به اشتراک گذاری اطلاعات با استفاده از وبلاگ(blog) یا ویکی

وبلاگ (blog)ها و ویکی (wiki)ها روش هائی برای به اشتراک گذاری سریع اطلاعات روی سایت بدون نیاز به ابزارهای پیشرفته یا مهارت می باشند.به روز کردن اطلاعات آنها به نسبت دیگر انواع مدارک و یا وب سایت های مرسوم برای افراد آسانتر است. کاربرد وبلاگ (blog) :  وبلاگ ها شامل پست هائی از یک شخص یا یک گروه, گهگاه شبیه فهرست مجلات هستند.پست ها بر مبنای تاریخ و به صورت ترتیب زمانی معکوس لیست می شوند. افراد می توانند همانطور که لینکی برای سایت های مشابه, عکس ها و وبلاگ ها می گذارند, درمورد پست ها اظهار نظر کنند.  سازمان ها می توانند اطلاعاتشان را توسط وبلاگ ها میان کارمندان, شرکا و مشتریان به سرعت به اشتراک بگذارند.  افراد می توانند به یک موضوع پیچیده نظر داده و ایده بخصوص, مشورت و یا توضیح یک دستورالعمل یا روش جدید را ارائه دهند.برای مثال, اعضای تیم بازاریابی برای ارائه و جمع آوری بازخورد (feedback) یک ایده استراتژیک,تشخیص میزان پیشرفت و موفقیت کارمندان از وبلاگ(blog) استفاده می کنند.  وبلاگ ها(blog) می توانند توسط ابزارهای ساده قالب بندی که در مرورگرهای وب در دسترس هستند و قدرت ساپورت Activex Control ها را دارند مثل مرورگر اینترنت اکسپلورر ویندوز (IE) بر روی یک پرتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور 2007 ایجاد شوند.شما می توانید همچنین از بعضی ابزارهای پراستفاده و معمول نگارش مثل مایکروسافت word 2007 برای این منظور استفاده کنید.  خوانندگان وبلاگ ها می توانند درRSS Feed ها عضو شوند بنابراین آنها می توانند در جریان آخرین پست ها و نظرات جدید قرار بگیرند. کاربرد ویکی (wiki) :  ویکی(wiki) یک وب سایت است که به کاربران این امکان را می دهد تا دانش تیم, رویدادهای طرح و یا کارهائی که روی یک پروژه گروهی انجام می شود, جمع آوری کنند.افراد می توانند به سادگی مطالب جدید را اضافه کرده و یا در مطالب موجود تغییراتی ایجاد کنند. 1..ارتباط با صفحات موجود.  2.ارتباط با صفحاتی که بعدا ایجاد خواهد شد.  برای استفاده از ویکی (Wiki) به ابزارهای بخصوص و دانش طراحی سایت نیاز نیست, برای این منظور یک مرورگر وب (web browser) و یک مجوز (permission) کافی است.افراد می توانند به سادگی به صفحات موجود مطلب اضافه کرده و یا  لینک هائی به صفحات جدید ایجاد کنند.  در یک ویکی(Wiki) حتی می توان قبل از اینکه صفحات واقعا ایجاد شده باشند, به آن ها لینک داد.برای مثال, ممکن است در حین کار بر روی یک پروژه اعضای گروه احساس کند که به اطلاعات دیگر در مورد آن موضوع خاص نیاز دارند, اما درست در همان لحظه فرصت ایجاد یک صفحه جدید را نداشته باشند, بنابراین می توانند یک لینک ایجاد کنند که این لینک در موقع لزوم جای خودش را به محتویات جدید و لینک های موجود در صفحاتی که بعدا ایجاد خواهند شد, بدهد.  قابلیت وجود نسخ مختلف (version) برای صفحات ویکی(wiki) وجود دارد, به این معنی که گزارشی وجود دارد که نشان می دهد چگونه مطالب تکمیل خواهد شد.شما می توانید ببینید چه کسی محتویات را تغییر داده, چه زمانی تغییرات اعمال شده است, حتی اگر اشتباهی رخ دهد امکان بازگشت به حالت قبل وجود دارد.

