ضرورت استفاده از قابلیت مدیریت صحت اطلاعات

ضرورت استفاده از قابلیت مدیریت صحت اطلاعات

محافظت از فایل هائی که کاربران ازسایت شما دانلود کرده اند:

مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 به منظور حفاظت از فایل هائی که کاربران ازسایت شما دانلود کرده اند, قابلیتی به نام مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) را پیشنهاد می کند.

 مدیریت صحت اطلاعات چیست و چگونه از فایل ها محافظت می کند؟

 مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) روشی برای محدود کردن اختیارات وعکس العمل هائی است که کاربر می تواند پس از دانلود فایل از یک لیست Sharepoint یا یک کتابخانه(library)روی آن فایل انجام می دهد.

 مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) فایل را رمزگذاری(encrypt) کرده و سپس افراد و برنامه هائی که امکان رمزگشایی(decrypt) آن را دارند, کنترل می کند.

 کنترل اینکه چه افرادی پس از رمزگشایی(decrypt) اجازه اعمال چه عملیاتی را دارند نیز به عهده سیستم مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) است.

 در سایت آفیس Sharepoint سرور 2007 شما می توانید به جای تخصیص مدیریت صحت اطلاعات (Information rights Management) به تک تک فایل ها, آن را به کل لیست یا کتابخانه اعمال کنید.

 از این طریق میزان اطمینان به اعمال همسان قانون حفاظت از اطلاعات مجموعه اسناد بالا می رود. هنگامی که شما مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) را برای یک کتابخانه تخصیص می دهید, این قابلیت به تمام فایل های موجود در آن کتابخانه نیز اعمال می شود.

اما هنگامی که شما مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) را به یک لیست کتابخانه تخصیص می دهید, این قابلیت به موارد لیست(list item) اعمال نمی شود بلکه به فایل های که به موارد لیست پیوست(attach) شده اند, اعمال می شود.

 مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) از فایل ها در برابر چه چیز محافظت می کند؟

• اگر می خواهید افراد پس از دانلود فایل ویا ارسال آن توسط پست الکترونیک(email) بدون مجوزهای لازم حتی اجازه دیدن مندرجات آن را نداشته باشند.....

 • اگر می خواهید دسترسی افراد به اسناد(Documents) تنها در مدت زمان خاص امکان پذیر باشد و پس از گذشت این مدت زمان مجددا آن ها به تمدید اعتبار(credential) و در واقع ورود مجدد نام کاربری و رمز عبورنیاز پیدا کنند و یا حتی آن ها را به دانلود مجدد فایل مجبور کنید...

 • اگر می خواهید امکان عملیاتی مثل (copy/paste) و قابلیت دیدن صفحه نمایش در حالت چاپ(print screen) در پنجره های ویندوز, ویرایش, پرینت و فکس برای کاربران غیر فعال شود...

• اگر می خواهید در هنگام ترویج موضوعات(content) در میان سازمان, سیاست هائی را به آن ها اعمال کنید...

قابلیت مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور2007 راه حل منطقی خواهد بود.

 آفیس Sharepoint سرور2007 برای فایل هائی که در ادامه به آن ها اشاره می شود, پشتیبان(protector) در نظر می گیرد:

 • فرم های مایکروسافت آفیس InfoPath

• فایل های مایکروسافت آفیسword , اکسل و پاورپوینت نسخه 97 تا 2003

• فایل های مایکروسافت آفیسword , اکسل و پاورپوینت نسخه 2007

• سندهائی با فرمت (XML Paper Specification) در صورتی که به منظور محافظت از هر کدام از فایل هائی که در بالا به آن اشاره شد, قصد استفاده از قابلیت مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) را دارید, مدیر سرور(Server Administrator) شما بایستی برنامه پشتیبان(protector) را برای شما نصب کند.

 مقدماتی که پیش از پیاده سازی سیستم مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) بایستی فراهم کرد:

 •بایستی بر روی همه وب سرورهای سایت سرویس های صحت مایکروسافت ویندوز(Right Management Service) نسخه مشتری(client) بسته نرم افزاری شماره دو(Service Pack2) نصب شود.

 • قابلیت مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) در مرکز مدیریت سایت (Central Administration) شما فعال شده باشد.

• مدیر سرور (Server Administrator) شما بایستی روی همه وب سرورهائی که حاوی فایل هائی اند که قرار است توسط سیستم مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) از آن ها محافظت شود, برنامه پشتیبان(protector) نصب کند.

 • شما بایستی حداقل مجوز طراحی(Design) را برای لیست یا کتابخانه(Library) داشته باشید.

 ضرورت استقرار سیستم کنترل مدارک(Document Management):

 ضرورت پیاده سازی سیستم های کنترل مدارک (Document Management) از دو نیاز سرچشمه می گیرد:نیاز اول, آگاهی از وضعیت مدارک در سازمان یا (آنچه هست) و نیاز دوم, آگاهی از نتایج یا پیامدهای حاصل از پیاده سازی سیستم کنترل مدارک(Document Management) است.

 اگر اعضای سازمان نوعی تمایل به بهبود همکاری(collaboration) بین خود و واحدهایشان ابراز کرده اند بکارگیری سیستم کنترل مدارک(Document Management) یک سیستم تغییر مفید است.

هنگامی که سیستم کنترل مدارک(Document Management) کارکرد خوبی داشته باشد, کارکرد افراد و در نتیجه کارکرد کل سازمان بهینه خواهد شد.