مرور کلی بر سرویس sharepoint

مایکروسافت ویندوز SharePoint Services یک تکنولوژی چند منظوره است که سازمان ها و واحدهای تجاری در هر اندازه ای که باشند می توانند از آن برای افزایش بازدهی فرآیندهای تجاری و بهبود کارآیی گروههایشان استفاده کنند. با ابزارهائی که برای همکاری و همچنین نگهداشتن ارتباط اعضا با یکدیگر در میان محدوده های جغرافیایی در سرویس های ویندوز SharePoint  وجود دارد به افراد اجازه داده شده است تا به اطلاعاتی را که به آن نیاز دارند, دسترسی پیدا کنند. سرویس های ویندوز SharePoint بر اساس مایکروسافت ویندوز Server 2003 ایجاد شده اند, این سرویس ها یک زیر ساخت برای ایجاد برنامه های کاربردی تجاری مبتنی بر وب فراهم می کنند که به آسانی با نیازهای تجاری شما تغییر کرده, تطبیق داده شده و گسترش پیدا می کنند. کنترل های اجرائی قوی که بر روی مدیریت منابع و زیر ساخت های وب وجود دارد به اعضاء گروه فناوری اطلاعات (IT) راهی مقرون به صرفه برای پیاده سازی و اداره یک محیط همکاری با کارآیی بالا ارائه می دهد. با  وجودیک رابط مبتنی بر وب آشنا و به دلیل یکپارچگی نزدیک با ابزارهای روزمره ای مثل مایکروسافت آفیس, استفاده از سرویس های SharePoint آسان شده است, این سرویس ها می توانند به سرعت بکار گرفته شوند. به طرزی کارآمد و به آسانی همکاری کنید: سرویس های ویندوز SharePoint با نگهداشتن ارتباطات سودمند میان گروهها و فراهم کردن امکان دسترسی آسان کاربران به افراد, اسناد و اطلاعاتی که به آنها نیاز دارند, به افراد در اخذ تصمیمات آگاهانه و انجام کارها کمک می کنند. به اشتراک گذاری اسناد, پیگیری کارها, استفاده موثرتر و کاراتر از پست الکترونیک (e-mail) و به اشتراک گذاری نظرات با پیشرفت های حاصل شده در سرویس های ویندوز SharePoint آسان تر شده است. برای گروهها یک فضای کاری (workspace) واحد فراهم شده است تا زمانبندی ها, سازماندهی اسناد و شرکت در بحث ها چه در میان سازمان و چه در اکسترانت به صورت هماهنگ انجام شود. اسناد را به آسانی نوشته و مدیریت کنید و با توجه به ویژگی های پیشرفته ای مثل انتخاب موارد لازم برای بررسی صحت اسناد قبل از ویرایش, قابلیت تجدید نظر در نسخه های پیشین و امکان بازگرداندن آنها و قابلیت اعمال تدابیر امنیتی در اسناد که در سرویس های ویندوز SharePoint وجود دارد, از صحت اسناد اطمینان حاصل کنید. با تنوع در مزایای ارتباطی مثل اطلاعیه ها, اخطارهای پیشرفته, سنجش ها و discussionboard ها به کاربران اجازه می دهد تا بدانند که در حال حاضر به انجام کدام کارها نیاز است و یا چه زمانی به تغییر سریع کارها و اسناد نیاز است, به افراد و گروهها کمک می کند تا همچنان به کارشان ادامه دهند. انجمن های خلاقی در جهت تحقق ایده مشکل گشایی گروهی (brainstorming) تدارک دیده شده است که جمع آوری آسان اطلاعات در یک قالب ساده برای ویرایش با الگوهای جدید, پیاده سازی وبلاگ ها و وب سایت هائی که می توانند به سرعت بوسیله اعضائی که دانش فنی لازم را ندارند, ویرایش شوند (wikis) را در اختیار شما می گذارند. تا هنگامیکه پشتیبانی های پیشرفته به صورت offline برای همزمان سازی در میان مایکروسافت آفیس Outlook 2007 وجود دارد کاربران می توانند برای مدیریت کتابخانه های اسناد, لیست ها, تقویم ها, تماس ها, وظایف و discussion board ها و همچنین برای همگام سازی تغییرات هنگام اتصال مجدد به شبکه, از مزایای سرویس های ویندوز SharePoint به صورت offline استفاده کنند.

بکارگیری یک زیر ساخت قابل مدیریت:

نحوه همکاری با پرتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور2007

درآمدی بر نحوه همکاری با پرتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور2007:  اغلب افراد بیشتر ساعات روز را در فعالیت های مشارکتی سپری می کنند.آنها اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک می گذارند, درگروه کار کرده و پروژه ها را مدیریت می کنند.  اگر شما هنگام ایجاد ارتباط , به اشتراک گذاری اطلاعات و هماهنگ کردن جزئیات پروژه  و تعیین زمان اتمام پروژه در هنگام کار با تعداد زیادی افراد ابزار ساده ای نداشته باشید برای داشتن یک همکاری موثر دچار مشکل خواهید شد. پرتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور2007 بدلیل فراهم آوردن زیر ساختی به منظور به اشتراک گذاری اطلاعات و کار گروهی درتیم ها می تواند به شما در بالا بردن بازده کاری کمک کند. پرتال Sharepoint ابزارهای workspace ویژه ای را به شما پیشنهاد می کند که می توانید برای برقراری ارتباط با اعضای تیم , پیگیری پروژه ها, هماهنگ کردن موعد مقرر زمان اتمام پروژه,ساخت و ویرایش گروهی اسناد از آن ها استفاده کنید.  افزایش بهره وری تیم:  یکی از ویژگی های مهم پرتال Sharepoint امکان ایجاد سایت های شخصی است.هر عضو پرتال می تواند اطلاعات و فایل های خود را در قالب یک سایت بر روی پرتال عرضه کند.همچنین این قابلیت را می توان به گروه هائی موسوم به Team Site توسعه داد و یک وب سایت گروهی برپا کرد .  پرتال آفیس Sharepoint سرور 2007 شامل چندین الگو(template) است که شما می توانید برای ایجاد سایت از آنها استفاده کنید.برای مثال, دپارتمان بازاریابی برای مدیریت مجموعه پروژه های گروهی و فعالیت های مرتبط با سند از الگوی سایت های گروه Team Site استفاده می کند. اعضای دپارتمان بازاریابی برای ساخت اسناد, مدیریت آن ها,پیگیری موضوعات و فعالیت ها, به اشتراک گذاشتن لینک ها و تماس ها از سایت های گروهی استفاده می کنند. به دلیل مرکزی که برای انجام این فعالیت ها وجود دارد, اعضای دپارتمان بازاریابی زمان را از دست نداده, بهره وری کار آن ها افزایش پیدا خواهد کرد.  الگوهای سایت گروه Team Site شامل:  • لیست اخبار(Announcement list)  • تقویم (Calendar) • لیست تالار گفتگوی تیم (Team Discussion list)  • لیست فعالیت ها(Tasks list) • لیست لینک ها(Link list)  اگر می خواهید تیم شما به سرعت شکل گرفته و شروع به کار کند می توانید به راحتی با استفاده از الگوهای سایت (template) موجود, این کار را انجام دهید.  این الگوهای چند منظوره, امکان برطرف کردن نیاز های گوناگون را فراهم می کند. در این الگوها امکان ذخیره سازی اطلاعات با تعداد واژه زیاد (long-term) برای یک دپارتمان خاص و یا اطلاعات با تعداد واژه کم (short-term) برای یک پروژه بخصوص که امکان گسترش به دپارتمان های مختلف را داشته باشد, وجود دارد.  با ایجاد یک Team Site شما می توانید از یک محیط کار(workspace) گروهی برخوردار شده, تیمی خلاق تر و کارآمدتر داشته و در نهایت شاهد نتیجه تجاری بهتری باشید. همچنین می توانید سایت را به منظور برآوردن نیازهای تیم یا نیازهای پروژه به وسیله لیست ها, کتابخانه ها (library) و یا دیگر مزایا سفارشی کنید. مدیریت کارآمدتر پرژه ها:  پرتال آفیس sharepoint سرور 2007 شامل چندین مزیت است که شما می توانید برای مدیریت پروژه , هماهنگ کردن فعالیت ها و تعیین زمان اتمام پروژه از آن ها استفاده کنید. Team site بازاریابی یک تقویم دارد که اعضای گروه برای پیگیری قرار ملاقات های مهم, رخدادهای صنعتی و برنامه های تجاری از آن استفاده می کنند.  اعضای تیم بازاریابی می توانند این تقویم را به تقویم های شخصی خودشان در مایکروسافت آفیس اوت لوک 2007 متصل کنند بنابراین آنها می توانند این اطلاعات را در کنار دیگر اطلاعات تقویم شخصی خویش ببینند.  اعضای دپارتمان بازاریابی برای مجسم کردن و پیگیری فازهای مهم پروژه های بازاریابی از لیست فعالیت های پروژه (Project Task list) استفاده می کنند. راه های مختلفی وجود دارد که شما می توانید با استفاده از یک سایت گروهی (Team site) مدیریت کارآمدتری بر روی پروژه ها داشته باشید:  • استفاده از مزایای موجود مثل الگوی لیست فعالیت های پروژه (Project Task list )که به شما این امکان را می دهد تا ارتباط میان فعالیت ها و وضعیت پروژه را توسط نمودار های گانت (Gantt Chart) خودکار مجسم کنید. • هماهنگ کردن کار گروه توسط تقویم های مشترک, هشدارها(alert) و اخطارها. شما می توانید یک تقویم را که روی پرتال sharepoint شما وجود دارد به تقویم شخصی خودتان در آفیس اوت لوک 2007 متصل کرده و بدین ترتیب به صورت همزمان اطلاعات آن را دیده و به روز کنید. • برای جمع آوری مطالب و اسناد مرتبط با قرار ملاقات ها, سایت های Meeting Workspace ایجادکنید.  ایجاد, بازخوانی و به اشتراک گذاری اسناد:  پرتال آفیس sharepoint سرور2007 جهت تسهیل در ساخت و ویرایش اسناد مشارکتی, امکاناتی دارد.برای مثال, دپارتمان بازاریابی برای مدیریت مطالبی که توسط گروه جمع آوری شده از دو نوع مختلف کتابخانه (library) استفاده می کنند: • اعضای تیم بازاریابی اسنادی را که بیشتر جنبه همگانی و عمومی داشته در کتابخانه اسناد اشتراکی (Shared Document library) ذخیره می کنند, تا دیگر اعضا تیم به سادگی بتوانند آن اسناد را خوانده, صحت و سقم آن ها را بررسی کرده و یا آن ها را ویرایش کنند. • اعضای تیم, برای ذخیره و استفاده مجدد اسلایدها به منظور عرضه در مکان های مختلف از کتابخانه اسلاید (Slide library) استفاده می کنند.  برای پروژه های خاص که تنها شامل تعداد افراد اندکی است, گاهی اوقات اعضا تیم سایت های Document Workspace را زیرمجموعه Team Site های خودشان ایجاد می کنند.سایت های Document Workspace به شما در هماهنگ کردن کارها بر روی یک سند یا چند سند کمک می کند.  چندین راه مختلف برای ذخیره اسناد و دیگر فایل ها روی یک سایت گروهی وجود دارد:  • برای ذخیره و اداره اسناد با اهمیت از کتابخانه های اسناد (Document library) استفاده کنید.مزیتی چون مزیت وجود نسخ مختلف(versioning) به شما کمک می کند تا نسخ مختلف یک سند را دنبال کنید و یا حتی ممکن است به منظور جلوگیری از امکان ایجاد تغییردر اسناد توسط چند نفر به صورت همزمان نیاز داشته باشید صحت سند موجود در کتابخانه را بررسی کنید. • برای هماهنگ کردن تحولات پیش آمده در اسناد خاص سایت های Document Workspace بسازید. • برای به اشتراک گذاری و استفاده مجدد از اسلایدهای مایکروسافت آفیس پاورپوینت 2007 از کتابخانه اسلاید (Slide library) استفاده کنید.  • به منظور اینکه زمانی که افراد به شبکه متصل نیستند بتوانند اسناد را دیده و آن ها را ویرایش کنند از امکان offline کتابخانه اسناد (Document library) استفاده کنید.  • برای مدیریت فعالیت های مشارکتی مثل بازخوانی یا تایید اسناد از workflow ها استفاده کنید, برای آشنائی بیشتر با workflowها به مقاله مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) در همین سایت مراجعه کنید. ثبت و به اشتراک گذاری دانش جمعی:

قابلیت راه اندازی و بکارگیری لیست ها توسط sharepoint

قابلیت راه اندازی و بکارگیری لیست ها توسط sharepoint

کاربرد لیست ها در مدیریت پروژه های یک سایت گروهی:  لیست ها به شما در مدیریت پروژه های گروهی و ثبت اطلاعات پرتال کمک می کند. شما می توانید توسط امکانات موجود پرتال Sharepoint مثل تقویم(calendar) , لیست فعالیت ها,گزارش (log) و پاسخ هائی که به هر موضوع داده می شود, اتفاقاتی را که برای گروه پیش می آید دنبال کنید.  تیم بازاریابی برای پیگیری وضعیت گروه, مرخصی ها و کنفرانس ها از تقویم(calendar) استفاده می کند.اعضای گروه می توانند این تقویم را به برنامه آفیس اوت لوک 2007 خود متصل کرده و بدین وسیله از هرگونه مغایرت زمانبندی با تقویم های شخصی جلوگیری کنند. تیم بازاریابی برای مدیریت پروژه های بزرگ مثل طراحی یک همایش یا مدیریت یک فعالیت کمپین بازاریابی از لیست فعالیت ها (task list) استفاده می کند. تیم بازاریابی برای مدیریت پروژه های بزرگ مثل طراحی یک همایش یا مدیریت یک فعالیت کمپین بازاریابی از لیست فعالیت ها (task list) استفاده می کند.  فعالیت ها(task) را می توان توسط یک نمای استاندارد از لیست(standard list view) و یا به عنوان یک لیست فعالیت های پروژه (project task list) راه اندازی کرد. لیست فعالیت های پروژه (project task list) یک برداشت کلی و مصور از فعالیت ها و پیشرفت آن ها به صورت نمای نموداری (Gantt view) فراهم می کند.  برای ایجاد لیست ها در هر قالب دلخواه, الگوهائی(template)از قبیل نمای استاندارد از لیست(standard list view) یا لیست فعالیت های پروژه (project task list) وجود دارد. تیم بازاریابی برای پیگیری مشکلات مرتبط با طراحی کنفرانس مثل بانک اطلاعاتی (database) ثبت نام, از لیست پیگیری موارد (issue tracking list)استفاده می کند.پس از پیگیری اعضای گروه, این موارد را گزارش کرده و تا زمانی که راه حلی برای آن ها پیدا نشده, هرگونه تغییر را یادداشت می کنند.  کار با لیست ها: هنگامی که شما یک سایت گروهی می سازید, چندین لیست برای شما ساخته می شود.دامنه این لیست های از پیش تعریف شده, از یک تالار گفتگو (discussion board) تا یک لیست از تقویم ها  (calendar list) می باشد. شما می توانید این لیست ها را سفارشی کرده, موارد دلخواه را به آن ها اضافه کرده و از میان الگوها(template)ی موجود لیست های دیگر با تنظیمات و ستون های دلخواه بسازید. لیست ها شامل اطلاعات مختلفی مثل متن, تاریخ و تصاویر هستند. لیست ها همچنین می توانند شامل محاسباتی از قبیل جمع و یا اطلاعاتی مثل تاریخ محاسبات برحسب روزهای هفته باشند. لیست های رایج برای همکاری (collaboration):