بهره گیری از قابلیت خط مشی مدیریت اطلاعات (Information Managemen

تبعیت از الزمات حقوقی با بهره گیری از خط مشی های مدیریت اطلاعات (Information Management):  آیا در سازمان شما هم در مبحث مدیریت اطلاعات(Information Management) لزوم اعمال قانون برای تبعیت از ملزومات حقوقی وجود دارد؟ وظیفه ی ارائه یک طرح برای اتومات کردن عملیات پیگیری و تعیین زمان انقضای پروژه ها بر عهده اعضای دپارتمان مستندات (documentation) است. از آنجائی که وظیفه ذخیره اسناد(document) در سایت آفیس Sharepoint سرور 2007 به عهده گروه مستند ساز است, تعریف خط مشی(policy) ها برای مدیران اطلاعاتی(information manager) نیز به عهده این گروه خواهد بود.  خط مشی مدیریت اطلاعات(Information Management policy) چیست؟  منظور از خط مشی مدیریت اطلاعات(Information Management policy) مجموعه قوانینی است که به اسناد(document) اعمال می شود.  با پیاده سازی خط مشی مدیریت اطلاعات(Information Management policy) , سازمان ها می توانند بر مدت زمان نگهداری اسناد و اطلاعات و تعیین عملیاتی که کاربران می توانند در هنگام مواجهه با اسناد, انجام دهند, کنترل داشته باشند. خط مشی مدیریت اطلاعات(Information Management policy) راهی برای حصول اطمینان از میزان تبعیت اسناد سازمانی از ملزومات حقوقی, یا به عبارتی تحمیل فرآیندهای تجاری(business process) داخلی سازمان است.  در نرم افزار آفیس Sharepoint سرور 2007 چندین ویژگی از پیش تعریف شده وجود دارد که سازمان شما می تواند از یکی یا ترکیبی از آنها برای اعمال خط مشی های مدیریت اطلاعات(Information Management policy) به سایت Sharepoint استفاده کند:  • ویژگی نظارت(Audit):  این ویژگی به شما کمک می کند تا دریابید از گزارش گیری ها و عملیاتی که بر روی اسناد(document) و موارد موجود در لیست ها صورت گرفته, چگونه از سیستم مدیریت محتوا(Content Management System) در تحلیل ها استفاده می شود.  شما می توانید ویژگی نظارت(Audit) را طوری تنظیم کنید که هنگام ویرایش اسناد(document) , بازدید از اسناد, ثبت و بررسی اسناد, حذف اسناد و تغییر مجوزها(permission) به شما گزارش داده شود.  تمامی اطلاعاتی که پس از اعمال این خط مشی ها بدست می آید در قالب یک گزارش بر روی سرور ذخیره می شود و مدیر سایت(Site Administrator) توانائی اجرای آن را خواهد داشت. • ویژگی انقضا(Expiration):  این ویژگی می تواند در حذف اسناد(document) یا اطلاعات از رده خارج سایت به شیوه ای منسجم و قابل پیگیری کمک کند. ویژگی انقضا(Expiration) در مدیریت هزینه و خطرهای مرتبط با نگهداری محتویات (content) از رده خارج, به سازمان شما کمک می کند.  شما می توانید به دو روش این خط مشی(policy) ها را به محتویات سایت اعمال کنید:  روش اول: مندرجات(content) خاص در یک تاریخ بخصوص پاک شود.  روش دوم:در صورتی که پس از گذشت یک مدت زمان خاص عملیاتی بر روی یک سند(document) صورت نگرفت, آن سند از سایت پاک شود. • ویژگی بارکد(Barcode):  این ویژگی به شما در تعیین موقعیت فیزیکی مواردی که در لیست ها ثبت شده و یا پیگیری محل قرارگیری کپی هائی از اسناد یا لیست ها که از طریق سایت از آنها پرینت گرفته شده, کمک می کند. ویژگی بارکد(Barcode) یک شناسه منحصربفرد(unique identifier) برای هر سند(document) یا هر مورد عنوان شده در لیست, ایجاد می کند.  کاربران می توانند یک تصویر از بارکد در هر سندی که در برنامه مایکروسافت آفیس در دسترس آنهاست, تهیه کرده و هنگام جستجوی سند از آن استفاده کنند.  • ویژگی برچسب(Label):

