کاربرد کتابخانه (library) درمدیریت مندرجات

کتابخانه (library) مکانی در سایت است که اعضا گروه می توانند برای ایجاد, به روز رسانی و مدیریت فایل ها در آن مکان با یکدیگر همکاری کنند.هر کتابخانه یک لیست از فایل ها به همراه اطلاعات کلیدی در خصوص آن ها را نشان می دهد.  کتابخانه (library) مکانی در سایت است که اعضا گروه می توانند برای ایجاد, به روز رسانی و مدیریت فایل ها در آن مکان با یکدیگر همکاری کنند.هر کتابخانه یک لیست از فایل ها به همراه اطلاعات کلیدی در خصوص آن ها را نشان می دهد.  علت کار با کتابخانه ها (library):  ذخیره اسناد در یک محل مرکزی می تواند به اعضا تیم شما برای کار گروهی بر روی فایل ها کمک کند به خصوص اگر فایل های شما مستعد پراکندگی میان کامپیوترهای افراد یا چندین فولدر اشتراکی در شبکه باشند. برای مثال, تیم بازاریابی برای مدیریت بیانیه های رسمی, فایل های بودجه و هزینه, قراردادها و دیگرانواع فایل از کتابخانه اسناد (Document library) با نام اسناد بازاریابی (Marketing document) استفاده می کند.  در کتابخانه اسنادی ذخیره می شوند که با نوع (type) فایل مرتبط است مثل نام پروژه ای که فایل با آن مرتبط است. تیم بازاریابی همچنین برای به اشتراک گذاری و استفاده مجدد از اسلایدها به منظور ارائه از کتابخانه اسلاید (Slide library) استفاده می کند. هنگامی که گروه شما یک سایت جدید می سازد بصورت خودکار یک کتابخانه اسناد اشتراکی (Shared Document library) ساخته می شود. شما می توانید بلافاصله از این کتابخانه استفاده کرده, آن را سفارشی کرده و یا کتابخانه دیگری ایجاد کنید. همچنین تیم شما ممکن است کتابخانه های تخصصی تر مثل کتابخانه های اسلاید (Slide library) , کتابخانه های تصاویر(Picture library) و کتابخانه های فرم (Form library) بسازد.  اعضای گروه می توانند در کتابخانه ها نسخه های مختلف را دنبال کنند, بنابراین تیم می تواند از چگونگی تکمیل فایل ها و چگونگی جبران اشتباهات صورت گرفته توسط اعضا, گزارش تهیه کند. اعضای تیم هنگام کار بر روی یک سند صحت اسناد را بررسی می کنند, بنابراین هیچ شخص دیگری نمی تواند تغییرات آن ها را بازنویسی (overwrite) کند.  اگر شما خواستار یک workspace یا مکانی هستید که بتوانید کار روی یک سند یا تعداد کمی اسناد مرتبط را هماهنگ کنید, می توانید یک سایت Document Workspace بسازید.  برای ذخیره مجموعه اولیه از اسناد گروه, که تیم شما بر اساس یک روال عادی از آن ها استفاده می کند, استفاده از کتابخانه اسناد اشتراکی (Shared Document library) پیشنهاد می شود. به صورت پیش فرض, افرادی که به عضویت تیم در آمده اند می توانند فایل ها را به کتابخانه اضافه کرده و یا آن ها را ویرایش کنند. اگرشما مجوز دسترسی (permission) به کتابخانه را ندارید بایستی با صاحب کتابخانه (library) تماس بگیرید.اگر شما صاحب یا طراح سایت هستید می توانید با تغییر نحوه نمایش فایل ها و مدیریت آن ها کتابخانه را سفارشی کنید.

شرکت در Document Workspace یا Meeting Workspace

پورتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور 2007 دو نوع workspace را برای شما فراهم می کند. Document Workspace امکان تشریک مساعی افراد بر روی اسناد نیمه تمام و Meeting Workspace امکان جمع آوری اطلاعات مرتبط با قرارملاقات ها و اسناد و مطالب را در یک مکان مرکزی فراهم می کند.  افراد تیم بازاریابی از هر دو نوع Document Workspace و Meeting Workspace استفاده می کنند. برای مثال, دو عضو یک گروه به صورت همزمان به تحلیل اطلاعات در مورد یک نظرسنجی که شرکت مدیریت آن را به عهده دارد, خواهند پرداخت.  اعضای این تیم یک نمونه مقدماتی از طرح به همراه مطالبی که قرار است ارائه شود را در یک Document Workspace ذخیره می کنند. دلیل اینکه آنها از یک Document Workspace به جای کتابخانه اسناد (Document Library) استفاده می کنند این است که آنها نمی خواهند تا زمانی که فرصتی برای تحلیل کامل داده ها داشته باشند, اسناد نیمه تمام شان را در دسترس دیگران قرار دهند.  معمولا در یک کتابخانه اسناد (Document Library) به صورت پیش فرض اجازه دسترسی به تعداد افراد زیادی داده می شود اما Document Workspace ها طوری تنظیم شده اند که اجازه دیدن مطالب آنها تنها به افراد خاص داده خواهد شد. افراد تیم بازاریابی همچنین از Meeting Workspace ها استفاده می کنند.آنها مخصوصا از Decision Meeting Workspace ها برای ارسال و پست تصمیماتی که در گروه گرفته می شود, استفاده می کنند. Decision Meeting Workspaceمکانی برای ثبت آخرین تصمیمات از قبیل اطلاعاتی در مورد قرار ملاقات ها و جائی که تصمیمات اخذ شده, است.  تیم بازاریابی همچنین از Multipage Meeting Workspace برای پست اطلاعات در مورد قرار ملاقات های سالیانه شرکت استفاده می کنند.دلیل انتخاب این نوع Workspace این است که آنها می دانند برای ثبت همه اطلاعات و رویدادها به دو صفحه دیگر نیاز خواهند داشت.  Document Workspace:  Document Workspace یک کتابخانه اسناد را برای ذخیره اسناد ابتدائی و فایل های جانبی فراهم می کند. لیستی از وظائف برای تخصیص موارد در دست اجرا, لیستی از لینک ها برای فهرست بندی منابعی که مرتبط با اسناد است, یک لیست اعضا که نشان می دهد چه کسی به سایت دسترسی دارد.  اگر به هر دلیلی اسناد یا مطالب مرتبط با آن ها مثل فعالیت ها, اهداف و دیگر موارد بهم ریخته و نامنظم باشند یک سایت Document Workspace می تواند به شما در نگهداری آنها در یک مکان کمک کند. پورتال Sharepoint برای به اشتراک گذاری و به روزرسانی فایل ها , مطلع کردن افراد در مورد وضعیت فایل هایشان ابزارهائی را فراهم کرده است.  به عنوان عضو یک Document Workspace شما امکان اضافه کردن و ویرایش اسناد, اضافه کردن و ویرایش فعالیت های مرتبط, امکان ایجاد هشدارهای پستی (email alert) برای خودتان و دیگراعضا Workspace , امکان اضافه کردن اخبار (announcement) و لینک هائی با اطلاعات مرتبط را خواهید داشت.  هنگامی که شما یک Document Workspace ایجاد می کنید, می توانید فورا از آن استفاده کنید, لیست ها و کتابخانه های دیگر به آن بیفزائید و یا سایت را با توجه به نیازهای بخصوص مطابق سلیقه خود شخصی سازی کنید.  اگر شما با ارسال یک پست الکترونیکی (email) از نرم افزارمایکروسافت آفیس اوت لوک2007 یک Document Workspace راه اندازی کنید افرادی که نام آن ها در خطوط To و Cc پیام شما قرار دارد به صورت خودکار به اعضا سایت شما اضافه خواهند شد.  اگر از روش متفاوت دیگری برای ایجاد یک workspace استفاده کنید, می توانید افراد دیگر را بعد از ایجاد سایت به لیست اعضا اضافه کنید.  یک Document Workspace را می توان به طرق زیر ایجاد کرد:  روش اول: از طریق مقطع کاری مدیریت اسناد (Document Management task pane) :  شما می توانید در هنگام کار با هر یک از برنامه های مایکروسافت آفیس 2007 مثل ورد, اکسل, پاورپوینت یا ویزیو یک Document Workspace ایجاد کنید. اگر شما در حال حاضر بر روی یک فایل کار می کنید و می خواهید بدون اینکه برنامه را ترک کنید یک Workspace بوجود آورید, این روش مناسب شماست.  روش دوم:از طریق ارسال پست الکترونیک (email):  شما می توانید یک Document Workspace ایجاد کنید هنگامیکه یک فایل را به عنوان ضمیمه به اشتراک گذاشته شده در یک پیام ارسال می کنید. به عنوان فرستنده ضمیمه به اشتراک گذاشته شده شما مدیرWorkspace می شوید.همه گیرندگان پیام عضو Document Workspace می شوند جائی که به آنها با سهیم شدن در سایت مجوز دسترسی داده خواهد شد. اگرشما می خواهید ایجادWorkspace و دعوت اعضا به سایت را با هم تلفیق کنید ازاین روش استفاده کنید.  روش سوم: توسط یک سند که در حال حاضر در یک کتابخانه اسناد(Document library) موجود است:  اگر فایل شما در یک کتابخانه که روی یک سایت Sharepoint وجود دارد, ذخیره است از این روش استفاده کنید. همانطورکه شما می توانید فایلی که روی Document Workspace است تغییر دهید,می توانید همزمان کپی اولیه آن فایل درکتابخانه را هم با تغییرات به روزرسانی کنید. روش چهارم: از طریق سایت sharepoint:  اگر فایل شما در حال حاضر بر روی یک کتابخانه در سایت Sharepoint ذخیره شده است استفاده از این روش به شما پیشنهاد می شود.هنگامی که شما از این روش یک Document Workspace ایجاد می کنید, امکان تنظیمات ابتدائی بیشتری مثل تعاریف و مجوزهای دسترسی افراد و آخرین بخش آدرس وب workspace ,نسبت به روش های دیگر خواهید داشت.

در آمدی بر مدیریت محتوای سازمانی(ای سی ام) توسط Sharepoint

در چند دهه اخیر بواسطه ظهور کامپیوترها و محصولات نرم افزاری متنوع امکان ایجاد محتویات سازمانی گوناگون از قیبل اسناد(document) , کاربرگ ها(worksheet) , اسلایدهای نمایشی(presentation) , پیغام های پست الکترونیک(email messages) ,ویدئوها و صفحات وب, بسیار ساده تر از گذشته شده است. این سادگی به ایجاد حجم عظیمی داده غیر ساخت یافته در سازمان منتج شده است که بایستی توسط سازمان اداره شود.ضمنا به دلیل اینکه این محتویات اغلب به روشی منسجم ساماندهی و مدیریت نشده اند, برای کارمندان غیر قابل استفاده هستند. در نتیجه پیشرفت بهره وری کارکنان, کارائی فرآیندها و قابلیت های ارتباط با مشتری به حداقل خواهد رسید.

 مدیریت محتوای سازمانی(ای سی ام) و چرخه حیات محتویات:

 مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) موجود در Sharepoint به سازمان شما در غلبه کردن به چالش هائی که در ارتباط با محتویات ساخت نیافته و جود دارد, کمک خواهد کرد. برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 یک بخش مرکزی از راهکار مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) است که موجب توسعه امکان مدیریت محتویات در سازمان به روشی منسجم و توسط ابزارهای آشنائی مثل ابزارهای مایکروسافت آفیس, شده است.

 راهکارهای مایکروسافت مدیریت محتوای سازمانی( ای سی ام) توانائی مدیریت همه مراحل چرخه حیات محتویات از ایجاد تا ویرایش, همکاری و اتمام آن بر روی یک زیر ساخت یکسان واحد را فراهم می کند.

برای دستیابی به اهدافی که در ادامه به آن ها اشاره شده از قابلیت های مدیریت محتویات سازمانی موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 استفاده کنید:

 • مدیریت انواع مختلف محتوا:

 در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت اسناد(Document Management) وجود دارد که می تواند در ادغام محتویات گوناگون, از چندین مکان مختلف به یک مخزن اطلاعاتی مرکزی که در آن محتویات به شیوه ای سازگار با یکدیگر طبقه بندی شده اند, به سازمان شما کمک کند. قابلیت های جستجوی یکپارچه موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 می تواند در یافتن, به اشتراک گذاری و استفاده از این اسناد به افراد کمک کند.

قابلیت مدیریت اسناد(Document Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 از اطلاعات شما در برابر دسترسی های غیر مجاز محافظت خواهد کرد. ابزارهای تعاملی مثل چرخه های کاری(workflow) به افراد در بالا بردن کیفیت همکاری در هنگام ایجاد, بازبینی و تایید اسناد(document) به شیوه ای ساخت یافته کمک خواهد کرد.

سیستم مدیریت اسناد(Document Management) یک سیستم الکترونیکی برای تسهیل امور سازمانی است.یکی از اهداف سیستم مدیریت اسناد(Document Management) حصول اطمینان از تحقق این امر است که دسترسی به اسناد الکترونیکی در هر زمان امکان پذیر باشد.

• تامین نیازهای حقوقی:

 در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت سوابق (Record Management) وجود دارد که می تواند در ذخیره سازی و محافظت از جدیدترین وضعیت سوابق تجاری به سازمان شما کمک کند. جهت حصول اطمینان از تحقق این امر که آیا سوابق(record) از قوانین و خط مشی های تجاری سازمان تبعیت می کنند یا خیر و یا توجه به این نکته که آیا مدت زمان نگهداری سوابق مناسب بوده یا خیر, می توانید سیاست های انقضاء(expiration policies) را به اسناد اعمال کنید.

با بررسی موارد اینچینی احتمال ریسک سازمان در موارد قانونی به حداقل رسیده و بازرسان داخلی و خارجی سازمان در اثبات صحت سوابق با مشکل کمتری برخورد خواهند کرد. اهمیت نگهداری سوابق محرمانه سازمان در محلی امن نادیده گرفته نشده است.

 • کاراتر کردن مدیریت چندین وب سایت:

 در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت مندرجات وب(Web Content Management) وجود دارد که بواسطه وجود ابزارهای نگارشی و فرآیندهای تایید(approval process) می تواند در انتشار(publish) صفحات وب به افراد کمک کند. دیگر نیازی به همراهی گروه تکنولوژی اطلاعات(IT) نخواهد بود چراکه افراد می تواننند به سادگی آپلود اسناد و مطالب به وب سایت را به عهده بگیرند.

 با وجود الگو(template) های موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 که خود شامل الگوهای صفحات اصلی(master page) و قالب بندی صفحات(page layout) است, سازگاری صفحات وب سایت با یکدیگر تضمین خواهد شد. آفیس Sharepoint سرور 2007 استقرار و مدیریت یک زیر ساخت واحد برای اینترانت(Intranet) , اکسترانت ,(extranet)سایت های اینترنتی و سایت های چند زبانه(multilingual) را به سازمان شما پیشنهاد می کند.

 برای اینکه با قابلیت های مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) بیشتر آشنا شوید به ادامه مقاله مراجعه کنید.

موارد استفاده از مدیریت محتوای سازمانی (ای سی ام):

 در اینجا به سه قابلیت موجود در مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) اشاره شده:

 • سیستم مدیریت اسناد(Document Management)

 • سیستم مدیریت سوابق (Record Management)

 • سیستم مدیریت مندرجات وب(Web Content Management)

 آفیس Sharepoint سرور 2007 به منظور تامین نیازهای مدیریتی و پیاده سازی سیستم های قوی الکترونیکی, قابلیت های بسیاری را زیر مجموعه قابلیت مدیریت محتوای سازمانی( ای سی ام) قرار داده است که در ادامه به تشریح آن ها می پردازیم.

 ارائه سیستم مدیریت اسناد(Document Management) توسط Sharepoint:

 اعضای گروه تهیه مستندات(Documentation) یک سازمان برای ایجاد یک مخزن اطلاعاتی به منظور ساماندهی, ویرایش و بازبینی تمامی انتشارات خارجی مرتبط با مشتری اعم از کتابچه های راهنما(user manual) و اوراق مشخصات محصول(product specification) از سایت مرکز اسناد(Document Center Site) موجود در Sharepoint استفاده می کنند.

 مولف اسناد می تواند برای نظارت بر نحوه انجام عملیاتی که بر روی اسناد صورت می گیرد از قابلیت چرخه های کاری(workflow) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 استفاده کند. پیامد عمده یک سیستم مدیریت اسناد(Document Management) افزایش تعامل و ارتباطات میان بخش های سازمان است.نتیجه عمده دیگر افزایش بازخوردها(feedback) و بالا رفتن حس مسئولیت پذیری کارکنان است.