مدیریت فایل های متعدد با استفاده از قابلیت مرکز اسناد

مدیریت فایل های متعدد با استفاده از قابلیت مرکز اسناد

مدیریت فایل های متعدد با استفاده از قابلیت مرکز اسناد (Document Center) :

 نرم افزار آفیس Sharepoint سرور 2007 شامل چندین الگو(template) ی سایت مدیریت اسناد (Document Center Site) است.

با استفاده از الگو(template) ی سایت مدیریت اسناد (Document Center Site) ایجاد, استفاده و ذخیره اسناد متعدد, بهینه سازی می شود.

 کارکنان سازمان جهت ذخیره سازی و مدیریت کتابچه های راهنما مثل کتابچه های حاوی لیست قیمت ها(Price List) , اوراق مشخصات محصول(Specification Sheet) و کاتالوگ های مقایسه محصولات از قابلیت مرکز اسناد(Document Center) استفاده می کنند.

 روش های استفاده از سایت مرکز اسناد(Document Center Site):

برای ورود اطلاعات به سایت مرکز اسناد(Document Center Site) دو روش وجود دارد:

 • ورود اطلاعات از طریق یک محیط نگارشی (authoring environment)

• ورود اطلاعات از طریق یک محیط آرشیو موضوعی (content archive)

در یک محیط نگارشی (authoring environment) کاربران می توانند اسناد را در سایت ثبت کرده, به بررسی صحت اسناد موجود پرداخته و ساختارهای پوشه ای(folder) برای فایل ها بوجود آورند.قابلیت وجود نسخ مختلف(versioning) در این محیط فعال بوده و حدود 10 یا بیش از 10 نسخه از نسخه های پیشین هر سند می تواند وجود داشته باشد.

 کاربران می توانند دائما به ثبت و بررسی اسناد بپردازند, چرخه های کاری (workflow) موجود, چرخه عملیات آن ها را کنترل می کنند.

در مقابل, در محیط آرشیو موضوعی (content archive) تعداد عملیات نگارشی توسط افراد بسیار محدودتر شده است.در این محیط, کاربران تنها قادر به دیدن و آپلود اسناد هستند.الگوی سایت مرکز اسناد(Document Center Site) از آرشیوهای مبتنی بر دانش(knowledge base) پشتیبانی می کند.این آرشیو ها حاوی اطلاعات و دانش متخصصین در یک زمینه خاص هستند.

آرشیوهای مبتنی بر دانش(knowledge base) معمولا شامل نسخه های تکی از اسناد هستند. سایت ساخته شده توسط این محیط می تواند تعداد 10 میلیون فایل را در خود ذخیره کند.در صورتی که گروه هائی مثل مرکز پشتیبانی فنی یک سازمان بزرگ ممکن است در آن واحد حدود 10 هزار بیننده داشته باشد آن هم تنها به قصد خواندن و حدود 3 هزار تا 4 هزار کاربر نیز ممکن است قصد آپلود اطلاعات جدید به سایت را داشته باشد.

 با استفاده از الگوی سایت مرکز سوابق(Records Center site) امکان تهیه آرشیوهائی با مقیاس بزرگ وجود دارد.این الگو شامل قابلیت هائی برای مدیریت, نگهداری و طبقه بندی سوابق(record) است.

 مزایای مرکز اسناد(Document Center):

 سایت مرکز اسناد(Document Center Site) قابلیت هائی را برای ایجاد و مدیریت مجموعه های بزرگ اسناد, فراهم می کند. به علاوه سایت مرکز اسناد(Document Center Site) قابلیت های ویژه ای را برای کنترل مدارک(Document Management) به صورت پیش فرض فعال کرده است.

مزیت اول:پیمایش به شیوه درختی:

 نمای درختی(tree view) یک شیوه پیمایش نام آشنا برای کاربران ویندوز است.از آنجائی که یک کتابخانه اسناد(Document library) می تواند شامل چندین فولدر در طبقه بندی های مختلف باشد, به جهت بالا بردن سرعت پیمایش و کشف اسناد بایستی یک نمای درختی برای فایل ها وجود داشته باشد.

شکل زیر نمونه یک نمای درختی(tree view) است:

 مزیت دوم:امکان تهیه نسخه های اصلی و فرعی از سند:

 در یک کتابخانه اسناد(Document library) فعال کردن یا نکردن خاصیت وجود نسخ اصلی و فرعی(Major and Minor) به عهده خود شماست.