قابلیت راه اندازی و بکارگیری لیست ها توسط sharepoint

کاربرد لیست ها در مدیریت پروژه های یک سایت گروهی:  لیست ها به شما در مدیریت پروژه های گروهی و ثبت اطلاعات پرتال کمک می کند. شما می توانید توسط امکانات موجود پرتال Sharepoint مثل تقویم(calendar) , لیست فعالیت ها,گزارش (log) و پاسخ هائی که به هر موضوع داده می شود, اتفاقاتی را که برای گروه پیش می آید دنبال کنید.  تیم بازاریابی برای پیگیری وضعیت گروه, مرخصی ها و کنفرانس ها از تقویم(calendar) استفاده می کند.اعضای گروه می توانند این تقویم را به برنامه آفیس اوت لوک 2007 خود متصل کرده و بدین وسیله از هرگونه مغایرت زمانبندی با تقویم های شخصی جلوگیری کنند. تیم بازاریابی برای مدیریت پروژه های بزرگ مثل طراحی یک همایش یا مدیریت یک فعالیت کمپین بازاریابی از لیست فعالیت ها (task list) استفاده می کند. تیم بازاریابی برای مدیریت پروژه های بزرگ مثل طراحی یک همایش یا مدیریت یک فعالیت کمپین بازاریابی از لیست فعالیت ها (task list) استفاده می کند.  فعالیت ها(task) را می توان توسط یک نمای استاندارد از لیست(standard list view) و یا به عنوان یک لیست فعالیت های پروژه (project task list) راه اندازی کرد. لیست فعالیت های پروژه (project task list) یک برداشت کلی و مصور از فعالیت ها و پیشرفت آن ها به صورت نمای نموداری (Gantt view) فراهم می کند.  برای ایجاد لیست ها در هر قالب دلخواه, الگوهائی(template)از قبیل نمای استاندارد از لیست(standard list view) یا لیست فعالیت های پروژه (project task list) وجود دارد. تیم بازاریابی برای پیگیری مشکلات مرتبط با طراحی کنفرانس مثل بانک اطلاعاتی (database) ثبت نام, از لیست پیگیری موارد (issue tracking list)استفاده می کند.پس از پیگیری اعضای گروه, این موارد را گزارش کرده و تا زمانی که راه حلی برای آن ها پیدا نشده, هرگونه تغییر را یادداشت می کنند.  کار با لیست ها: هنگامی که شما یک سایت گروهی می سازید, چندین لیست برای شما ساخته می شود.دامنه این لیست های از پیش تعریف شده, از یک تالار گفتگو (discussion board) تا یک لیست از تقویم ها  (calendar list) می باشد. شما می توانید این لیست ها را سفارشی کرده, موارد دلخواه را به آن ها اضافه کرده و از میان الگوها(template)ی موجود لیست های دیگر با تنظیمات و ستون های دلخواه بسازید. لیست ها شامل اطلاعات مختلفی مثل متن, تاریخ و تصاویر هستند. لیست ها همچنین می توانند شامل محاسباتی از قبیل جمع و یا اطلاعاتی مثل تاریخ محاسبات برحسب روزهای هفته باشند. با استفاده از لیست ها شما می توانید:  پیگیری نسخ مختلف (Track versions):  از آنجا که امکان بررسی چندین نسخه از موارد موجود در لیست وجود دارد, می توانید مشاهده کنید کدام لیست تغییر کرده و چه کسی آن را تغییر داده است.اگر در حین کار اشتباهی در نسخه جدید رخ دهد , می توان نسخه پیشین را برگردانید.  درخواست تایید (Require approval):  سازمان شما می تواند تعیین کند که چه مواردی از لیست ها پیش از نمایش در معرض دید عموم, به تایید برسد.  پست های الکترونیک یکپارچه (Integrated email):  اگر قابلیت دریافت و ارسال پست الکترونیک (email) در سایت شما فعال شده باشد, بعضی لیست ها می توانند از مزایای پست الکترونیک بهره مند شوند. از آنجائی که بعضی از انواع لیست ها, مثل تقویم ها(calendar) و تالارهای گفتگو (discussion) می توانند از مزایای پست الکترونیک بهره مند شوند, بنابراین افراد می توانند مطالب خودشان را از طریق ارسال پست الکترونیک به لیست ها اضافه کنند.علاوه بر این, میان تقویم ها(calendar) , فعالیت ها (task) , لیست تماس ها (contact list) و آفیس اوت لوک 2007 هماهنگی وجود دارد.  مجوزهای سفارشی (Customize permission):  سازمان شما می تواند برای یک لیست و یا حتی یک موضوع از یک لیست,مجوز سفارشی تعیین کند.اگر یک موضوع حاوی اطلاعات محرمانه باشد, این مزیت مفید خواهد بود.  ایجاد و مدیریت نماها (view):  گروه شما می تواند نماهای متفاوتی از لیست های یکسان بسازد.محتویات این لیست ها تغییر نمی کند بلکه موارد موجود در آن ها به طرق مختلف سازماندهی و فیلتر می شود,بنابراین افراد می توانند به سادگی اطلاعات با اهمیت تر و یا مطالب دلخواه را پیدا کنند.  آگاهی از تغییرات:  شما می توانید به عضویت RSS Feed در آمده و تغییرات پیش آمده در لیست ها را در نمایش دهنده RSS خود, مثل اوت لوک 2007 مشاهده کنید.اگر سازمان شما قابلیت دریافت پست الکترونیک را فعال کرده باشد, شما پس از هر تغییر یک هشدار پست الکترونیک (email alert) دریافت خواهید کرد.  مدیریت لیست ها و کار با مایکروسافت آفیس اکسس 2007 به صورت offline:  با استفاده از ابزارهای بانک اطلاعاتی می توانید لیست ها را مدیریت کرده و زمانی که به شبکه متصل نیستید (offline) آن ها را از مایکروسافت آفیس اکسس 2007 دریافت کنید.   مشاهده لیست ها از طریق دستگاه های موبایل:  شما می توانید لیست های زیادی از قبیل لیست فعالیت ها (task list) , تقویم ها (calendar) و کتابخانه های اسناد (Document library) را بر روی دستگاه های موبایل مشاهده کنید.  برای مشاهده لیست ها پس از آدرس وب سایت m/ را تایپ کنید.نمای موبایل (Mobile view) برای بعضی از انواع لیست ها مثل تالارهای گفتگو (discussion) فعال نیست و یا ممکن است همه ستون ها نشان داه نشود.  لیست های رایج برای همکاری (collaboration):  در ادامه به بعضی از انواع رایج از لیست ها که سازمان شما می تواند از آن استفاده کند, اشاره شده:   تقویم (Calendar):  برای همه اتفاقات مربوط به گروه یا وضعیت های بخصوص مثل تقویم پروژه یا تعطیلات شرکت,از تقویم(calendar) استفاده کنید.   فعالیت های پروژه (project task):  برای پیگیری اطلاعات مربوط به پروژه و دیگر اتفاقات پیش آمده در گروه,از لیست فعالیت ها (task list) استفاده کنید. شما می توانید فعالیت هائی مثل پیگیری وضعیت(track the status) و پیگیری درصد باقیمانده تا تکمیل پروژه(percentage complete) را به افراد محول کنید. لیست فعالیت های پروژه (project task list) فعالیت ها را به همراه نوار پیشرفت (progress bar) به صورت نمای نموداری (Gantt view) نمایش می دهد.   پیگیری موارد (issue tracking):  برای ذخیره بعضی موارد, وضعیت آن ها و حل مشکل,از لیست پیگیری موارد (issue tracking list) استفاده کنید.این نوع پیگیری, رایج ترین نوع از لیست ها جهت پیگیری پشتیبانی مواردی مثل سرویس دهی به مشتری, تضمین کیفیت و پشتیبانی فنی است.  تالارهای گفتگو (discussion board):  برای بوجود آوردن محل مرکزی جهت ثبت و ذخیره گفتگو و تبادل نظر افراد گروه,از تالارهای گفتگو (discussion board) که فرمتی شبیه گروه های خبری (newsgroup) دارند, استفاده کنید.  اخبار (Announcement):  جهت به اشتراک گذاری اخبار, وضعیت و تذکرات, از لیست اخبار (Announcement list) استفاده کنید.   تماس ها (contact):  برای ذخیره اطلاعات تک تک افراد و یا گروهی که با آن کار می کنید,از لیست تماس ها (contact list) استفاده کنید. لینک ها (link): به منظور داشتن یک محل مرکزی از لینک هائی که به وب سایت, اینترانت سازمانی شما و دیگر منابع داده شده,از لیست لینک ها (link list) استفاده کنید.   تالارهای نظر سنجی (survey):  جهت جمع آوری بازخوردهائی (feedback) مثل سنجش میزان رضایت کارمندان و یا برگزاری یک کوئیز,از تالارهای نظر سنجی(survey) استفاده کنید.   سفارش (custom):  اگرچه امکان سفارشی کردن لیست ها وجود دارد, شما می توانید از ابتدا لیستی سفارشی ساخته و تنظیمات دلخواه را به آن اعمال کنید, همچنین شما می توانید لیستی مبتنی بر صفحه گسترده ها       (Spreadsheet) مثل کاربرگ های (workbook) مایکروسافت آفیس اکسل 2007 برای مدیریت شماره تماس فروشنده ها بسازید.

اتوماسیون اداری تفکر سبز