مدیریت سوابق(Record Management) و مدیریت اطلاعات

درآمدی بر مدیریت سوابق(Record Management) و خط مشی های مدیریت اطلاعات(Information Management):  سوابق و اطلاعات موجود دو قطب ارزشمند هر سازمان محسوب شده و مدیریت صحیح بر روی آن ها به تقویت سیستم مدیریت مدارک(Document Management) کمک خواهد کرد.  به منظور رفع نیازهای حقوقی و سازمانی, هر شرکت بایستی اطلاعات(Information)و سوابق(Records) کاری خود را برای مدت زمان بخصوص, ذخیره و در حفاظت از آن ها در برابر دسترسی های بدون مجوز کوشش کند.  مدیران سردرگمی که از آشفتگی اسناد سازمان به ستوه آمده اند نباید از اهمیت مدیریت مدارک(Document Management) غافل شده و پیاده سازی آن در سازمان را به زمانی دیگر موکول کنند.  اسناد(Document) موجود در هر سازمان, پیغام های پست الکترونیک(email) , صفحات وب سایت شرکت و دیگر اطلاعات, جزء سابقه(Record) سازمان محسوب می شود.  وظیفه مدیریت سوابق(Record Management) در هر سازمان به عهده دپارتمان حقوقی است, آن ها با تعیین مدت زمان نگهداری سوابق (Record) و تعیین حق دسترسی افراد به سوابق, نقش خود را در مدیریت مدارک(Document Management) ایفا می کنند.  برای مطمئن شدن از اینکه سوابق (Record)با اهمیتی مثل قراردادها(Contract) تا مدت زمان لازم در محلی امن نگهداری می شوند, لازم است اعضای گروه فناوری اطلاعات(IT) با دپارتمان حقوقی همکاری کنند.  در صورتی که خواستار استفاده از قابلیت های سایت های مرکز سوابق(Record Center Site) و یا مایل به پیاده سازی خط مشی مدیریت اطلاعات(Information Management) در سازمان خود هستید, بایستی از برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 نسخه سازمانی(Enterprise) البته با مجوز مشتری(Client license) استفاده کنید.  قابلیت های مدیریت سوابق(Record Management) در آفیس Sharepoint سرور 2007 می تواند در تلفیق مندرجات مختلف مثل فایل های به اشتراک گذاشته شده از میان درایوهای شخصی به یک مخزن اطلاعاتی مرکزی به نام سایت مرکز سوابق(Record Center Site) به سازمان شما کمک کند.  سوابقی مثل قراردادها(Contract) , اجاره نامه ها(lease) و توافقنامه های مجوز(license agreement) را می توان در سایت Lease and License Records دسته بندی و در نهایت ادغام کرد.  یکی دیگر از قابلیت های پرتالSharepoint وجود مکانیزم جستجوی قوی در آن است که گشت و گذار در سایت و یافتن هر نوع مدرک(Documents) از فایل ها گرفته تا اسناد و حتی سایت های زیر مجموعه را ممکن کرده است.هر سند یا فایل مشخص, ممکن است در یک دسته بندی موضوعی(content type) قرار گرفته باشد.  موتور جستجوی قوی Sharepoint می تواند به افراد در پیدا کردن و به اشتراک گذاری اطلاعات (Information) کمک می کند. قابلیت های مدیریت سوابق(Record Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 می تواند در ذخیره سازی و محافظت از آخرین سوابق تجاری به منظور رسیدگی (Audit) و یا اعمال هر فعالیت قانونی دیگر به سازمان شما کمک کند.  شما می توانید سیاست های مجموعه سایت را به این سوابق(Record) هم اعمال کنید و از این طریق مطمئن شوید که این سوابق برای مدت زمان خاص, نگه داشته شده و در عین حال از ملزومات حقوقی و سازمانی شما تبعیت می کنند در نتیجه احتمال ریسک سازمان شما کاهش پیدا می کند.  برای مثال, یک سازمان ممکن است قراردادها(Contract) را تا سه سال بعد از تاریخ اتمام آن در میان سوابق خود نگهداری کند. تعدادی از سوابق(Record) را می توان در مکانی بخصوص نگهداری و بدینوسیله از حذف آن ها ممانعت کرد. گزارشات رسیدگی (Audit log) می تواند در اثبات صحت نگهداری سوابق به بازرسان داخلی و خارجی سازمان کمک کند. پرتال Sharepoint سرور برای کمک به افراد, در هنگام کار با یکدیگر به منظور ایجاد, بازبینی و تایید اسناد,قابلیت های مدیریت سوابق(Record Management) را با مزایای همکاری(Collaboration) مثل چرخه های کاری,(workflow) به یک شیوه ی ساخت یافته در هم آمیخته است.به همین دلیل دیگر نیازی نیست افراد برای به اشتراک گذاری اسناد صرفا به پست الکترونیک(email) تکیه کنند.  زمانی که فرآنید مدیریت مدارک(Document Management) در یک سازمان بخوبی پیاده شده باشد, محدوده فعالیت کارکنان گسترده تر شده و حتی به بیرون سازمان هم راه پیدا می کند.  کارکنان می توانند حتی زمانی که به شبکه متصل نیستند از این اسناد(documents) استفاده کنند. Sharepoint سرور با دیگر محصولات آفیس Sharepoint سرور 2007 سازگار است, به همین دلیل امکان استفاده همه افراد سازمان از قابلیت های مدیریت سوابق (Record Management) وجود خواهد داشت.