اجزای کلیدی مدیریت محتوای سازمانی - قسمت دوم

امکان تالیف اسناد ساخت یافته: قالب جدید Open XML مایکروسافت آفیس, که بوسیله نرم افزارهای سرویس گیرنده آفیس 2007 پشتیبانی شده است, برای تعیین کردن انواع محتویات, با قابلیت های سمت سرور(server-side) ترکیب شده است, تا محیطی برای مولفان دایر شود که بتوانند در شرایط سازگار آن اسناد را ایجاد کرده و در یک زمان یکسان, بآسانی از اسناد مجددا استفاده کنند. قالب open XML آفیس سازمان را قادر می سازد با استفاده از طرح های XML که بیشترین تناسب را ملزومات تجاری دارند, الگوهائی تعریف کنند. این طرح می تواند شامل تگ هائی که با بخش های مختلف یک سند تطابق دارند مثل باشد. یک الگو برای یک نوع بخصوص از سند, بوسیله مراجعه به این طرح های XML از پیش تعریف شده و ایجاد یک نمای گرافیکی (presentation) و صفحه آرایی برای بخش های مختلف سند, ایجاد می شود. این الگوها سپس با انواع محتوا و در راستای گرش های کاری وابسته و سیاست مدیریت اطلاعات (information management) در کتابخانه اسناد, مرتبط می شوند. هنگامیکه یک مولف بخواهد نوع جدیدی از سند را ایجاد کند, در بالای صفحه الگوهائی به او نشان داده خواهد شد که می تواند هر کدام از آنها را برای نوشتن اسناد, انتخاب کند. همچنین این دسترسی به سازمان اجازه می دهد تا بر قسمت هائی که ممکن است ویرایش شوند, کنترل داشته و از آنها در برابر تغییر, محافظت کند(برای مثال تکذیب های قانونی) امکان استفاده مجدد از محتویات وجود دارد چراکه همه مفاهیم به صورت اتوماتیکی با کدهای XML مناسب ضمیمه شده اند و می توانند به صورت برنامه ریزی شده ای برای سرهم کردن اسناد, توزیع و تغییرات ,پردازش شوند. همکاری بر روی اسناد: هنگامیکه احتمال کار چندین مولف, با هم بر روی یک سند وجود دارد, امکان ثبت ورود و خروج (check in/check out) , ارائه کردن نسخه متوالی یک سند (versioning) می تواند در  آسان تر انجام شدن این همکاری, مفید واقع شود. راهکار مدیریت محتوای سازمانی (ECM) مایکروسافت, بوسیله قابلیت عملیات کتابخانه ای مثل ثبت ورود و خروج (check in/check out) , ارائه نسخه های اصلی و فرعی از یک سند (major/minor versioning) همکاری بر روی اسناد را آسان کرده است. نیاز نویسندگان به بررسی یک سند, پیش از ایجاد تغییرات به  همه این اطمینان را می دهد, که همکاری بر روی سند و ایجاد تغییرات توسط چه کسی و در چه زمانی صورت گرفته است. توسط ارائه نسخه های اصلی و فرعی از یک سند (major/minor versioning) مولفان می توانند نسخه های تجدید نظر شده اصلی را که از لحاظ املا و جمله بندی تغییرات اساسی نسبت به نسخه های تجدید نظر فرعی دارد, از هم تمیز دهند. مزیت مقایسه نسخه ها, با فراهم آوردن امکان مقایسه میان تفاوت های این دو نوع نسخه از سند, به کاربران اجازه می دهد تا این فرآیندها را چک کنند. امنیت های در سطح بخش (item-level) به افراد مختلف که بر روی یک سند کارمی کنند, این اطمینان را می دهد که حقوق مقتضیی (مثل ویرایش, خواندن و ...),به آنها داده می شود. به منظور آسان کردن همکاری, چندین گردش کاری دیگر  خارج از این برنامه نیز در دسترس است که شامل تجدیدنظر/تصویب (review/approval) و مجموعه امضاهای گردش کاری (signature collection workflow)  هستند. برای برپائی فرآیندهای تجدیدنظر/تصویب (review/approval) کاربر اطلاعات باید گردش های کاری مناسب را از منوی فایل موجود در برنامه مایکروسافت آفیس word 2007 انتخاب کند و سپس فرمی را که نشان می دهد چه کسانی باید در این گردش کاری شرکت کنند و اینکه چه مدت طول می کشد تا فعالیت های این گردش کاری تکمیل شود, پر کند. این فرآیند سند را به سرور ارسال کرده (البته اگر در حال حاضر در آنجا ذخیره نشده باشد), برای هر شرکت کننده یک فعالیت ایجاد می کند و توسط پیغام الکترونیکی به هر کدام از آنها یک ابلاغیه ارسال می شود, تا فعالیت ها برایشان تفهیم شود. هنگامیکه شرکت کنندگان ابلاغیه (notification) را دریافت کرده و سند را باز کردند, می توانند بر روی فعالیت مورد نظر در سند کلیک کرده و فرم تکمیل تجدیدنظر/تصویب (review/approval) را پر کنند. همانطورکه گردش های کاری ادامه پیدا می کند و مسئول سازماندهی می تواند فرآیندها را از  روی صفحات نشاندهنده وضعیت (Status Page) پیگیری کنند. در تصویر بالا پیگیری گردش های کاری تجدیدنظر/تصویب (review/approval)  نشان داده شده است . تنظیم سیاست ها برای نحوه استعمال رسیدگی و پیگیری اطلاعات: هنگامی که سندی از منبع اطلاعاتی برداشته می شود(برای مثال, پرینت گرفتن از یک سند و یا توزیع فایل های فردی از طریق پست الکترونیک) مهم است که خصوصیات متنی در آن اسناد وجود داشته باشد. سیاست های ایجاد متمم برای سند (labeling) و بارکد (barcode) کاربران را قادر می سازد تا اطلاعات مهم را مرجع یابی کنند. خاصیت بارکد (barcode) می تواند طوری تنظیم شود که تعیین کند کدام خصوصیات اسناد باید در متمم آن ذکر شود و چگونه این متمم باید پاک شود. هنگامی که سندی را تعریف می کنید که شامل این خصوصیات است, برنامه کاربردی آفیس مستقیما متمم را به درون سند وارد می کند و هر زمان که نیاز باشد(هنگام تغییر خصوصیات) آنها را بروز رسانی می کند.