نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) آخرین راه حلی است که در فناوری اطلاعات برای استفاده در برنامه های  تجاری در نظر گرفته است, نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در صدد ارائه راه حل هایی برای یکپارچه کردن, ساده و موثر کردن عملکرد و جریان اطلاعات شرکت برای همکاری منابع یک سازمان ( نیروی انسانی, مواد, مالی , ماشین آلات) است. به علاوه در سالهای قبل به این صورت بوده است که اجرای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) فقط برای شرکت های بزرگ بین المللی و شرکت های سازمانی که هزینه بالایی دارند امکان پذیر بوده است. امروزه در هند شرکت های زیادی از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده می کنند و انتظار می رود در آینده نه چندان دور حدود 60%  از شرکت ها از یک یا چند بسته نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده کنند تا به سود رقابتی که مورد نظر دارند برسند. چون ملزومات تجارت به طور طبیعی پیچیده است اجرای بسته نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)  به شرکت های تازه تاسیس با توانایی های عملی برای ارزیابی , مهندسی دوباره فرآیندهای تجاری (BPR ( , نقشه برداری تجهیزات تجاری و بومی سازی بسته نرم افزاری برای تجهیزات خاص و مدارک احتیاج دارد. دیر یا زود یک شرکت مبتدی بی اطلاع از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) احساس می کند که از دور رقابت کنار گذاشته شده است. در این مقاله نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) از دیدگاه های مختلف و در فضا های به خصوص که برای شرکت های مبتدی مناسب هستند, بررسی می شود. تکامل تدریجی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) : برای رشد در هر محیط تجاری، نیازهای زیر مطرح می شود: ابتکار در کنترل قیمت احتیاج به آنالیز قیمت ها/ درآمد تولید یا درآمد پایه مشتری انعطاف پذیری برای پاسخ دادن به تغییر تجهیزات تجاری آگاهی زیاد برای گرفتن تصمیمات تجاری تغییرات در راه های انجام تجارت دشواری در گرفتن اطلاعات درست و به موقع و فضای نا مناسب برای عملکرد پیچیده تجاری مشکلات , موانعی هستند که در هر تجارت رو به رشدی وجود دارد   سیستم های اطلاعات مدیریت   MIS   سیستم های اطلاعاتی یکپارچه IIS  سیستم های اطلاعاتی اجرایی EIS  سیستم های اطلاعاتی شرکتی   CIS  سیستم های کل شرکت    EWS         برنامه ریزی منابع مواد     MRP  برنامه ریزی منابع  تولیدی  MRP II  برنامه ریزی منابع مواد      MRP III نیاز به نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP): زمان و سرعت رشد نیازهای تجاری یک برنامه یا برنامه های دیگر و سیستم های برنامه ریزی برای برخورداری با این موانع و دستیابی به رشد تجهیزات معرفی می شوند. بیشتر سازمان های دنیا متوجه شده اند که در تغییر سریع محیط ایجاد و نگهداری بسته نرم افزاری طراحی شده قدیمی که نسخه جدید و به روز آن فراهم شده غیر ممکن است. درک نیاز های سازمان های کاربری مربوط به تعدادی از  شرکت های نرم افزاری برجسته باعث طراحی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) شد. ویژگی های  نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP): برخی خصوصیات کلی و کارهائی که نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) می تواند  برای سیستم های تجاری انجام دهد در زیر آمده است: نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) سیستم های اطلاعاتی که تمام فضاهای عملکرد سیستم (مثل تولید و فروش و پخش, پرداخت, دریافت) پوشش می دهند را برای کمپانی های وسیع یکی می کند. تهیه فهرست اموال, حساب ها, منابع انسانی و غیره نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) فعالیت های مرکزی شرکت را انجام می دهد و سرویس دهی به مشتری را افزایش می دهد و در نتیجه تصویر ذهنی شرکت را بهبود می بخشد. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) وقفه های اطلاعاتی سراسر سازمان را از بین می برد. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) برای یکپارچگی سیستم ها نه فقط در یک قسمت بلکه در سراسر شرکت هایی که زیر نظر یک مدیریت هستند تولید شده است. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) تنها راه حل برای مدیریت بهتر پروژه است. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) به تولیدات اتوماتیک اجازه استفاده از آخرین تکنولوژی را می دهد مثل: سرمایه انتقالی الکترونیک EFT  , مبادله الکترونیکی داده ها EDI و اینترنت و اینترانت, کنفرانس های ویدیویی و تجارت الکترونیک و غیره نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) بزرگترین مشکلات تجاری ار قبیل کمبود مواد, سرویس های مشتری و مدیریت پرداخت و مشکلات موجود افزایش سودآوری را از بین می برد. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) فقط تجهیزات متداول شرکت ها را مرتب نمی کند، بلکه فرصتی برای بهبود مداوم و جدید کردن عملکرد تجاری فراهم می کند. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) ابزار های هوش تجاری مثل سیستم های پشتیبانی تصمیمات DSS , سیستم های اطلاعات اجرایی و گزارشی EIS ,  جستجوی اطلاعات و سیستم های اخطار اولیه Robot برای قادر ساختن مردم برای تصمیم گیری بهتر و بهبود بخشیدن به عملکردهای تجاری را تولید می کند. اجزای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP): فروش و بازاریابی برنامه ریزی برای  کارفرمایان برنامه ریزی تجهیزات عمده برنامه ریزی ظرفیت تجهیزات صورت حساب مواد خرید کنترل روند خرید محاسبه پرداخت/ دریافت محاسبات منطقی مدیریت پذیرش محاسبات مالی تهیه کنندگان نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP): تعداد زیادی تهیه کننده نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) در بازار وجود دارد . تعدادی از شرکت های بین المللی معروف ارائه دهنده تولیدات نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) عبارتند از: BANN CODA D&K IBM JD EDWARDS MARCARN ORACLE PEOPLESOFT PLATINUM RAMCO SAP SMI SOFTWARE 2000 مهندسی مجدد فرآیند تجاری (BPR) و نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP): مهندسی مجدد فرآیند های تجاری لازمه پیش رفتن با ابزار قدرتمند برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) است. قبل از استفاده از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) باید مطالعه عمیق در زمینه طراحی مجدد فرآیندهای  تجاری داشته باشید. طراحی مجدد فرآیند های تجاری کمبود های موجود در سیستم را مشخص کرده و و برای بالا بردن بهره وری سازمان تلاش می کند و منابع انسانی را بر اساس قسمت های موجود دوباره سازمان دهی می کند.

اندازه گیری کارایی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی

میزان کارایی خود را تحلیل کنید: رسیدگی به بعضی قسمت های نرم افزار می تواند آسان تر از قسمت های دیگر باشد. به طور کلی , سنجش قسمت هایی که برای اتوماتیک کردن فرآیندهایی مثل چاپ برچسب های حمل کالا و آگاهی دادن به مشتریان طراحی شده اند آسان تر از برپایی benchmark است. سنجش قسمت هایی بیشتر مشکل است که نشان می دهد یک کارمند با آن نرم افزار آشنایی ندارد.برای مثال اگر بررسی ها نشان دهد علیرغم قابلیت های اتوماتیک نرم افزار پیشرفت کمی در خطاهای مربوط به حمل کالا حاصل شده است, شما ممکن است نیاز داشته باشید دوباره از کارمندان کلیدی کمک بگیریدو از آنها بپرسید تا به شما نشان دهند که دقیقا چگونه از نرم افزار استفاده می کنند. کامرون می گوید "شرکت ها معمولا در فهم تاثیر تکنولوژی جدید بر فرآیندهای تجاری با شکست مواجه می شوند". کامرون می گوید " اگر یک شرکت تکنولوزی های جدید را بکارگیرد اما این تکنولوژی تاثیری در بهبود فرآیند های تجاری نداشته باشد, برای مثال اگر به اشتراک گذاری فایل ها هنوز هم با همان روش های پیشین انجام شود و یا هنوز هم از فرآیندهای دستی به جای نوع اتوماتیکی آن استفاده شود, نشان می دهد که نرم افزار توقعات آنها را برآورد نکرده است". فرآیند های کلی راه اندازی کنید: خانم تابز نوشته " اگر سازمان شما به بن بست رسیده , یک فرآیند بسیار عالی بکار نبرده اید,  اما اگر شما فرآیند های کلی را پس از پیاده سازی نرم افزار, بکار ببرید, با اختیار پیگیری که به شما داده می شود, می تواند به افزایش کارایی سازمان شما کمک کند." حفاظ اطلاعاتی و ذخیره داده بر روی دسک تاپ(desktop) یعنی جاهائی که در مواقع ضروری نمی توانند در دسترس باشند, نمونه ضعیف دیگری از فرآیند های تجاری است. مورد دیگری که می تواند داده ها را با خطر جدی مواجه کند, بوجود آمدن ایراد دقیقا در زمان نصب نگارش جدید نرم افزار (upgrade) امنیتی و یا استفاده از رمزهای عبور (password) ساده ای است که براحتی حدس زده می شوند. فرآیند های عملی که شما معمولا از آنها استفاده می کنید در این بحث کمتر اهمیت دارند. فرآیندهای تجاری در شرکت ها متفاوت است, حقیقت این است که آنها به صورت کلی پیگیری نخواهند شد. به کارمندان اطلاع دهید که در صورت تبعیت نکردن از موارد بالا خودشان را به خطر خواهند انداخت. یک حلقه آموزشی پیوسته ایجاد کنید: اغلب شرکت ها با پذیرش آموزش پیاده سازی یک تکنولوژی گران قیمت، از میزان هزینه ها و تعداد کارمندان می کاهند. اما هنگامی که کارمندان بدلیل نداشتن آموزش های لازم, در استفاده از همه ویژگی های نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) با شکست مواجه می شوند و یا به دلیل مقاومت در برابر تغییرات ,تا زمانیکه شما فقط از یک قسمت از قابلیت های آن استفاده می کنید, مزایای نرم افزار در طولانی مدت از بین خواهد رفت. با توجه به این نکات شما باید برای محافظت از سرمایه تکنولوژی به آموزش های پایه ای برگردید. تابز می گوید "شما نیاز به یک حلقه بازخور (feedback) پیوسته دارید, به آن برگردید و با کاربر نهایی (end user) صحبت کرده و به فاصله اطلاعاتی پی برده و صحیح ترین عمل را انتخاب کنید. اگر کاربر نهایی (end user) شما احساس کند که نرم افزار اشکال دارد آن احساس واقعی است. خود را برای اشکالات امنیتی اجتناب ناپذیر آماده کنید: بیشتر شرکت ها با ایراد امنیتی در بعضی قسمت ها مواجه خواهند شد.اگر عملیات شما ناگهان متوقف شود این ایراد لزوما از تکنولوژی نیست. حوادث ناگوار طبیعی, مشکلات امنیتی و حتی یک تغییر در چرخه تجاری می تواند سیستم های سرویس دهنده و برنامه های کاربردی شما را تحت تاثیر قرار دهد, آیا شرکت شما برای رفع و رجوع این پیامدها آماده است؟ شما برای پوشش این وقایع, به یک طرح ویژه نیاز دارید. مشاور Rod Hansen تحلیل گر نرم افزار برای راهکارهای تجاری مایکروسافت شرکت Solomon می گوید " از اینجا شروع کنید که چه چیز ممکن است بوجود آورنده این وقایع باشد؟سپس شما می توانید طرحی برای آن چیزهائی که اعتقاد دارید از کنترل شما خارج شده اند مثل شرایط آب و هوائی و سرقت های احتمالی, ایجاد کنید." برای مثال "بگوئید شرکت شما داده های از دست رفته را به عنوان تنها عامل خطر مشخص کرده است." در این موارد, تهیه نسخه پشتیبان (backup) به صورت دوره ای از داده ها باید در اولویت قرار گیرد. هانسن توضیح می دهد " اگر شما نسخه پشتیبانی از داده ها تهیه نکنید خود را به خطر بزرگی انداخته اید "

اجزای کلیدی مدیریت محتوای سازمانی - قسمت دوم

امکان تالیف اسناد ساخت یافته: قالب جدید Open XML مایکروسافت آفیس, که بوسیله نرم افزارهای سرویس گیرنده آفیس 2007 پشتیبانی شده است, برای تعیین کردن انواع محتویات, با قابلیت های سمت سرور(server-side) ترکیب شده است, تا محیطی برای مولفان دایر شود که بتوانند در شرایط سازگار آن اسناد را ایجاد کرده و در یک زمان یکسان, بآسانی از اسناد مجددا استفاده کنند. قالب open XML آفیس سازمان را قادر می سازد با استفاده از طرح های XML که بیشترین تناسب را ملزومات تجاری دارند, الگوهائی تعریف کنند. این طرح می تواند شامل تگ هائی که با بخش های مختلف یک سند تطابق دارند مثل باشد. یک الگو برای یک نوع بخصوص از سند, بوسیله مراجعه به این طرح های XML از پیش تعریف شده و ایجاد یک نمای گرافیکی (presentation) و صفحه آرایی برای بخش های مختلف سند, ایجاد می شود. این الگوها سپس با انواع محتوا و در راستای گرش های کاری وابسته و سیاست مدیریت اطلاعات (information management) در کتابخانه اسناد, مرتبط می شوند. هنگامیکه یک مولف بخواهد نوع جدیدی از سند را ایجاد کند, در بالای صفحه الگوهائی به او نشان داده خواهد شد که می تواند هر کدام از آنها را برای نوشتن اسناد, انتخاب کند. همچنین این دسترسی به سازمان اجازه می دهد تا بر قسمت هائی که ممکن است ویرایش شوند, کنترل داشته و از آنها در برابر تغییر, محافظت کند(برای مثال تکذیب های قانونی) امکان استفاده مجدد از محتویات وجود دارد چراکه همه مفاهیم به صورت اتوماتیکی با کدهای XML مناسب ضمیمه شده اند و می توانند به صورت برنامه ریزی شده ای برای سرهم کردن اسناد, توزیع و تغییرات ,پردازش شوند. همکاری بر روی اسناد: هنگامیکه احتمال کار چندین مولف, با هم بر روی یک سند وجود دارد, امکان ثبت ورود و خروج (check in/check out) , ارائه کردن نسخه متوالی یک سند (versioning) می تواند در  آسان تر انجام شدن این همکاری, مفید واقع شود. راهکار مدیریت محتوای سازمانی (ECM) مایکروسافت, بوسیله قابلیت عملیات کتابخانه ای مثل ثبت ورود و خروج (check in/check out) , ارائه نسخه های اصلی و فرعی از یک سند (major/minor versioning) همکاری بر روی اسناد را آسان کرده است. نیاز نویسندگان به بررسی یک سند, پیش از ایجاد تغییرات به  همه این اطمینان را می دهد, که همکاری بر روی سند و ایجاد تغییرات توسط چه کسی و در چه زمانی صورت گرفته است. توسط ارائه نسخه های اصلی و فرعی از یک سند (major/minor versioning) مولفان می توانند نسخه های تجدید نظر شده اصلی را که از لحاظ املا و جمله بندی تغییرات اساسی نسبت به نسخه های تجدید نظر فرعی دارد, از هم تمیز دهند. مزیت مقایسه نسخه ها, با فراهم آوردن امکان مقایسه میان تفاوت های این دو نوع نسخه از سند, به کاربران اجازه می دهد تا این فرآیندها را چک کنند. امنیت های در سطح بخش (item-level) به افراد مختلف که بر روی یک سند کارمی کنند, این اطمینان را می دهد که حقوق مقتضیی (مثل ویرایش, خواندن و ...),به آنها داده می شود. به منظور آسان کردن همکاری, چندین گردش کاری دیگر  خارج از این برنامه نیز در دسترس است که شامل تجدیدنظر/تصویب (review/approval) و مجموعه امضاهای گردش کاری (signature collection workflow)  هستند. برای برپائی فرآیندهای تجدیدنظر/تصویب (review/approval) کاربر اطلاعات باید گردش های کاری مناسب را از منوی فایل موجود در برنامه مایکروسافت آفیس word 2007 انتخاب کند و سپس فرمی را که نشان می دهد چه کسانی باید در این گردش کاری شرکت کنند و اینکه چه مدت طول می کشد تا فعالیت های این گردش کاری تکمیل شود, پر کند. این فرآیند سند را به سرور ارسال کرده (البته اگر در حال حاضر در آنجا ذخیره نشده باشد), برای هر شرکت کننده یک فعالیت ایجاد می کند و توسط پیغام الکترونیکی به هر کدام از آنها یک ابلاغیه ارسال می شود, تا فعالیت ها برایشان تفهیم شود. هنگامیکه شرکت کنندگان ابلاغیه (notification) را دریافت کرده و سند را باز کردند, می توانند بر روی فعالیت مورد نظر در سند کلیک کرده و فرم تکمیل تجدیدنظر/تصویب (review/approval) را پر کنند. همانطورکه گردش های کاری ادامه پیدا می کند و مسئول سازماندهی می تواند فرآیندها را از  روی صفحات نشاندهنده وضعیت (Status Page) پیگیری کنند. در تصویر بالا پیگیری گردش های کاری تجدیدنظر/تصویب (review/approval)  نشان داده شده است . تنظیم سیاست ها برای نحوه استعمال رسیدگی و پیگیری اطلاعات: هنگامی که سندی از منبع اطلاعاتی برداشته می شود(برای مثال, پرینت گرفتن از یک سند و یا توزیع فایل های فردی از طریق پست الکترونیک) مهم است که خصوصیات متنی در آن اسناد وجود داشته باشد. سیاست های ایجاد متمم برای سند (labeling) و بارکد (barcode) کاربران را قادر می سازد تا اطلاعات مهم را مرجع یابی کنند. خاصیت بارکد (barcode) می تواند طوری تنظیم شود که تعیین کند کدام خصوصیات اسناد باید در متمم آن ذکر شود و چگونه این متمم باید پاک شود. هنگامی که سندی را تعریف می کنید که شامل این خصوصیات است, برنامه کاربردی آفیس مستقیما متمم را به درون سند وارد می کند و هر زمان که نیاز باشد(هنگام تغییر خصوصیات) آنها را بروز رسانی می کند.