مرور کلی توانائی ها و مشکلات مدیریت محتوای سازمانی

تا این لحظه, ایده مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) برای به بیشتر سازمان ها یک مفهوم کاملا جدید است. همانطورکه دنیایی دیجیتالی ارتباطات را تسهیل کرده, سازمان ها "محتویات" را با ارزش بیش از پیش در اشکال گوناگون مثل تصاویر, اسناد متنی, صفحه گسترده(spreadsheet)  , رابط های گرافیکی (presentation) , طرح های گرافیکی, پست الکترونیک, ویدئو و به صورت چند رسانه ای (multimedia) خریداری می کنند. مدیریت حجم زیاد این مفاهیم ساخت یافته و غیر ساخت یافته می تواند پیچیده و مشکل باشد, و این مشکل به سرعت افزایش پیدا می کند. مطالعه اخیری که توسط شخصی به نام Accenture انجام شده, نشان می دهد که در دو سال آینده محتویات بیشتری نسبت به کل تاریخچه بشر, ایجاد خواهد شد و بیش از %93 آن به صورت الکترونیکی خواهد بود. بعلاوه, این اسناد الکترونیکی باید با مجموعه از اطلاعات کاغذی (Paper-based) کنونی , یکپارچه سازی شوند. چندین توانائی اصلی بر روی گسترش زیر ساخت Enterprise Content Management موثر است. در جلوی همه موارد قانونی, یک توانایی مثل Sarbanes-Oxley Act وجود دارد که Enterprise Content Management را از یک سیستم مطلوب به یک سیستم ضروری تبدیل کرده است. در یک دیدگاه قانونی, سیاست های حفظ و نگهداری اسناد قابل اجرا, سیستم های برای مدیریت اطلاعات غیر ساخت یافته و مدیریت سوابق سازگار, همه ملزومات کلیدی هستند. با این حال, هنگامی که نگران برآورده کردن و رسیدگی به این ملزومات قانونی که برای بیشتر سازمان عوامل کلیدی محسوب  می شوند, هستید, چندین عامل تعیین کننده و تاثیر گذاز دیگر هم وجود دارد. اول, این یک نیاز مسلم است که سازمان برای کنترل حجم فراوان سوابق و اسناد تلاش کند این امر مزیت کاهش نسخه برداری از فعالیت ها و کاهش زمان تلف شده برای جستجوی اسناد قدیمی ( و یا بدتر, ایجاد مجدد اسناد از روی Scratch آنها) را به همراه خواهد داشت. سپس, به اتوماتیک کردن فرآیندهای تجاری برای تسهیل مدیریت محتوا و جایگزینی آنها با فرآیندهای دستی و کاغذی, که در نهایت به کم کردن حجم کاری (workload) و بازدهی بیشتر منجر خواهد شد, نیاز است.  و بالاخره, سازمان ها به دنبال راهکارهای Enterprise Content Management ای هستند که به آنها در فرآیند نوشتن و انتشار اطلاعات به اینترانت, اکسترانت و اینترنت (بدون اتکا به اعضا گروه فن آوری اطلاعات (IT) سازمان) کمک کند. بدون شک, بیشتر سازمان ها در حال حاضر وقتشان را صرف بررسی استراتژی هائی می کنند که به آنها در ساختار محتویات, چه از نظر نگهداری سوابق و چه از دیدگاه مدیریت اسناد, کمک کند.ممکن است حتی بعضی از سازمان ها راهکارهائی را برای سازماندهی این اطلاعات اجرا کند که با معیارهای موفقیت و رضایت کاربر تفوت داشته باشد. با این حال, در این بررسی مقدماتی و پیاده سازی آزمایشی مشخص شد, که مشکل اصلی برای موفقیت Enterprise Content Management این است که بیاد داشته باشیم, سازمان ها در اندیشه پیدا کردن یک راهکار که برای آنها مناسب باشد, هستند.

مدیریت محتوای وب

هدف اصلی سیستم محتوای وب (Web Content Management) مایکروسافت, کمک به ارتباط موثر تجاری با کارمندان, شرکا و مشتریان با پروژه از طریق یک شاخه مشترک سازگار و گذاشتن قدرت نشر در دست کاربران تجاری است. راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) سازمان ها را قادر می سازد تا چندین وب سایت و محتوا را برای سایت های چند زبانه (multilingual) و وسایل متحرک (mobile device) به آسانی مدیریت کنند مادامیکه مطمئن شوند که این سایت ها بموقع بروزرسانی شده اند. در این مقاله به شرح قابلیت های مدیریت محتوای وب (Web Content Management) فراهم شده در آفیس SharePoint Server 2007 می پردازیم. نوشتن محتوای وب: راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) یک ویرایشگر WYSIWYG مبتنی بر وب(Web-based) غنی دارد که جداول و ابزارها را برای چک کردن املا و انتخاب تصاویر, پشتیبانی می کند. WISIWYG (what-you-see-is-what-you-get) بدیم معنی است: آنچه می بینید همان چیزی است که بدست می آورید. نویسندگان می توانند ارتباطات با ارزش بالا, تکه کدهای HTML قابل استفاده مجدد که به عنوان بلاک های ساخته شده خدمت می کنند و به تازه کاران طراحی وب اجازه می دهد, به آسانی صفحات را بچینند, ارتباط برقرار کنند. کاربران می توانند محتویات را در میان مفاهیم وب بنویسند همچنین می توانند آن را ویرایش کنند. کاربران می توانند همچنین نویسنده محتوا را از میان محیط آشنای مایکروسافت word انتخاب کنند. سیستم می تواند تبدیلات سمت سرور (server-side) را برای تبدیل این محتوا به HTML بکار ببرد. این محصول بهمراه یک برگرداننده برای اسناد Word عرضه می شود و یک چارچوب برای وصل شده به دیگر انواع برگرداننده ها فراهم می کند. بدلیل اینکه قابلیت مدیریت محتوای وب (Web Content Management) بر اساس بنیاد تکنولوژی ها و محصولات مایکروسافت SharePoint فراهم شده است, قابلیت های کتابخانه برای کاربران در دسترس است تا به آنها اجازه دهد ورود و خروج را ثبت کنند (Check in/check out) و مطمئن شوند که در یک زمان فقط یک نفر بر روی یک صفحه خاص وب کار می کند. همچنین امکان تهیه نسخه های متوالی از یک سند (versioning) همکاری در ایجاو خصوصیات محتویات را تسهیل می کند. از گردش های کاری خارج از محدوده , و مصوبات چندین مرحله ای موازی (parallel) و ترتیبی (serial) توسط پست الکترونیک به طور یکسان که به ایجاد کنندگان محتوا اجازه و قدرت بررسی موشکافانه در سطوح دلخواه بر روی محتویات و پیش نمایش آن قبل از اینکه بر روی سایت برود را می دهد, پشتیبانی شده است. تصویر بالا محل نوشتن محتوا بر روی وب سایت را نشان می دهد. کنترل محتویات به نمایش گذاشته شده و پیمایش: راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) سازمان ها یک کنترل کامل بر چگونگی نمایش اطلاعات بر روی اینترانت, اکسترانت و سایت های اینترنتی می دهد. این کنترل کامل شامل قالب های صفحات قابل تغییر که قابلیت انعطاف نمایش, درست همانند صفحات مایکروسافت ASP.NET Master برای پیمایش های قابل انعطاف می دهد, است. کنترل های پیمایش  (navigation control) فراهم شده است که رفتار آنها می تواند برای برآوردن نیازهای ویژه, اختصاصی شود. برای مثال, کاربران می توانند از رابط کاربری تنظیمات پیمایش (navigation configuration) برای تنظیم کردن اینکه آیا می خواهند سایتشان از پیمایش های کلی سایت مادر و یا قسمتی از پیمایش های آن ارث ببرد؟اینکه بر زیر مجموعه های این وب سایت چه مکانیسمی اعمال خواهد شد ؟و اینکه آیا اشیاء کنترل پیمایش (Object NavigationControl) در صفحات نمایش داده شوند یا نه؟, استفاده کند. علاوه بر نمایش سلسله مراتب منطقی وب به صورت پیمایش (navigation) اغلب گذاشتن قدرت نمایش "لینک های نوشته شده" یا  فعال و غیرفعال کردن لینک هائی که مدیر سایت یا نویسنده بتواند به صورت دستی اضافه کند, مفید است. برای پشتیبانی از این قابلیت, سیستم راهی برای ایجاد یک یا بیش از یک لینک نوشته شده فراهم می کند که به عنوان لینک های اضافی پیمایش نشان داده خواهد شد. روش های مبتنی بر Cascading Style Sheet (CSS) ها (که امکان اضافه کردن برگه به سند, شیوه ترکیب برگه های سند و چگونه ظاهر شده صفحه را می دهد) از همه قسمت های سایت امکان کنترل محسوس بر روی ظاهر و محتویات سایت را می دهد. به منظور نگهداری از شاخه های وب سایت, سیستم روشی را برای جداکردن محتویات صفحه از قالب های صفحه فراهم می کند بنابراین کاربران می توانند بدون نگرانی در مورد دید نهائی و احساس بیننده, بر روی ایجاد محتویات به بهترین شکل ممکن تمرکز کنند. سیستم به صورت اتوماتیکی محتویات و قالب را با هم ترکیب می کند و صفحه نهائی که نشان داده خواهد شد را تولید می کند. از آنجائی که کاربران به چندین الگو برای ویژگی های مختلف نیاز خواهند داشت (برای مثال, صفحه محصولات همیشه به تصاویر مرتبط نیاز خواهد داشت نه یک صفحه منتشر شده نهائی که هرگز نیاز به یک تصویر ندارد) سیستم از چندین قالب صفحه پشتیبانی می کند و برای انتشار انواع مختلف صفحه و محتویات در یک قالب ثابت, سیستم روش ها و زیرساخت های پیمایش اختصاصی را منظور کرده است.

