مدیریت سوابق(Record Management) و مدیریت اطلاعات

درآمدی بر مدیریت سوابق(Record Management) و خط مشی های مدیریت اطلاعات(Information Management):  سوابق و اطلاعات موجود دو قطب ارزشمند هر سازمان محسوب شده و مدیریت صحیح بر روی آن ها به تقویت سیستم مدیریت مدارک(Document Management) کمک خواهد کرد.  به منظور رفع نیازهای حقوقی و سازمانی, هر شرکت بایستی اطلاعات(Information)و سوابق(Records) کاری خود را برای مدت زمان بخصوص, ذخیره و در حفاظت از آن ها در برابر دسترسی های بدون مجوز کوشش کند.  مدیران سردرگمی که از آشفتگی اسناد سازمان به ستوه آمده اند نباید از اهمیت مدیریت مدارک(Document Management) غافل شده و پیاده سازی آن در سازمان را به زمانی دیگر موکول کنند.  اسناد(Document) موجود در هر سازمان, پیغام های پست الکترونیک(email) , صفحات وب سایت شرکت و دیگر اطلاعات, جزء سابقه(Record) سازمان محسوب می شود.  وظیفه مدیریت سوابق(Record Management) در هر سازمان به عهده دپارتمان حقوقی است, آن ها با تعیین مدت زمان نگهداری سوابق (Record) و تعیین حق دسترسی افراد به سوابق, نقش خود را در مدیریت مدارک(Document Management) ایفا می کنند.  برای مطمئن شدن از اینکه سوابق (Record)با اهمیتی مثل قراردادها(Contract) تا مدت زمان لازم در محلی امن نگهداری می شوند, لازم است اعضای گروه فناوری اطلاعات(IT) با دپارتمان حقوقی همکاری کنند.  در صورتی که خواستار استفاده از قابلیت های سایت های مرکز سوابق(Record Center Site) و یا مایل به پیاده سازی خط مشی مدیریت اطلاعات(Information Management) در سازمان خود هستید, بایستی از برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 نسخه سازمانی(Enterprise) البته با مجوز مشتری(Client license) استفاده کنید.  قابلیت های مدیریت سوابق(Record Management) در آفیس Sharepoint سرور 2007 می تواند در تلفیق مندرجات مختلف مثل فایل های به اشتراک گذاشته شده از میان درایوهای شخصی به یک مخزن اطلاعاتی مرکزی به نام سایت مرکز سوابق(Record Center Site) به سازمان شما کمک کند.  سوابقی مثل قراردادها(Contract) , اجاره نامه ها(lease) و توافقنامه های مجوز(license agreement) را می توان در سایت Lease and License Records دسته بندی و در نهایت ادغام کرد.  یکی دیگر از قابلیت های پرتالSharepoint وجود مکانیزم جستجوی قوی در آن است که گشت و گذار در سایت و یافتن هر نوع مدرک(Documents) از فایل ها گرفته تا اسناد و حتی سایت های زیر مجموعه را ممکن کرده است.هر سند یا فایل مشخص, ممکن است در یک دسته بندی موضوعی(content type) قرار گرفته باشد.  موتور جستجوی قوی Sharepoint می تواند به افراد در پیدا کردن و به اشتراک گذاری اطلاعات (Information) کمک می کند. قابلیت های مدیریت سوابق(Record Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 می تواند در ذخیره سازی و محافظت از آخرین سوابق تجاری به منظور رسیدگی (Audit) و یا اعمال هر فعالیت قانونی دیگر به سازمان شما کمک کند.  شما می توانید سیاست های مجموعه سایت را به این سوابق(Record) هم اعمال کنید و از این طریق مطمئن شوید که این سوابق برای مدت زمان خاص, نگه داشته شده و در عین حال از ملزومات حقوقی و سازمانی شما تبعیت می کنند در نتیجه احتمال ریسک سازمان شما کاهش پیدا می کند.  برای مثال, یک سازمان ممکن است قراردادها(Contract) را تا سه سال بعد از تاریخ اتمام آن در میان سوابق خود نگهداری کند. تعدادی از سوابق(Record) را می توان در مکانی بخصوص نگهداری و بدینوسیله از حذف آن ها ممانعت کرد. گزارشات رسیدگی (Audit log) می تواند در اثبات صحت نگهداری سوابق به بازرسان داخلی و خارجی سازمان کمک کند. پرتال Sharepoint سرور برای کمک به افراد, در هنگام کار با یکدیگر به منظور ایجاد, بازبینی و تایید اسناد,قابلیت های مدیریت سوابق(Record Management) را با مزایای همکاری(Collaboration) مثل چرخه های کاری,(workflow) به یک شیوه ی ساخت یافته در هم آمیخته است.به همین دلیل دیگر نیازی نیست افراد برای به اشتراک گذاری اسناد صرفا به پست الکترونیک(email) تکیه کنند.  زمانی که فرآنید مدیریت مدارک(Document Management) در یک سازمان بخوبی پیاده شده باشد, محدوده فعالیت کارکنان گسترده تر شده و حتی به بیرون سازمان هم راه پیدا می کند.  کارکنان می توانند حتی زمانی که به شبکه متصل نیستند از این اسناد(documents) استفاده کنند. Sharepoint سرور با دیگر محصولات آفیس Sharepoint سرور 2007 سازگار است, به همین دلیل امکان استفاده همه افراد سازمان از قابلیت های مدیریت سوابق (Record Management) وجود خواهد داشت.

قابلیت مدیریت محتوای وب و حفظ انسجام هنگام طراحی سایت

قابلیت مدیریت محتوای وب(Web Content Management) و حفظ انسجام هنگام طراحی سایت :  در این مقاله به معرفی قابلیت مدیریت محتوای وب(Web Content Management) در سیستم آفیس Sharepoint سرور 2007 می پردازیم. یکی از مزایای اصلی سیستم مدیریت محتوای وب(Web Content Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 ساده تر کردن فرآیند ایجاد, انتشار(publish) و مدیریت مندرجات وب روی سایت های Sharepointاست.  قابلیت مدیریت محتوای وب(Web Content Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 با جداسازی اسلایدها(presentation) از محتویات(content) , امکان چیدمان مجدد عناصر سایت و افزودن محتویات جدید را تسهیل می کند  قابلیت مدیریت محتوای وب(Web Content Management) آفیس Sharepoint سرور 2007 دو مزیت به نام های صفحات اصلی(master page) و قالب بندی صفحات (page layout) وجود دارد که به شما در طراحی سایت Sharepoint کمک می کند.  مزیت صفحات اصلی(master page): یک صفحه اصلی(master page) حاوی عناصر و طرح هائی است که شما می خواهید در چندین صفحه از سایت تکرار شود. برای مثال, هنگامی که دپارتمان بازاریابی تصمیم به طراحی یک سایت برای کارکنان داخلی سازمان می گیرد, به منظور تعریف ویژگی های مشترکی که قرار است در سایت تکرار شود مثل رنگ بندی, لوگوها و نحوه پیمایش میان صفحات از قابلیت صفحه اصلی (master page) موجود در مدیریت محتوای وب(Web Content Management) استفاده می کنند. 1.رنگ بندی  2.لوگو 3.پیمایش میان صفحات  استفاده از قابلیت صفحات اصلی(master page) برای طراحی این عناصر مشترک به هر چه منسجم تر شدن سایت Sharepoint شما کمک می کند.ضمن اینکه ایجاد یا احیانا تغییر این عناصر در یک مکان امکان پذیر خواهد شد و دیگر نیاز به اعمال تغییر به صورت جداگانه در هر صفحه نخواهد بود صفحات اصلی(master page) در گالری صفحات اصلی (Master Page Gallery) ذخیره هستند, این گالری در حقیقت کتابخانه اسناد(Document library) ی است که هنگام نصب نرم افزار آفیس Sharepoint سرور 2007 بوجود آمده است  هر سایت Sharepoint به صورت پیش فرض یک صفحه اصلی(master page) دارد.اگر چه امکان تعریف چند صفحه اصلی(master page) در گالری صفحات اصلی وجود دارد, اما شما می توانید فقط یک صفحه اصلی را به عنوان صفحه اصلی پیش فرض سایت, انتخاب کنید  هنگامی که صفحات اصلی(master page) در حال کنترل نحوه پیمایش صفحات سایت Sharepoint هستند, قالب بندی صفحات page layout)) به کنترل تک تک صفحات وب پرداخته و نوع اطلاعاتی را که بایستی بر روی هر کدام نمایش داده شود, کنترل می کند مزیت قالب بندی صفحات (page layout): مزیت قالب بندی صفحات (page layout) نقش یک الگو(template) را برای محتویات وب شما بازی می کند.  وظیفه این مزیت, در ترکیب با مزیت قالب بندی صفحاتpage layout)), تعیین چیدمان و شکل صفحات موجود در سایت Sharepoint شماست. در نرم افزار آفیس Sharepoint سرور 2007 یک مجموعه شامل چندین قالب بندی برای مندرجاتی نظیر صفحه خوش آمد(Welcome Page) یا صفجه مقالات(Article Page) وجود دارد. دلیل وجود این نمونه قالب ها بندی ها عمومیت استفاده از آن ها در محدوده گسترده ای از انواع متون است. وجود یا عدم وجود یک عنصر در صفحه به نوع طبقه بندی موضوعی(content type)ای که برای آن صفحه انتخاب کرده اید, بستگی دارد. هنگام ایجاد یک صفحه وب به این نکته توجه کنید که شما بایستی برای یک صفحه دقیقا یک قالب بندی(layout) اعمال کنید. تا این مرحله با نحوه انتخاب و طراحی صفحه اصلی و باقی صفحات آشنا شدید.اکنون نوبت به قرارگیری محتویات وب سایت رسیده است. محتویات(content) یک صفحه وب در قسمتی به نام صفحه محتویات(content page) ذخیره می شوند.

سیستم مدیریت و آرشیو اسناد و مدارک سبز (DMS)

سیستم مدیریت و آرشیو اسناد و مدارک تفکر سبز کلیه مدارک سازمانی شما را بصورت کارایی مدیریت می نماید و با استفاده از ساختار درختی مدارک و جستجو جامع بروی فیلدهای اطلاعاتی مدارک امکان یافتن مدارک در کمترین زمان ممکن وجود دارد. خلاصه ای از قابلیت های این سیستم به این شرح می باشد: 1. امکان دسترسی از کلیه نقاط کشور (محیط اجرای برنامه وب می باشد) 2. امکان تعریف نامحدود کتابخانه های اسناد و مدارک 3. امکان تعریف نامحدود خصوصیات مدارک 4. تعریف مجوز های دسترسی برای افراد مختلف بروی کتابخانه های مدارک و هر مدرک 5. ذخیره کلیه ویرایش های مدارک به این صورت که تاریخچه تغییرات مدرک کامل در سیستم حفظ می گردد (چه شخصی در چه زمانی چه تغییراتی را بروی مدارک ایجاد کرده است) 6. اجرای گردش های کاری تایید مدارک، جمع آوری امضا و حذف مدارک 7. امکان Check out مدرک به این صورت که در هر زمان تنها یک نفر مدرک را تغییر دهد و تغییرات افراد بروی مدارک با هم تداخل پیدا نکند 8. امکان تعریف محیط کاری مجزا برای هر مدرک بنابراین افراد بصورت تیمی بتوانند بروی مدارک کار کنند 9. ایجاد ساختار درختی مدارک بر اساس خصوصیات مدارک 10. امکان ذخیره سازی مدارک پروژه ها و بخش ها بصورت مجزا 11. امکان تبادل کامل اطلاعات با Microsoft Excel و Microsoft Access 12. وجود سطل بازیافت دو مرحله ای بنابراین مدارکی که به اشتباه پاک شوند قابل بازیابی هستند 13. امکان تعریف ارتباط مدارک با هم 14. امکان تعریف ساختار شماره گذازی اتوماتیک مدارک برای هر کتابخانه اسناد 15. گزارش ساز جامع 16. موتور جستجوی پیشرفته مدارک 17. ارتباط با سیستم های دیگر از طریق Web Service ها و ایمیل 18. پشتیبانی از انواع فایلها ( Word, Excel, PowerPoint,PDF,DWG,MAX,…) 19. توسعه پذیری قوی