده , حقوق کاربران, مدیریت حقوق دیجیتالی, گردش کاری و مدل های امنیتی و همکاری و ... را فراهم کرده است. علاوه بر این, یک زیر ساخت متحد ذخیره سازی برای ذخیره مدل های Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی از همه اشکال و اندازه ها شامل اسناد, پیغام های پست الکترونیک, فرم ها, تصاویر, اشیاء محتوای وب, discussion thread ها, لیست ها, لینک های وب و ...را تدارک می بیند. وجود یک معماری واحد, یکپارچگی و پیوستگی را در میان اجزاء مختلف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی را موجب می شود, پشتیبانی از افراد, تیم ا و واحدهای تجاری در میان اینترانت, اکسترانت و سایت های اینترنتی بدون نیاز به استفاده از سیستم های جداگانه برای این سناریوی های متفاوت را امکان پذیر می کند. توانائی های جدید می تواند تدریجا, به آسانی و بدون نیاز به طراحی دوباره زیر ساخت, به برنامه اضافه شود. کاربران می توانند مجددا از برنامه های کاربردی, کد, محتوای وب استفاده کنند و امکان گسترش متعارف و گسترش تجاری و گسترش برای توسعه دهندگان و IT کارهای حرفه ای, یکی پس از دیگری وجود خواهد داشت. همچنین گسترش سریع, هزینه آموزش پایین و حداقل وابستگی به اعضاء گروه IT برای گسترش و نگهداری از چندین راهکار را برای کارهای مختلف تجاری فراهم شده است. طراحی شده برای محیط های ناهمگون: توانائی برقراری ارتباط, همکاری و سازگاری داخلی با سیستم های گوناگون برای مشتریان, امروزه جزء فلسفه اصلی طراحی مایکروسافت است. مایکروسافت متعهد به گستردگی معماری است, خواه در میان API ها منتشر شده باشد برای یک فلسفه طراحی مبتنی بر پروتکل های معمول و استانداردهای open ای مثل XML و SMTP و یا پشتیبانی برای سرویس های وب (web service). با سخت افزار ,نرم افزار و محیط شبکه مشتری یکپارچه شده است و همیشه یک نیاز ضروری خواهد ماند. مایکروسافت تعهد کرده است , که تعدیل سرمایه های موجود IT را بوسیله فراهم کردن نقاط هماهنگ و “hooks” به منظور سازگاری داخلی با کاربران, امکان پذیر کرده است. البته مایکروسافت, برای یکپارچگی با برنامه های کاربردی متداول مثل SAP , به اضافه کردن Web Part های بزرگ در لیست Web Part ها ادامه خواهد داد, به همین خاطر Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی می تواند به سهولت, به هر جنبه ای از دنیای کاری سازمانی گسترده شود. طراحی شده برای توسعه پذیری: هنگامیکه تعهد ارائه یک مجموعه جامعی از قابلیت های خارج از محدوده Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی , توسط مایکروسافت داده شد, مشخص شدکه همه صنایع و سازمان ها نیازهای یکسانی دارند. به جای برخورد کردن با این نیازها به عنوان اقدامات بعدی, تیم ها در محصولات آفیس تلاش قابل توجهی را به فهم انواع نیازها و مناسب در آوردن توسعه پذیری محصولات برای پشتیبانی از آنها, اختصاص دادند. محدوده این توسعه پذیری از قابلیت ترکیب ساده توانائی های خارج از تصور, به سفارشی کردن نیازهای ویژه با استفاده از محیط های گسترش آشنا مثل مایکروسافت آفیس SharePoint Designer 2007 و مایکروسافت Visual Studio است. برای مثال, ایده اینکه با سندی که تاریخ اعتبار آن به اتمام رسید, چه کاری باید انجام شود برای یک مشتری با مشتری دیگر متفاوت است.

خلاصه اجرایی مدیریت محتوای سازمانی

مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) یک استراتژی لازم الاجرا و یک تجربه عالی برای سازمان ها در گسترش حجم اطلاعاتی شان محسوب می شود, نیاز به متمایز کردن ایجاد و محافظت از دارائی های بزرگ و افزایش قوانین مورد نیاز برای دسترسی به سوابق قابل رسیدگی. در این مقاله, سازمان هائی که سیستم Enterprise Content Management را پیاده سازی کرده اند, در حال اجرای Enterprise Content Management  اند و یا سازمان هائی که به منظور بهبود مدیریت مفاهیم شان قصد تجدید نظر و بررسی دوباره بر  روی تجارب Enterprise Content Management شان را دارند, هدف قرار گرفته اند. این مقاله به بررسی وضعیت مفاهیم بی نظم و محتویات آشفته ای که در بسیاری از سازمان ها وجود دارد, می پردازد و یک نمایی از عوامل اصلی که برای سر و سامان دادن به این محتویات نا منظم نیاز است(مثل ملزومات قانونی و اهداف مدیریت اطلاعات که باید هنگام گسترش راهکارهای ECM  در نظر گرفته شوند) فراهم می کند. این مقاله همچنین به بازنگری چالش هائی که بیشتر سازمان ها با آنها مواجه هستند, مثل قابلیت دسترسی هر چه سریعتر به اطلاعات و آسان بودن این دسترسی برای همه کاربران در تمام سطوح و حفظ و نگهداری از اطلاعاتی که برای رسیدگی و نیل به اهداف پیچیده به آنها نیاز است, می پردازد. این چالش ها هم از لحاظ تکنولوژی و هم از دید رضایت کاربر (user-adoption) مورد مطالعه و بررسی قرار گرفته است. همچنین اهمیت پیاده سازی یک راهکار یکپارچه که نیاز های بخصوص در همه مناطق اصلی Enterprise Content Management  مثل (مدیریت سوابق, مدیریت اسناد, مدیریت محتوای وب و مدیریت فرم ها) را برآورده می کند, در نظر گرفته شده است.