 کارکنان بخش مرکز اسناد (Document Center) برای استفاده از کتابخانه اسناد (Document library) از قابلیت نسخ اصلی و فرعی با تنظیمات پیش فرض استفاده می کنند. قابلیت وجود نسخ مختلف(Versioning) به شما در پیگیری تغییراتی که در اسناد رخ داده است, کمک می کند.

شما همچنین می توانید برای مدیریت محتویاتی که قصد تجدید نظر در آن ها را دارید, از این مزیت استفاده کنید. هنگامی که قابلیت وجود نسخ مختلف(Versioning) فعال باشد, می توانید نسخه پیشین سند را به عنوان سند جاری برگردانده و یا بدون اینکه سند قبلی بر روی سند جدید بازنویسی(overwrite) شود, محتویات آن را مشاهده کرد.

 شکل زیر نمونه نسخ موجود از یک سند را در مرکز اسناد(Document Center) نشان می دهد:

مزیت سوم:ثبت و بررسی صحت اسناد: 

...

مدیریت محتوای وب توسط آفیس Sharepoint

مدیریت محتوای وب(Web Content Management) توسط آفیس Sharepoint:

 

چنانچه درصدد برقراری ارتباطات موثرتر با کارکنان, شرکا و مشتریان هستید, قابلیت های مدیریت محتوای وب(Web Content Management) ارائه شده توسط آفیس Sharepoint سرور 2007 را دست کم نگیرید.

 آفیس Sharepoint سرور 2007 با ساده کردن روش های ایجاد, تایید و انتشار(publish) محتویات وب توانسته سرعت انتشار اطلاعات به محیط هائی چون اینترانت(Intranet) , اکسترانت(extranet) و دیگر سایت های اینترنتی را بالا برده و در عین حال سازگاری محتویات سایت ها با یکدیگر را حفظ نماید.

 مدیریت محتوای وب(Web Content Management) چیست؟

به منظور ایجاد, انتشار(publish) و کنترل مجموعه عظیم و در حال تغییر(dynamic) اطلاعات می توانید از قابلیت های مدیریت محتوای وب(Web Content Management) که خود یک بخش از قابلیت مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) است, استفاده کنید.

 آفیس Sharepoint سرور 2007 با وجود قابلیت مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) می تواند در هرچه ساده تر کردن و موثرتر کردن عملیات ایجاد و انتشار(publish) سایت های وب, به شما کمک کند.

 اعضای گروه بازاریابی برای ایجاد سایت های چند زبانه و جذب مشتریان جهانی از مزیت های گوناگون مدیریت محتوای وب(Web Content Management) بهره می گیرند.

 آفیس Sharepoint سرور 2007 یکسانی ساختار این سایت ها را با دیگر صفحات سایت های زیر مجموعه تضمین می کند. اگر صاحب(owner) سایت بازاریابی بخواهد یک صفحه جدید به سایت اصلی اضافه کند, علاوه بر اینکه زبان محتویات منتشر شده به همان صورت حفظ می شود, به صورت اتومات یک صفحه با همین مشخصات به سایت های جهانی افزوده خواهد شد.

 امکاناتی که در صورت استفاده از مزایای مدیریت محتوای وب(Web Content Management) با آن روبرو خواهید شد:

• مدیریت محتویات گوناگون برای استفاده در وسائل(device) مختلف.

• انتشار(publish) محتویات به اینترانت(Intranet) , اکسترانت (extranet) و سایت های اینترنتی

 • وجود یک محیط WYSISYG , در این محیط امکان ویرایش مستقیم متون و تصاویر توسط مولفان وجود داشته و برای تغییرات, بازخورد عینی و فوری پیش بینی شده است.

• می توانید برای تبدیل فایل های word 2007 , InfoPath و XML از مبدل سند(Document Converter) استفاده کنید.

 • برای تضمین اینکه محتویات, پیش از انتشار(publish) مرور خواهند شد, می توانید یک فرِآیند تایید(Approval process) بر پا کنید.

جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد قابلیت مدیریت محتوای وب(Web Content Management) می توانید به مقاله های دیگر این سایت مراجعه کنید.  

سیستم کنترل اسناد(Document Management) چیست ؟

مدیریت محتوای سازمانی توسط Sharepoint

مدیریت محتوای سازمانی توسط Sharepoint

در آمدی بر مدیریت محتوای سازمانی(ای سی ام) توسط Sharepoint:

 در چند دهه اخیر بواسطه ظهور کامپیوترها و محصولات نرم افزاری متنوع امکان ایجاد محتویات سازمانی گوناگون از قیبل اسناد(document) , کاربرگ ها(worksheet) , اسلایدهای نمایشی(presentation) , پیغام های پست الکترونیک(email messages) ,ویدئوها و صفحات وب, بسیار ساده تر از گذشته شده است. این سادگی به ایجاد حجم عظیمی داده غیر ساخت یافته در سازمان منتج شده است که بایستی توسط سازمان اداره شود.ضمنا به دلیل اینکه این محتویات اغلب به روشی منسجم ساماندهی و مدیریت نشده اند, برای کارمندان غیر قابل استفاده هستند. در نتیجه پیشرفت بهره وری کارکنان, کارائی فرآیندها و قابلیت های ارتباط با مشتری به حداقل خواهد رسید.

 مدیریت محتوای سازمانی(ای سی ام) و چرخه حیات محتویات:

 مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) موجود در Sharepoint به سازمان شما در غلبه کردن به چالش هائی که در ارتباط با محتویات ساخت نیافته و جود دارد, کمک خواهد کرد. برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 یک بخش مرکزی از راهکار مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) است که موجب توسعه امکان مدیریت محتویات در سازمان به روشی منسجم و توسط ابزارهای آشنائی مثل ابزارهای مایکروسافت آفیس, شده است.

 راهکارهای مایکروسافت مدیریت محتوای سازمانی( ای سی ام) توانائی مدیریت همه مراحل چرخه حیات محتویات از ایجاد تا ویرایش, همکاری و اتمام آن بر روی یک زیر ساخت یکسان واحد را فراهم می کند.

برای دستیابی به اهدافی که در ادامه به آن ها اشاره شده از قابلیت های مدیریت محتویات سازمانی موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 استفاده کنید:

 • مدیریت انواع مختلف محتوا:

 در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت اسناد(Document Management) وجود دارد که می تواند در ادغام محتویات گوناگون, از چندین مکان مختلف به یک مخزن اطلاعاتی مرکزی که در آن محتویات به شیوه ای سازگار با یکدیگر طبقه بندی شده اند, به سازمان شما کمک کند. قابلیت های جستجوی یکپارچه موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 می تواند در یافتن, به اشتراک گذاری و استفاده از این اسناد به افراد کمک کند.

قابلیت مدیریت اسناد(Document Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 از اطلاعات شما در برابر دسترسی های غیر مجاز محافظت خواهد کرد. ابزارهای تعاملی مثل چرخه های کاری(workflow) به افراد در بالا بردن کیفیت همکاری در هنگام ایجاد, بازبینی و تایید اسناد(document) به شیوه ای ساخت یافته کمک خواهد کرد.

سیستم مدیریت اسناد(Document Management) یک سیستم الکترونیکی برای تسهیل امور سازمانی است.یکی از اهداف سیستم مدیریت اسناد(Document Management) حصول اطمینان از تحقق این امر است که دسترسی به اسناد الکترونیکی در هر زمان امکان پذیر باشد.

• تامین نیازهای حقوقی:

 در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت سوابق (Record Management) وجود دارد که می تواند در ذخیره سازی و محافظت از جدیدترین وضعیت سوابق تجاری به سازمان شما کمک کند. جهت حصول اطمینان از تحقق این امر که آیا سوابق(record) از قوانین و خط مشی های تجاری سازمان تبعیت می کنند یا خیر و یا توجه به این نکته که آیا مدت زمان نگهداری سوابق مناسب بوده یا خیر, می توانید سیاست های انقضاء(expiration policies) را به اسناد اعمال کنید.

با بررسی موارد اینچینی احتمال ریسک سازمان در موارد قانونی به حداقل رسیده و بازرسان داخلی و خارجی سازمان در اثبات صحت سوابق با مشکل کمتری برخورد خواهند کرد. اهمیت نگهداری سوابق محرمانه سازمان در محلی امن نادیده گرفته نشده است.

نحوه مدیریت مندرجات وب(Web Content Management) توسط Sharepoint: