مرور کلی بر سرویس sharepoint

مایکروسافت ویندوز SharePoint Services یک تکنولوژی چند منظوره است که سازمان ها و واحدهای تجاری در هر اندازه ای که باشند می توانند از آن برای افزایش بازدهی فرآیندهای تجاری و بهبود کارآیی گروههایشان استفاده کنند. با ابزارهائی که برای همکاری و همچنین نگهداشتن ارتباط اعضا با یکدیگر در میان محدوده های جغرافیایی در سرویس های ویندوز SharePoint  وجود دارد به افراد اجازه داده شده است تا به اطلاعاتی را که به آن نیاز دارند, دسترسی پیدا کنند. سرویس های ویندوز SharePoint بر اساس مایکروسافت ویندوز Server 2003 ایجاد شده اند, این سرویس ها یک زیر ساخت برای ایجاد برنامه های کاربردی تجاری مبتنی بر وب فراهم می کنند که به آسانی با نیازهای تجاری شما تغییر کرده, تطبیق داده شده و گسترش پیدا می کنند. کنترل های اجرائی قوی که بر روی مدیریت منابع و زیر ساخت های وب وجود دارد به اعضاء گروه فناوری اطلاعات (IT) راهی مقرون به صرفه برای پیاده سازی و اداره یک محیط همکاری با کارآیی بالا ارائه می دهد. با  وجودیک رابط مبتنی بر وب آشنا و به دلیل یکپارچگی نزدیک با ابزارهای روزمره ای مثل مایکروسافت آفیس, استفاده از سرویس های SharePoint آسان شده است, این سرویس ها می توانند به سرعت بکار گرفته شوند. به طرزی کارآمد و به آسانی همکاری کنید: سرویس های ویندوز SharePoint با نگهداشتن ارتباطات سودمند میان گروهها و فراهم کردن امکان دسترسی آسان کاربران به افراد, اسناد و اطلاعاتی که به آنها نیاز دارند, به افراد در اخذ تصمیمات آگاهانه و انجام کارها کمک می کنند. به اشتراک گذاری اسناد, پیگیری کارها, استفاده موثرتر و کاراتر از پست الکترونیک (e-mail) و به اشتراک گذاری نظرات با پیشرفت های حاصل شده در سرویس های ویندوز SharePoint آسان تر شده است. برای گروهها یک فضای کاری (workspace) واحد فراهم شده است تا زمانبندی ها, سازماندهی اسناد و شرکت در بحث ها چه در میان سازمان و چه در اکسترانت به صورت هماهنگ انجام شود. اسناد را به آسانی نوشته و مدیریت کنید و با توجه به ویژگی های پیشرفته ای مثل انتخاب موارد لازم برای بررسی صحت اسناد قبل از ویرایش, قابلیت تجدید نظر در نسخه های پیشین و امکان بازگرداندن آنها و قابلیت اعمال تدابیر امنیتی در اسناد که در سرویس های ویندوز SharePoint وجود دارد, از صحت اسناد اطمینان حاصل کنید. با تنوع در مزایای ارتباطی مثل اطلاعیه ها, اخطارهای پیشرفته, سنجش ها و discussionboard ها به کاربران اجازه می دهد تا بدانند که در حال حاضر به انجام کدام کارها نیاز است و یا چه زمانی به تغییر سریع کارها و اسناد نیاز است, به افراد و گروهها کمک می کند تا همچنان به کارشان ادامه دهند. انجمن های خلاقی در جهت تحقق ایده مشکل گشایی گروهی (brainstorming) تدارک دیده شده است که جمع آوری آسان اطلاعات در یک قالب ساده برای ویرایش با الگوهای جدید, پیاده سازی وبلاگ ها و وب سایت هائی که می توانند به سرعت بوسیله اعضائی که دانش فنی لازم را ندارند, ویرایش شوند (wikis) را در اختیار شما می گذارند. تا هنگامیکه پشتیبانی های پیشرفته به صورت offline برای همزمان سازی در میان مایکروسافت آفیس Outlook 2007 وجود دارد کاربران می توانند برای مدیریت کتابخانه های اسناد, لیست ها, تقویم ها, تماس ها, وظایف و discussion board ها و همچنین برای همگام سازی تغییرات هنگام اتصال مجدد به شبکه, از مزایای سرویس های ویندوز SharePoint به صورت offline استفاده کنند. به سرعت شروع کنید: توسط اجزاء توکار ویندوز Server 2003 , سرویس های ویندوز SharePoint پیاده سازی یک زیر ساخت قابل اعتماد و توانای همکاری را با حداقل هزینه و زحمت آسان کرده است. یکپارچگی نزدیک سرویس های ویندوز SharePoint با ابزارهای آشنا برای نوشتن, انتشار و سازماندهی و جستجوی اطلاعات مثل مایکروسافت آفیس به کاربران کمک می کند تا به سرعت به کارهایشان سر و سامان دهند. ایجاد و هدایت فضاهای کاری با رابط های کاربری اصلاح شده و ابزارهای ایجاد سایت, امکان استفاده آسان از الگوها و طرح های حرفه ای سایت (theme) و قابلیت چیدن دوباره دکمه های پیمایش در مرورگر, در سرویس های ویندوز SharePoint فراهم شده است. با وجود یکپارچگی میان سرویس های ویندوز SharePoint با ابزارهای سودمند آشنائی مثل ابزارهای موجود در مایکروسافت آفیس, کاربران می توانند در سایت های SharePoint به سرعت فضاهای کاری ایجاد کرده, اسناد را ویرایش و ارسال کنند, تقویم ها را دیده و به روز کنند, کار با همه این امکانات در میان فایل های مایکروسافت آفیس و برنامه ها امکان پذیر است. با یکپارچگی پیشرفته ای که سرویس های ویندوز SharePoint با مایکروسافت آفیس Outlook 2007 دارند به کاربران کمک می کنند تا تقویم ها, فعالیت ها, لیست های تماس, discussion board ها و قرار ملاقات ها, کارها و فعالیت هایشان را آسان تر پیگیری کنند . با الگوهای کاربردی جدید که طرح های سفارشی برای ساخت گردش های کاری (workflow) بر روی سرویس های ویندوز SharePoint به منظور ایجاد فرآیندهای تجاری بخصوص و یا کنار هم گذاشتن فعالیت های در اختیار شما گذاشته شده, فضاهای کاری خود را تغییر دهید. با حداقل زمان اجرا و حداقل زحمت, محیط همکاری را پیاده سازی کنید تا در برابر تغییر تنظیمات, قابل انعطاف باشد. بکارگیری یک زیر ساخت قابل مدیریت:

جمع آوری اطلاعات با استفاده از تالارهای گفتگو (discussion)

 در پورتال Sharepoint می توان انجمن های متعدد بحث و گفتگو که اصطلاحا تالارهای گفتگو (discussion) نامیده می شوند, با موضوعات گوناگون ایجاد کرد, همچنین امکان تعریف و فعال کردن سیستم نظر سنجی از کاربران از طریق تالارهای نظرسنجی (survey) در زمینه های مختلف وجود دارد.

تالارهای گفتگو (discussion) یا تالارهای نظرسنجی(survey) دو روش برای جمع آوری اطلاعات و نظرات از دیگران می باشند. تالارهای گفتگو (discussion)بوسیله عناوین شان سازماندهی می شوند.هر شخصی می تواند پیغامی را به یک تالار گفتگو ارسال کند و چندین نفر می توانند به روشی دلخواه به آن پیغام پاسخ دهند. تالارهای نظرسنجی (survey) به صورت مجموعه ای از سئوالات و پاسخ ها سازماندهی می شوند.

 برای مثال, اعضای گروه بازاریابی برای بحث های غیررسمی در مورد پروژه ها مثل به اشتراک گذاری راهکارها, حتی لجستیک ها از تالارهای گفتگو(discussion) استفاده می کنند. مدیر تیم بازاریابی برای جمع آوری بازخورد (feedback) های کارمندان در ارتباط با فرآیند های تیم و روحیه تیم از تالارهای نظرسنجی(survey) استفاده می کند.

 شرکت در تالارهای گفتگو (discussion):

بر روی پورتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور 2007 مکانی به نام تالار گفتگو وجود دارد که اعضا تیم می توانند در مورد موضوعات با هم گفتگو کرده و به مشکل گشاهی گروهی (brainstorming) بپردازند.

 یک تالار گفتگو شبیه به یک گروه خبری (newsgroup) راه اندازی می شود, به همان صورت هر شرکت کننده می تواند پیغام ارسال کند و چندین نفر می توانند به آن پاسخ دهند. در یک تالار گفتگو(discussion) ابتدا, آخرین گفتگوها و گفتگوهائی که بیشترین تعداد پاسخ به آن داده شده, نشان داده می شود.به همین دلیل شما می توانید به سرعت ببینید که کدام بحث ها بیشترین تغییرات و کدامیک بیشترین محبوبیت را داشته است.

 اعضای پورتال Sharepoint می توانند نمای شخصی خودشان از یک تالار گفتگو را سفارشی کنند و در واقع یک تالار گفتگوی اختصاصی ایجاد کنند .برای دیدن نظراتی که به هر بحث داده شده روی عنوان آن کلیک کنید.

 هنگامی که شما یک مطلب را در یک تالار گفتگو (discussion) قرار می دهید و یا به مطالب موجود پاسخ می دهید, می توانید قالب متنی آن را تغییر داده و لینک یا جدولی وارد کرده و یا لینکی به تصویر روی وب دهید.

به صورت پیش فرض, افراد در یک گروه می توانند از طرق زیر در یک تالار گفتگو (discussion)شرکت کنند:

 روش 1:یک مبحث برای تالار ایجاد کنید:

 با چند کلیک ساده و وارد کردن متن گفتگو, یک مطلب جدید به تالار اضافه کرده و آن را ویرایش کنید.

 روش 2:پاسخ به پست های موجود در تالار:

 پاسخ دادن به یک تالار گفتگو (discussion) درست به همان شکل ویرایش یک پاسخ است.

 روش 3: از طریق ارسال پست الکترونیک (email):

اگر تالار گفتگوی (discussion)شما برای دریافت پست الکترونیک (email) تنظیم شده, شما می توانید عناوین دلخواه را توسط ارسال email به تالار اضافه کنید.شما به همان روش معمول email ارسال می کنید و نام تالار گفتگو را در یکی از خطوط To یا Cc پیام قرار دهید.مدیر پورتال و یا صاحب سایت شما بایستی ابتدا سرویس email های دریافتی (incoming email) را برای شما راه اندازی کند.

 روش 4: تغییر نحوه نمایش (view):

 می توانید تالار گفتگو (discussion) را توسط امکان مرتب سازی (sorting) و فیلتر کردن (filter) بر حسب اولویت های خودتان تغییر دهید.

 روش 5: دریافت پیغام های هشدار (alert) از تغییرات:

 دریافت هشدار پست الکترونیک که شما را از اینکه کسی مطالب تالار گفتگو را تغییر داده و یا مطلبی به آن اضافه کرده, مطلع کند.

دسترسی به پورتال sharepoint

هنگام دسترسی به یک سایت مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 ممکن است با سه وضعیت که در ادامه به آن ها اشاره شده, مواجه شوید:  • شما اکنون مجوز (permission) دسترسی به یک سایت دارید بدلیل اینکه صاحب سایت نام شما را به سایت اضافه کرده, بنابراین شما می توانید به آن نگاهی اجمالی بیندازید. • شما اجازه دسترسی به سایت را ندارید, پیش از آن که بخواهید در آن بگردید بایستی امکان دسترسی به سایت را درخواست کرده باشید.  • شما برای خودتان یک سایت اختصاصی ساختید سپس می توانید دیگر اعضا و گروه ها را به سایت اضافه کنید و حتی به صورت اتوماتیکی یک پیام خوش آمد با آدرس سایت به آن ها ارسال کنید.  گشت و گذار در سایتی که شما به آن دسترسی دارید:  اگرمجوز دسترسی به یک سایت خاص به شما داده شده باشد, شما می توانید به آن سایت دسترسی داشته باشید, همانطورکه در هر وب سایت دیگر این کار را انجام می دادید. برای مثال, دیانا یک کارمند جدید در تیم بازاریابی است که می خواهد در مورد فقدان گزارش گیری (reporting) درشرکت اطلاعاتی بدست آورد. او در سایت بازاریابی به قسمت افراد تازه وارد در سایت ویکی (New Hire Wiki) مراجعه می کند. می دانید که او مجوز دسترسی به سایت را دارد, قسمت افراد تازه وارد را کلیک کرده و صفحه خانگی (home page) سایت ویکی(wiki) برایش باز می شود. درخواست دسترسی به یک سایت:  اگر شما سعی کردید به یک سایت دسترسی پیدا کنید و پیغام خطا برای شما ظاهر شد, شما بایستی از مالک سایت مجوز دسترسی را درخواست کنید به وسیله کلیک Request access و وارد کردن اطلاعات در فرم درخواستی که برای شما ظاهر می شود. در این مثال, کریس می خواهد به یک سایت که شامل اطلاعاتی است که او برای یک گزارش نیاز دارد, مجوز دسترسی داشته باشد. برای انجام این کار, کریس روی لینک درخواست دسترسی (request access) کلیک کرده و درخواستش را تایپ می کند سپس درخواست را از طریق لینک ارسال در خواست (send request) ارسال می کند.یک پیغام به همراه درخواستی برای مجوز دسترسی به سایت برای مالک سایت ارسال می شود