این ویژگی می تواند به شما در پیگیری پرینت هائی که از اسناد(document) و یا موارد موجود در سایت Sharepoint تهیه کرده اید, کمک کند. با بهره گیری از ویژگی برچسب(Label) به صورت اتومات برچسب های متنی برای اسناد تولید می شود که خصوصیات(properties) و شکل(format) آن ها توسط مدیر سایت(Site Administrator) و یا مدیر لیست(List Manager) مشخص شده است. هنگامی که کاربر یک برچسب(Label) را به اسناد مایکروسافت آفیس وارد(insert) می کند, اطلاعات این برچسب ها به صورت اتومات با خصوصیات سند(document properties) به روز می شود.  چگونه می توان خط مشی های مدیریت اطلاعات(Information Management policy) را روی سایت پیاده کرد:  به منظور اعمال هر کدام از خط مشی ها بایستی آن را به لیست, کتابخانه(library) یا هر طبقه بندی موضوعی(content type) دیگری که در سایت وجود دارد, اضافه(add) کرد. هنگامی که شما خط مشی را برای افزودن(add) انتخاب می کنید, محل جایگزینی در نظر گرفته شده ,بر چگونگی اعمال خط مشی و چگونگی استفاده از آن تاثیر مستقیم خواهد داشت.  سه روش برای افزودن خط مشی مدیریت اطلاعات(Information Management policy) به سایت Sharepoint وجود دارد:  روش اول: یک مجموعه سایت(Site Collection) بسازید و سپس خط مشی های مورد نظر را به متون(content) , لیست یا کتابخانه(library) مورد نظر اضافه(add) کنید.  در مجموعه سایت(Site Collection), سایت مجموعه خط مشی ها(Site Collection Policy) بالاترین سایت قرار گرفته است. شما می توانید پس از ایجاد یک سایت مجموعه خط مشی(Site Collection Policy) آن را به برنامه یا سیستمی دیگر منتقل(export) کنید تا مدیران دیگر مجموعه سایت ها بتوانند آن را به لیست سایت مجموعه خط مشی ها(Site Collection Policy) وارد(import) کنند. ایجاد یک سایت مجموعه خط مشی(Site Collection Policy) قابل انتقال به برنامه ها و سیستم های دیگر(exportable) به شما قدرت استاندارد کردن خط مشی های مدیریت اطلاعات(information management) را در میان سایت های سازمانی تان می دهد.  برای مثال, هنگامی که کارکنان یک خط مشی انقضا(expiration) ی مشترک را برای همه مجموعه سایت ها(Site Collection) در نظر بگیرند, می توانند مطمئن باشند که همه محتویات(content) از رده خارج به صورت اتومات پاک خواهد شد.  روش دوم: در گالری سایت طبقه بندی مندرجات(Site Content Type Gallery) برای یک سایت طبقه بندی شده موضوعی(Site Content Type) یک خط مشی مدیریت اطلاعات (information management) بسازید و سپس این طبقه بندی را به یکی یا تمامی لیست ها و کتابخانه ها(library) اضافه(add) کنید. شما می توانید یک خط مشی مدیریت اطلاعات(information management policy) را مستقیما از طریق سایت طبقه بندی شده موضوعی(Site Content Type) ایجاد کنید و سپس آن را به چندین لیست یا کتابخانه اعمال کنید. اگر یک خط مشی مدیریت اطلاعات(information management policy) را به این طریق بسازید, این خط مشی به همه مواردی که در مجموعه سایت(Site Collection) آن طبقه بندی موضوعی(content type) قرار گرفته اند و حتی همه طبقه بندی های موضوعی که از این طبقه بندی موضوعی(content type) ارث می برند, اعمال می شود.  برای مثال, دپارتمان حقوقی برای قراردادهای حقوقی خود یک سایت طبقه بندی شده موضوعی(Site Content Type) ساخته است,این سایت به گونه ای تنظیم شده که کاربران بایستی پیش از تهیه پرینت از قرادادها, برچسب(Label) را به آن ها اضافه(add) کنند. علاوه بر تنظیم سایت های طبقه بندی شده موضوعی(Site Content Type) وظیفه تعریف چرخه های کاری تایید(Approval workflow) سفارشی شده نیز به عهده دپارتمان حقوقی خواهد بود, بنابراین همه قرادادهای حقوقی در معرض یک فرآیند تایید(Approval Process) داخلی قرار خواهند داد. این سایت طبقه بندی شده موضوعی(Site Content Type) برای دیگر سایت های شرکت نیز در دسترس است و تضمین می کند که همه قراردادهای سازمان به شیوه منسجم مدیریت می شوند.  روش سوم:برای یک لیست یا یک کتابخانه(library) یک خط مشی مدیریت اطلاعات(information management policy) بسازید.  در صورتی که سازمان شما به سیاست های مدیریت اطلاعات ویژه ای برای اعمال به دسته کوچکی از اطلاعات نیاز دارد, می توانید یک خط مشی مدیریت اطلاعات(information management policy) بسازید که فقط به یک لیست یا کتابخانه(library) اعمال شود.  این روش ایجاد خط مشی مدیریت اطلاعات(information management) کمترین انعطاف را دارد چراکه خط مشی ها تنها به یک محل اعمال می شوند و برای مکان های دیگر غیر قابل استفاده و غیر قابل انتقال هستند.