مرور کلی بر مدیریت پروژه آفیس Project server

توسط برنامه مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Project server سازمان شما می تواند در برنامه های مرکب موجود در سراسر چرخه حیات پروژه نسبت به پروژه های قبلی مدیریت کاراتر اعمال کرده و محدوده کاری هماهنگ تری ایجاد کند.

نرم افزار مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 برای قابل استفاده بودن توسط کاربران مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 و مایکروسافت آفیس Project Web Access , طراحی شده است.

قابلیت دید پیدا کنید:

قابلیت ردیابی بودجه Budget Tracking و قابلیت منابع مالی Cost Resource موجود در آفیس Project Web Access ,به شما اجازه می دهند پیگیری موثری داشته و دید مالی بهتری پیدا کنید.

قابلیت طرح پیشنهادی  Proposal در آفیس Project Web Access , طرح ها و فعالیت ها را پیش از آنکه به تصویب پروژه برسند , مدیریت می کند.

قابلیت برنامه ریزی فعالیت ها Activity Plan در آفیس Project Web Access ,به اداره فعالیت های جاری بعد از اتمام پروژه , کمک می کند.

سرویس Reporting Data به کاربران اجازه می دهد تا بوسیله ابزارهای گزارش گیری متداول تجاری مثل پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 , براحتی گزارش تهیه کنند.

کاربران می توانند به آسانی توسط سرویس Cube Building داده ها را برای ساخت واحدهای داده ای تحلیل کننده اسناد , بجهت انجام تحلیل های پیچیده و گزارش گیری
انتخاب کنند.

ایده جدید استفاده از Proposal به عنوان راهکاری برای ثبت و ضبط بهتر داده ها در چرخه حیات پروژه معرفی شده است.

شروع آسانتر:

برای پیگیری کارهای ساده از ابزار جدید لیست فعالیتهای پروژه Project Task List در تکنولوژی پرتال مایکروسافت ویندوز SharePoint services استفاده کرده , سپس آنها را به آفیس Project Web Access وارد کنید.

قابلیت Enterprise Template و قابلیت راهنمای پروژه  Project Guide پروسه های قابل تکراری ایجاد می کنند که توسط آنها می توان بهترین تجارب را ضبط کرد.

از ابزارهای آشنا مثل مایکروسافت آفیس Outlook برای ثبت پیشرفت های حاصل شده و برای ایجاد گزارشات پویا از ابزارهای مایکروسافت آفیس Excel 2007 و مایکروسافت آفیس Visio Professional 2007 می توانید استفاده کنید.

 

Project Work Space یک مکان مرکزی را برای همکاری گروه ها در پروژه هایشان فراهم می کند.

آماده کردن سازمان: