مدیریت فایل های متعدد با استفاده از قابلیت مرکز اسناد

مدیریت فایل های متعدد با استفاده از قابلیت مرکز اسناد (Document Center) :  نرم افزار آفیس Sharepoint سرور 2007 شامل چندین الگو(template) ی سایت مدیریت اسناد (Document Center Site) است. با استفاده از الگو(template) ی سایت مدیریت اسناد (Document Center Site) ایجاد, استفاده و ذخیره اسناد متعدد, بهینه سازی می شود.  کارکنان سازمان جهت ذخیره سازی و مدیریت کتابچه های راهنما مثل کتابچه های حاوی لیست قیمت ها(Price List) , اوراق مشخصات محصول(Specification Sheet) و کاتالوگ های مقایسه محصولات از قابلیت مرکز اسناد(Document Center) استفاده می کنند.  روش های استفاده از سایت مرکز اسناد(Document Center Site): برای ورود اطلاعات به سایت مرکز اسناد(Document Center Site) دو روش وجود دارد:  • ورود اطلاعات از طریق یک محیط نگارشی (authoring environment) • ورود اطلاعات از طریق یک محیط آرشیو موضوعی (content archive) در یک محیط نگارشی (authoring environment) کاربران می توانند اسناد را در سایت ثبت کرده, به بررسی صحت اسناد موجود پرداخته و ساختارهای پوشه ای(folder) برای فایل ها بوجود آورند.قابلیت وجود نسخ مختلف(versioning) در این محیط فعال بوده و حدود 10 یا بیش از 10 نسخه از نسخه های پیشین هر سند می تواند وجود داشته باشد.  کاربران می توانند دائما به ثبت و بررسی اسناد بپردازند, چرخه های کاری (workflow) موجود, چرخه عملیات آن ها را کنترل می کنند. در مقابل, در محیط آرشیو موضوعی (content archive) تعداد عملیات نگارشی توسط افراد بسیار محدودتر شده است.در این محیط, کاربران تنها قادر به دیدن و آپلود اسناد هستند.الگوی سایت مرکز اسناد(Document Center Site) از آرشیوهای مبتنی بر دانش(knowledge base) پشتیبانی می کند.این آرشیو ها حاوی اطلاعات و دانش متخصصین در یک زمینه خاص هستند. آرشیوهای مبتنی بر دانش(knowledge base) معمولا شامل نسخه های تکی از اسناد هستند. سایت ساخته شده توسط این محیط می تواند تعداد 10 میلیون فایل را در خود ذخیره کند.در صورتی که گروه هائی مثل مرکز پشتیبانی فنی یک سازمان بزرگ ممکن است در آن واحد حدود 10 هزار بیننده داشته باشد آن هم تنها به قصد خواندن و حدود 3 هزار تا 4 هزار کاربر نیز ممکن است قصد آپلود اطلاعات جدید به سایت را داشته باشد.  با استفاده از الگوی سایت مرکز سوابق(Records Center site) امکان تهیه آرشیوهائی با مقیاس بزرگ وجود دارد.این الگو شامل قابلیت هائی برای مدیریت, نگهداری و طبقه بندی سوابق(record) است.  اهمیت قابلیت کنترل مدارک(Document Management) و ارتباط آن با مرکز اسناد (Document Center): چنانچه مایل به پیاده سازی یک سیستم کنترل مدارک(Document Management) جامع در سازمان خود هستید, بهره گیری از قابلیت سایت مرکز اسناد(Document Center Site) ارائه شده توسط آفیس Sharepoint سرور 2007 را به شما پیشنهاد می کنیم.  هنگامی که تعداد مدارک(document) موجود در یک سازمان زیاد شده و نگهداری آن به شیوه ای غیر متمرکز احتمال از بین رفتن مدارک در معرض ریسک سازمان را افزایش می دهد, استفاده از الگوهای سایت مرکز اسناد(Document Center Site) که به بهینه سازی فرآیند ایجاد, استفاده و ذخیره تعداد زیادی مدرک منتج می شود, تاثیر بسزائی خواهد داشت. یک سیستم کنترل مدارک(Document Management) معتبر به اعضای سازمان کمک می کند تا از چگونگی و نحوه ذخیره سازی مدارک, مدل های کاملی ایجاد کنند, درنتیجه یک استراتژی ایجاد تغییر اثر بخش فراهم می شود.  با بررسی این روند و تحلیل بازخورد(feedback)های جمع آوری شده یک ابزار اجرایی مناسب, کم هزینه و اثر بخش در اختیار خواهید داشت. هدف سیستم کنترل مدارک(Document Management) حداکثر نمودن ارزش مدارک موجود در سازمان برای مدیران و کارکنان است.  ارزش و اهمیت مدارک موجود در سازمان زمانی نمایان می گردد که منافع حاصل از شیوه صحیح نگهداری و کنترل آن ها به گونه ای نمود پیدا کند. در نظر بگیرید, هنگام برپایی یک مناقصه یا یک دعوی حقوقی به ارائه مدارک سازمان نیاز پیدا کنید, چنانچه زمان تحویل مدارک به هر علت به تاخیر بیفتد, اهمیت وجود یک سیستم یکپارچه الکترونیکی مثل سیستم کنترل مدارک(Document Management) بیشتر احساس خواهد شد.  مزایای مرکز اسناد(Document Center):  سایت مرکز اسناد(Document Center Site) قابلیت هائی را برای ایجاد و مدیریت مجموعه های بزرگ اسناد, فراهم می کند. به علاوه سایت مرکز اسناد(Document Center Site) قابلیت های ویژه ای را برای کنترل مدارک(Document Management) به صورت پیش فرض فعال کرده است. مزیت اول:پیمایش به شیوه درختی:  نمای درختی(tree view) یک شیوه پیمایش نام آشنا برای کاربران ویندوز است.از آنجائی که یک کتابخانه اسناد(Document library) می تواند شامل چندین فولدر در طبقه بندی های مختلف باشد, به جهت بالا بردن سرعت پیمایش و کشف اسناد بایستی یک نمای درختی برای فایل ها وجود داشته باشد. شکل زیر نمونه یک نمای درختی(tree view) است:  مزیت دوم:امکان تهیه نسخه های اصلی و فرعی از سند:  در یک کتابخانه اسناد(Document library) فعال کردن یا نکردن خاصیت وجود نسخ اصلی و فرعی(Major and Minor) به عهده خود شماست.  کارکنان بخش مرکز اسناد (Document Center) برای استفاده از کتابخانه اسناد (Document library) از قابلیت نسخ اصلی و فرعی با تنظیمات پیش فرض استفاده می کنند. قابلیت وجود نسخ مختلف(Versioning) به شما در پیگیری تغییراتی که در اسناد رخ داده است, کمک می کند. شما همچنین می توانید برای مدیریت محتویاتی که قصد تجدید نظر در آن ها را دارید, از این مزیت استفاده کنید. هنگامی که قابلیت وجود نسخ مختلف(Versioning) فعال باشد, می توانید نسخه پیشین سند را به عنوان سند جاری برگردانده و یا بدون اینکه سند قبلی بر روی سند جدید بازنویسی(overwrite) شود, محتویات آن را مشاهده کرد.  شکل زیر نمونه نسخ موجود از یک سند را در مرکز اسناد(Document Center) نشان می دهد: مزیت سوم:ثبت و بررسی صحت اسناد:  تنظیمات پیش فرض موجود در مرکز اسناد(Document Center) کاربران را به ثبت(check-in) و سپس بررسی صحت اسناد(check-out) وادار می کند. قابلیت بررسی صحت اسناد(check-out) از بوجود آمدن هرگونه مغایرت و مشکل در هنگام کار با فایل ها جلوگیری می کند, به این علت که در یک زمان تنها یک نفر اجازه تغییر محتویات فایل راخواهد داشت. هنگامی که شخصی فایلی را برای ویرایش(Edit) با زمی کند, صحت آن فایل به صورت اتومات بررسی خواهد شد مگر اینکه همزمان شخص دیگری در حال بررسی(check-out) فایل باشد. پس از اینکه صحت فایل بررسی شد, تا زمانی که فایل مجددا ثبت نشود(check-in) تغییرات شما برای دیگران قابل مشاهده نخواهد بود.این استراتژی حتی زمانی که شما بر روی هارد دیسک شخصی خود یا روی یک سرور هم در حال کار باشید, وجود دارد.  هنگامی که مجددا به ثبت فایل تغییر داده شده اقدام کردید, مجبور خواهید شد توضیحات (comment) ی را در مورد تغییرات صورت گرفته, در فایل یادداشت کنید, این توضیحات بخشی از تاریخچه آن نسخه از فایل محسوب می شود و به دلیل اینکه کتابخانه اسناد(Document library) نسخه های اصلی و فرعی(Major and Minor) فایل را پیگیری می کند, شما بایستی انتخاب کنید کدام نوع نسخه را ثبت کرده اید.  مزیت چهارم:طبقه بندی مندرجات:

مزیت طبقه بندی مندرجات,(content type) یک مجموعه تنظیمات قابل استفاده مجدد (reusable) برای طبقه بندی محتویات است. شما می توانید برای مدیریت داده های تکمیلی(metadata) , الگوها(template) و مدارک(document) به شیوه ای سازگار از مزیت طبقه بندی مندرجات(content type) استفاده کنید. برای مثال, کارکنانی که در بخش مرکز اسناد(Document Center) مشغول به کار هستند, شش نوع طبقه بندی برای مندرجات(content type) تعریف کرده اند.

 هر طبقه بندی از یک الگو(template)ی ویژه که مشخص کننده نوع فایلی است که کاربران می توانند ایجاد کنند, تشکیل شده است.

 کارکنان سازمان برای تهیه لیست قیمت ها(Price List)از برنامه Publisher مایکروسافت آفیس و برای تهیه کاتالوگ های مقایسه محصولات(Product comparison) از برنامه اکسل 2007 استفاده می کنند.

 منوی New , طبقه بندی هائی را که به وسیله سایت مرکز اسناد(Document Center Site) استفاده می شود, نشان می دهد.برای هر لیست یا کتابخانه(Library) طبقه بندی های موضوعی(content type) وجود دارد.

 مزیت پنجم:وب پارت(Web Part) مرتبط با اسناد:

 قابلیت وب پارت(Web Part) مرتبط با اسناد کمک می کند تا نمای سفارشی ساخته و آنگاه عملیات ایجاد, بررسی صحت(check-out) و تغییرات را در آن پیاده کنید.

 در مراکز اسناد(Document Center) بزرگ, وب پارت(Web Part) می تواند در صرفه جوئی در وقت و کاهش میزان تلاش شما در هنگام کشف فایل ها کمک کند.

شکل زیر یک وب پارت(Web Part) را نشان می دهد:

علاوه بر ستون هائی که در تصویر قبل نشان داده شد, وب پارت(Web Part) های مرتبط با اسناد به پوشه(folder)ای که سند و خصوصیات سند(document property) در آن قرار گرفته یک لینک دارند.