اتوماسیون اداری

 

امروزه بحث اتوماسیون اداری سیستم ها بعد جهان شمولی به خود گرفته است و صاحبان فناوری در جهت حفظ بقا و حیات خود ناگزیر به پرداخت هزینه های تغییر رویکرد از رفتارسنتی به اتوماسیون هستند . در این راستا و در بعد فناوری اطلاعات، اتوماسیون اداری تبدیل به هدفی اولیه و پایه ای جهت نیل به دیگر اهداف و سیاستهای تعریفی برای هر حیطه فعالیت شده است . اصلی که بدون رسیدن و اجرای آن اصولا امکان رسیدن به دیگر اهداف ناممکن و یا بسیار سخت و با پرداخت هزینه ای بسیار بیشتر از راه اندازی و اجرای سیستم های اتوماسیون اداری است . بر طبق آخرین تحقیقات صورت پذیرفته در دنیا امروزه حدود 95 % شرکت های مطرح که با دید و هدف توسعه و پیشرفت در مسیر خود طی طریق میکنند یا در گذشته اتوماسیون اداری را نصب و راه اندازی نموده اند و یا یکی از کارها و پروژه های سال 2008 خود را طراحی، اجرا و نصب و راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری کرده اند . چراکه در عمل و در بازار رقابت دریافته اند که غیر از پرداخت هزینه جهت اجرای سیستم اتوماسیون اداری به تحقیق راهی ندارند و اجرای سیستم اتوماسیون اداری در سیستم خود را پایه حرکت در جاده توسعه و یکی از اصول زیربنایی خود دریافته اند . شرکت تفکر سبز یکی از مهمترین اهداف و بسترهای اجرایی خود را ، اجرا و پیاده سازی پروژه های اتوماسیون اداری با هدف ارائه راه حلهای الکترونیکی سازمانی ERP بر حسب تقاضا و سفارش مشتری بنیان نهاده است. این شرکت مجری ارائه راه کارهای الکترونیکی در سازمانها و ادارات دولتی و غیر دولتی است و در این راستا تاکنون بالغ بر 70 سیستم اتوماسیون اداری از جمله سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری ، نرم افزار دبیرخانه ، اتوماسیون کنترل و گردش اسناد مهندسی ، سیستم پرتال مدیریت پروژه ، سیستم اتوماسیون برگزاری مناقصات و کنترل مدیریت قرارداد ها ، سیستم اتوماسیون تهیه طرح پیشنهادی ، سیستم اتوماسیون کنترل کیفیت پروژه و .... ( که به تفصیل در قسمت پروژه های اجرا شده وب سایت آمده است ) را در بستر استاندارد و مطرح Sharepoint در سازمانها و ادارات نصب و راه اندازی نموده است . این شرکت همچنین قابلیت ارائه هرگونه خدمات در کلیه شاخه های فناوری اطلاعات از جمله سخت افزار، نرم افزار، شبکه، آموزش و . . . را در تمامی سطوح با توجه به سوابق و اجراییات خود دارد . حاصل بیش از 8 سال تلاش در جهت اتوماسیون اداری استفاده بسیاری از سازمانها و ادارات دولتی و غیر دولتی از سیستم های اتوماسیون اداری طراحی و اجرا شده توسط شرکت تفکر سبز است . اتوماسیون اداری طراحی شده در این شرکت همگی بر اساس بستر استاندارد Sharepoint میباشد که این مسئله نقطه برتری علمی و عملی شرکت تفکر سبز نسبت به دیگر رقبای تجاریست ؛ چراکه این شرکت در مبحث اتوماسیون اداری در بستر Sharepoint قابلیت ارائه Solution و کد نویسی در اجرای پروژه های سفارش مشتری را با توجه به خواسته و سیاست کاری کارفرما را داراست .

اصول برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

ممکن است شرکت شما به یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) نیاز داشته باشد و یا درصدد سرمایه گذاری بر روی یک راهکار جدید باشد, در هر حال, شناخت سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و راهکارهائی که در دنیای تجاری امروز, ارائه می دهد در انتخاب نرم افزار و انتخاب فروشنده بسیار ضروری است. در این مقاله به بررسی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) از نقطه نظر یکی از بهترین تحلیلگران تجاری (خانم کاترین جونز) می پردازیم. امروزه برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به چه معنی است؟ ممکن است برای شما این سئوال مطرح شود که منظور از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) دقیقا چیست؟ هنگامی که صحبت از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) می شود این تصور پیش می آید که در چنین برنامه ریزی, چگونگی گسترش منابع سازمانی آورده شده است. برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک دید سازمانی بر روی تجارت شما دارد, به عبارت دیگر به جای اینکه بر کوچکترین silos های فعالیت ها نظارت کند به شما یک دید کلی از شرکت و همه بخش هائی که با آن در ارتباطند, می دهد. زیر ساخت برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به این صورت است که از یک طرف سراسر شرکت را از درون با یکدیگر مرتبط نگه می دارد و از طرف دیگر از فرآیندهای تجاری داخلی که شرکت با آنها درگیر است, پشتیبانی می کند. نرم افزار کاربردی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) آدرس یک فرایند تجاری است.          نرم افزار کاربردی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) برنامه ای مستقل و قابل انفصال(modular) است. نرم افزار کاربردی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یکپارچه است.  مجموعه نرم افزار کاربردی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) آدرس همه بخش هائی را که عملیات تجاری شرکت در آنجا انجام می شود و بسیار حائز اهمیت است را به شما نشان خواهد داد. پاسخ به 5 سئوال متداول در مورد نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) سئوالاتی که ممکن است در مورد نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) برای شما مطرح شود: "فرآیند تجاری"  یک عملیات جز به جز است یا یک عملیات گروهی ؟ فرآیند تجاری شامل چندین عملیات در یک سازمان است, برای مثال ممکن است شما گروهی با نام "حسابداری" داشته باشید و یا ممکن است برنامه هائی برای تهیه "لیست حقوق کارکنان" داشته باشید, اگر چه هر کدام از این عملیات شامل چند فرآیند تجاری است اما این فعالیت ها خودشان متکی بر فرآیند نبوده و قابلیت اجرا شدن به صورت مجزا را دارند. یک فرآیند تجاری, فرآیندی آشکار است, برای مثال "پرداخت پول" به این معنی است که دستور پرداخت به مشتری تا زمانی که پول در بانک موجود باشد, انجام می شود این موثرترین راه برای بررسی نحوه ارتباط و بررسی چگونگی کار افراد در سازمان شما است. آیا هیچ تفاوتی میان نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) انفصالی و برنامه های کاربردی که من در حال حاضر از آنها استفاده می کنم, وجود دارد؟ حسن نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در این است که همه کارها را با یکدیگر در یک مجموعه نگهداری می کند, بدون این قابلیت شما نمی توانستید فرآیندهای تجاری یکپارچه داشته باشید. زمانی اثر مستقل بودن نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) مشخص می شود که شما قصد خریداری سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و پیاده سازی آن را داشته باشید. ممکن است شما یکباره به همه برنامه های کاربردی موجود دربسته نرم افزاری نیاز نداشته باشید و یا ممکن است بخواهید تنها یک برنامه را در یک زمان بکار بگیرید. تفاوت نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) با دیگر برنامه های کاربردی مجزا در این است که هنگامی که شما بیش از یک برنامه کاربردی را بر روی سیستم پیاده سازی می کنید, آنها همانند قطعات پازل با یکدیگر هماهنگ شده و به صورت خودکار کار خواهند کرد. اگر برنامه کاربردی یکپارچه ای دارم چرا باید نگران باشم؟ برنامه های کاربردی مستقل که اغلب به آنها silos گفته می شود, براحتی نمی توانند با برنامه های دیگر ارتباط برقرار کنند. بررسی های گروه تحقیقاتی Aberdeen نشان داده است که شرکت های کوچک و متوسط, زمان زیادی را صرف انجام کارهای مشابه (مثل ورود داده های مشابه به برنامه های متفاوت) می کنند.مشکلات مرتبطی که ممکن است بوجود بیاید: ورود مجدد داده برای چندمین بار, اتلاف زمان است.           احتمال ناصحیح وارد شدن داده ها وجود دارد. ممکن است در برنامه های مختلف, متفاوت به نظر برسند(اگر دو شرکت در لیست فروشندگان با نام های International Business Machine و IBM داشته باشم, چه کاری باید انجام دهم؟آیا می توانم دو نسخه متفاوت اطلاعاتی از یک مشتری یکسان مثلا رابرت اسمیت و باب اسمیت داشته باشم؟)           از آنجائی که داده هائی که از برنامه های کاربردی غیر مرتبط بدست می آیند, با یکدیگر ناسازگار هستند تلاش کنید تا آنها را تحلیل کرده و به محل مناسب ارجاع دهید (برای مثال, سیب و پرتقال را به قسمت پشتیبانی تصمیمات سالاد میوه انتقال دهید!) در مجموعه یکپارچه نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک حقیقت وجود دارد شما تنها نیاز دارید که داده ها را یکبار وارد کرده و سپس آنها را به هر بخش تجاری که به آنها نیاز دارد, منتقل کنید. کلیه فرآیند های تجاری,همه کارمندانی که آموزش استفاده از این برنامه کاربردی را دیده باشند و همه مجریانی که برای شرکت تصمیم گیری می کنند یک نسخه یکسان و صحیح را در همه زمان ها می بینند. چرا مجموعه نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) باید بتواند فراتر از عملکردهای داخلی شرکت من عمل کند؟ تجارت شما گسترده تر از عملکردهای درون سازمانی است:برای موفق شدن مدیریت کارآمدی بر روی خرید کالاها, سرویس ها و اسناد ناآزموده داشته و روابط خود را با کارپردازان و شرکای تجاری خود حفظ کرده و کنترل کنید.ایجاد, مدیریت و نگهداری از اصل مشتری مداری. همه این روابط را می توان توسط برنامه های کاربردی گسترده تجاری, به صورت موثر و به روشی اقتصادی مدیریت کرد. به مثال "دستور پرداخت پول" نگاه کنید, مراحل متعددی وجود دارد که مشتریان, سرویس های تحویل خارجی و بانک جزء آنها بحساب می آیند, همه این مراحل خارج از سازمان شما انجام می شوند. آیا داشتن یک مجموعه نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) که نشانی همه مناطق کاری من را داشته باشد, یک مزیت است؟ علاوه بر موضوعات مجزا, راهکارهای غیر یکپارچه (سومین مسئله ای که در بالا به آن اشاره شد) چند مزیت آشکار برای نزدیک شدن به مجموعه اعمال مدیریت تجاری وجود دارد. قابلیت گسترش: راهکار مدیریت منابع سازمانی (ERP) به منظور گسترده شدن به همراه سازمان شما, طراحی شده است. برخلاف بعضی برنامه های کاربردی مستقل که به اتمام نمی رسند مگر اینکه به راهکارهای دیگر منتقل شوند, باقی کارها را از ابتدا توسط یک برنامه کاربردی جدید و متفاوت شروع کنید. مدیریت فروشندگان: مدیریت تعداد زیادی فروشنده, اختصاص 800 شماره برای سرویس دهی به مشتریان, کار آسانی به نظر نمی رسد.یک مجموعه نرم افزاری برای شما یک راهکار را برای کار با اینگونه سرویس ها به شما عرضه می کند. افزایش کارایی: برای بالا بردن کارایی نیاز است کارها را در ساعات کاری اضافه و با هزینه ای که توانایی پرداخت آن را دارید, اجرا کنید.اگرچه در ابتدا ممکن است این مجموعه ها ارزان نباشند اما معمولا در طولانی مدت و به هنگام ایجاد تغییر و تحول در شرکت و گسترش آن بسیار مقرون به صرفه اند. سرویس های معتبر و پشتیبانی از آنها: توانایی دستیابی به سرویس هائی قدرت پرداخت هزینه آنها را دارید و پشتیبانی از آنها بسیار ضروری است. پشتیبانی از محیط یکپارچه نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بسیار آسانتر از پشتیبانی از وضعیت های نابسامان و درهم برهم موجود در برنامه های کاربردی دیگر است. چالش هائی که شرکت های کوچک و متوسط (SMB) با آنها مواجه هستند:  شرکت های کوچک که در برابر هزینه ساختارها و یا ریسکی که شرکتهای بزرگتر آنها را قبول کرده بودند, تسلیم نشدند از اواسط سال 1990 یک جهش ناگهانی به سمت نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) داشتند. اکنون این شرکتها اغلب دارای برنامه های کاربردی اضافه و از رده خارج هستند و برای دستیابی به جایگاه رقابتی در بازار به سرمایه گذاری در تکنولوژی های جدید ,استفاده از یک نرم افزار کاربردی که سریعا قابل پیاده سازی باشد و توقع برگشت سریع سرمایه آنها را برآورده کند, نیاز دارند. امروزه بیشتر شرکت های کوچک و متوسط (SMB) به ارتقای نرم افزارهای کاربردی, بکارگیری نرم افزارهای کاربردی متفاوت تر, تکنولوژی های قدرتمند و راهکارهای تجاری پیشرفته(فوق مدرن) نیاز دارند.

بازگشت سرمایه نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

ارزش سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) خود را اندازه گیری کنید: نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یا مجموعه برنامه های کاربردی تجاری جزء اصلی از گروههای هستند که در  میان سازمانهای متوسط قرار گرفته اند تا به آنها در اداره مالی, اتوماتیک کردن فرآیندهائی مثل پرداخت و دریافت حساب و ایجاد گزارش, کمک کنند. اما زمانی که این شرکت ها می خواهند کارایی سیستم شان را اندازه گیری کنند, از مقاصدشان دور شده و از مسیر اصلی منحرف می شوند.اگر اتفاق مشابهی برای شرکت شما افتاد, شما تنها نیاز به یک نقشه بهتر دارید. در اینجا پیشنهادات تریش ساندرز (Trish Saunders) مطرح شده است. مرور کلی: هنگامیکه شرکت ها به اندازه کافی برای تحقیق, تحلیل و تایید نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) سرمایه و وقت صرف می کنند, آنها یک دید کلی از کارایی واقعی نرم افزار دارند و این یک اشتباه بزرگ است که تریشا تابز (Trisha Tubbs) مدیر منابع نرم افزاری شرکت سیاتل واشنگتن, متخصص ارزیابی نرم افزار آن را گوشزد کرده است. او می گوید برای بیشتر شرکت ها نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)  همه خصوصیات یک محصول مناسب را دارد اما اگر شما به دنبال یک معیار سنجش کارایی ویژه هستید تعیین کردن یک محصول که بتواند به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند, خیلی سخت است. تکنولوژی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بسیار گران است, اما ممکن است شما پس از دریافت ویژگی های حقیقی این نرم افزار, تعجب کنید که چرا بیشتر شرکت ها آن را بکارنمی گیرند. دلایلی وجود دارد که نشان می دهد دغدغه خاطر مدیران ارشد این است که آیا این پروژه انتظارات آنها را برآورده خواهد کرد یا نه, اگر این طور نباشد گویی آنها خود را به آتش انداخته اند اما بعد از اینکه به حقیقت می رسند, تا اندازه زیادی شگفت زده خواهند شد اما اغلب افراد قید استفاده از این نرم افزار را هم می زنند به دلیل اینکه هیچ کس نمی داند یک نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) موفق چیست! اگر شما هم مطمئن نیستید که نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست, تنها نخواهید ماند. پاسخ این سئوال بستگی دارد به اینکه چه کسی از شما سئوال پرسیده باشد. در یک سطح تکنولوژی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بخش های یک شرکت و کارکردهای آن را به درون یک پایگاه داده در قالب یک برنامه واحد, یکپارچه کرده است, نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک مرحله باارزش در پیشبرد کارایی های پیشرفته است بدلیل اینکه یکپارچگی, فرآیند تجاری را تسریع می کند. هر چند ممکن است یک مدیر منابع انسانی تعریفی متفاوت تر از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) داشته باشد (مثل تفاوت در چگونگی برقراری ارتباط کارمندان با یکدیگر) اما به بن بست رسیدن در تعاریف, خارج از موضوع است. روشی که شما از آن برای ارزیابی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده می کنید, هر چه باشد باید دائما در میان سازمان, در مقاطع ویژه و پس از پیاده سازی دنبال شود, در غیر اینصورت تحلیل های شما از دست خواهد رفت. ارزیابی, به اندازه سازمان شما و عمق تغییرات نرم افزاری شما بستگی دارد. معمولا رسیدگی به امور باید در اواسط پیاده سازی و همینطور در سه مرحله از اجرا و هنگام تکمیل امور انجام شود سپس باید در وقفه های سه, شش و دوازده ماهه پیگیری های لازم را انجام دهید.