اجزای کلیدی مدیریت محتوای سازمانی - قسمت سوم

محافظت از اطلاعات: به منظور حفاظت از اطلاعات درون منابع اطلاعاتی, صاحبان کتابخانه, می توانند مجوزهای امنیتی ویژه ای را بر روی فولدرهای شخصی و یا فایل ها قرار دهند, که فقط افراد شناخته شده حق دیدن آنها, تغییر دادن در آنها و پاک کردن محتویات آنها را از کتابخانه داشته باشند. به منظور حفاظت از اسناد, زمانی که از منبع اطلاعاتی خارج می شوند (به عنوان مثال, زمانی که شخصی یک فایل را بر روی laptop اش دانلود می کند) مدیران می توانند مدیریت حقوق اطلاعات (Information Rights Managements(IRM)) را بر روی کتابخانه مقرر کنند, که برای  سند بکارگرفته شده, زمانی که از منابع اطلاعاتی خارج می شوند, اعمال شود. از این طریق می توان مطمئن شد که اطلاعات حساس سهوا و به اشتباه به بیرون از سازمان فرستاده نخواهند شد و یا از طریق یک laptop به سرقت نخواهد رفت. در چنین مواردی, از محتویاتی مثل صفحات گسترده (spreadsheet) می توان محافظت کرد بدلیل اینکه تنها بخش های "منتشر شده" توسط مرورگر وب در دسترس هستند. از این طریق, اطلاعاتی که نیاز به اشتراک گذاری دارند, مثل جدول, نمودار(chart) , گراف  می تواند به صورت وسیعی به اشتراک گذاشته شود, تا موقعی که اطلاعات محرمانه موجود در صفحات گسترده محافظت شوند. فرآیند تجاری اتومات شده: مدیریت محتوای سازمانی (ECM) مایکروسافت, فرآیندهای تجاری اتوماتیک شده ای را با استفاده از قابلیت های گردش کاری که با محتویات منابع اطلاعاتی و قابلیت های فرم, یکپارچه شده اند, ارائه می کند. فعالیت های ایجاد شده می تواند توسط ابلاغیه هائی در مورد فعالیت, به شرکت کنندگان تخصیص داده شود. شرکت کنندگان می توانند بوسیله چک کرردن صفحات نشاندهنده وضعیت (StatusPage) مرتبط شده با گردش های کاری, پیگیری بیشتری بر گردش های کاری داشته باشند. علاوه بر فعالیت های به تعویق افتاده, صفحه نشاندهنده وضعیت (Status Page) همچنین شامل تاریخچه اطلاعاتی است که به صورت بخصوص بوسیله مولف گردش های کاری طراحی شده است. سازمان ها می توانند با استفاده از نرم افزار مایکروسافت Visual Studio 2005 یا مایکروسافت آفیس SharePoint Designer 2007 که جانشین محصول FrontPage مایکروسافت است, گردش های کاری سفارشی ایجاد کنند. بعد از اینکه یک گردش کاری در یک مجموعه سایت بکار گرفته شد, در لیست گردش های کاری ظاهر خواهد شد و مدیران لیست می توانند آن را به انواع داده, لیست ها و کتابخانه ها اضافه کنند. پس از اینکه یک گردش کاری به یک کتابخانه اسناد و یا لیست اضافه شد, آن گردش کاری در دسترس خواهد بود بنابراین کاربران می توانند برای هر بخش در لیست از گردش کاری استفاده کنند. اطلاعات بیشتر در مورد قابلیت های بنیادی گردش های کاری را می توانید با مراجعه به آدرس زیر پیدا کنید: http://msdn.midrosoft.com/windowsvista/building/workflow

مرور کلی توانائی ها و مشکلات مدیریت محتوای سازمانی

تا این لحظه, ایده مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) برای به بیشتر سازمان ها یک مفهوم کاملا جدید است. همانطورکه دنیایی دیجیتالی ارتباطات را تسهیل کرده, سازمان ها "محتویات" را با ارزش بیش از پیش در اشکال گوناگون مثل تصاویر, اسناد متنی, صفحه گسترده(spreadsheet)  , رابط های گرافیکی (presentation) , طرح های گرافیکی, پست الکترونیک, ویدئو و به صورت چند رسانه ای (multimedia) خریداری می کنند. مدیریت حجم زیاد این مفاهیم ساخت یافته و غیر ساخت یافته می تواند پیچیده و مشکل باشد, و این مشکل به سرعت افزایش پیدا می کند. مطالعه اخیری که توسط شخصی به نام Accenture انجام شده, نشان می دهد که در دو سال آینده محتویات بیشتری نسبت به کل تاریخچه بشر, ایجاد خواهد شد و بیش از %93 آن به صورت الکترونیکی خواهد بود. بعلاوه, این اسناد الکترونیکی باید با مجموعه از اطلاعات کاغذی (Paper-based) کنونی , یکپارچه سازی شوند. چندین توانائی اصلی بر روی گسترش زیر ساخت Enterprise Content Management موثر است. در جلوی همه موارد قانونی, یک توانایی مثل Sarbanes-Oxley Act وجود دارد که Enterprise Content Management را از یک سیستم مطلوب به یک سیستم ضروری تبدیل کرده است. در یک دیدگاه قانونی, سیاست های حفظ و نگهداری اسناد قابل اجرا, سیستم های برای مدیریت اطلاعات غیر ساخت یافته و مدیریت سوابق سازگار, همه ملزومات کلیدی هستند. با این حال, هنگامی که نگران برآورده کردن و رسیدگی به این ملزومات قانونی که برای بیشتر سازمان عوامل کلیدی محسوب  می شوند, هستید, چندین عامل تعیین کننده و تاثیر گذاز دیگر هم وجود دارد. اول, این یک نیاز مسلم است که سازمان برای کنترل حجم فراوان سوابق و اسناد تلاش کند این امر مزیت کاهش نسخه برداری از فعالیت ها و کاهش زمان تلف شده برای جستجوی اسناد قدیمی ( و یا بدتر, ایجاد مجدد اسناد از روی Scratch آنها) را به همراه خواهد داشت. سپس, به اتوماتیک کردن فرآیندهای تجاری برای تسهیل مدیریت محتوا و جایگزینی آنها با فرآیندهای دستی و کاغذی, که در نهایت به کم کردن حجم کاری (workload) و بازدهی بیشتر منجر خواهد شد, نیاز است.  و بالاخره, سازمان ها به دنبال راهکارهای Enterprise Content Management ای هستند که به آنها در فرآیند نوشتن و انتشار اطلاعات به اینترانت, اکسترانت و اینترنت (بدون اتکا به اعضا گروه فن آوری اطلاعات (IT) سازمان) کمک کند. بدون شک, بیشتر سازمان ها در حال حاضر وقتشان را صرف بررسی استراتژی هائی می کنند که به آنها در ساختار محتویات, چه از نظر نگهداری سوابق و چه از دیدگاه مدیریت اسناد, کمک کند.ممکن است حتی بعضی از سازمان ها راهکارهائی را برای سازماندهی این اطلاعات اجرا کند که با معیارهای موفقیت و رضایت کاربر تفوت داشته باشد. با این حال, در این بررسی مقدماتی و پیاده سازی آزمایشی مشخص شد, که مشکل اصلی برای موفقیت Enterprise Content Management این است که بیاد داشته باشیم, سازمان ها در اندیشه پیدا کردن یک راهکار که برای آنها مناسب باشد, هستند.

مدیریت محتوای وب

هدف اصلی سیستم محتوای وب (Web Content Management) مایکروسافت, کمک به ارتباط موثر تجاری با کارمندان, شرکا و مشتریان با پروژه از طریق یک شاخه مشترک سازگار و گذاشتن قدرت نشر در دست کاربران تجاری است. راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) سازمان ها را قادر می سازد تا چندین وب سایت و محتوا را برای سایت های چند زبانه (multilingual) و وسایل متحرک (mobile device) به آسانی مدیریت کنند مادامیکه مطمئن شوند که این سایت ها بموقع بروزرسانی شده اند. در این مقاله به شرح قابلیت های مدیریت محتوای وب (Web Content Management) فراهم شده در آفیس SharePoint Server 2007 می پردازیم. نوشتن محتوای وب: راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) یک ویرایشگر WYSIWYG مبتنی بر وب(Web-based) غنی دارد که جداول و ابزارها را برای چک کردن املا و انتخاب تصاویر, پشتیبانی می کند. WISIWYG (what-you-see-is-what-you-get) بدیم معنی است: آنچه می بینید همان چیزی است که بدست می آورید. نویسندگان می توانند ارتباطات با ارزش بالا, تکه کدهای HTML قابل استفاده مجدد که به عنوان بلاک های ساخته شده خدمت می کنند و به تازه کاران طراحی وب اجازه می دهد, به آسانی صفحات را بچینند, ارتباط برقرار کنند. کاربران می توانند محتویات را در میان مفاهیم وب بنویسند همچنین می توانند آن را ویرایش کنند. کاربران می توانند همچنین نویسنده محتوا را از میان محیط آشنای مایکروسافت word انتخاب کنند. سیستم می تواند تبدیلات سمت سرور (server-side) را برای تبدیل این محتوا به HTML بکار ببرد. این محصول بهمراه یک برگرداننده برای اسناد Word عرضه می شود و یک چارچوب برای وصل شده به دیگر انواع برگرداننده ها فراهم می کند. بدلیل اینکه قابلیت مدیریت محتوای وب (Web Content Management) بر اساس بنیاد تکنولوژی ها و محصولات مایکروسافت SharePoint فراهم شده است, قابلیت های کتابخانه برای کاربران در دسترس است تا به آنها اجازه دهد ورود و خروج را ثبت کنند (Check in/check out) و مطمئن شوند که در یک زمان فقط یک نفر بر روی یک صفحه خاص وب کار می کند. همچنین امکان تهیه نسخه های متوالی از یک سند (versioning) همکاری در ایجاو خصوصیات محتویات را تسهیل می کند. از گردش های کاری خارج از محدوده , و مصوبات چندین مرحله ای موازی (parallel) و ترتیبی (serial) توسط پست الکترونیک به طور یکسان که به ایجاد کنندگان محتوا اجازه و قدرت بررسی موشکافانه در سطوح دلخواه بر روی محتویات و پیش نمایش آن قبل از اینکه بر روی سایت برود را می دهد, پشتیبانی شده است. تصویر بالا محل نوشتن محتوا بر روی وب سایت را نشان می دهد. کنترل محتویات به نمایش گذاشته شده و پیمایش: راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) سازمان ها یک کنترل کامل بر چگونگی نمایش اطلاعات بر روی اینترانت, اکسترانت و سایت های اینترنتی می دهد. این کنترل کامل شامل قالب های صفحات قابل تغییر که قابلیت انعطاف نمایش, درست همانند صفحات مایکروسافت ASP.NET Master برای پیمایش های قابل انعطاف می دهد, است. کنترل های پیمایش  (navigation control) فراهم شده است که رفتار آنها می تواند برای برآوردن نیازهای ویژه, اختصاصی شود. برای مثال, کاربران می توانند از رابط کاربری تنظیمات پیمایش (navigation configuration) برای تنظیم کردن اینکه آیا می خواهند سایتشان از پیمایش های کلی سایت مادر و یا قسمتی از پیمایش های آن ارث ببرد؟اینکه بر زیر مجموعه های این وب سایت چه مکانیسمی اعمال خواهد شد ؟و اینکه آیا اشیاء کنترل پیمایش (Object NavigationControl) در صفحات نمایش داده شوند یا نه؟, استفاده کند. علاوه بر نمایش سلسله مراتب منطقی وب به صورت پیمایش (navigation) اغلب گذاشتن قدرت نمایش "لینک های نوشته شده" یا  فعال و غیرفعال کردن لینک هائی که مدیر سایت یا نویسنده بتواند به صورت دستی اضافه کند, مفید است. برای پشتیبانی از این قابلیت, سیستم راهی برای ایجاد یک یا بیش از یک لینک نوشته شده فراهم می کند که به عنوان لینک های اضافی پیمایش نشان داده خواهد شد. روش های مبتنی بر Cascading Style Sheet (CSS) ها (که امکان اضافه کردن برگه به سند, شیوه ترکیب برگه های سند و چگونه ظاهر شده صفحه را می دهد) از همه قسمت های سایت امکان کنترل محسوس بر روی ظاهر و محتویات سایت را می دهد. به منظور نگهداری از شاخه های وب سایت, سیستم روشی را برای جداکردن محتویات صفحه از قالب های صفحه فراهم می کند بنابراین کاربران می توانند بدون نگرانی در مورد دید نهائی و احساس بیننده, بر روی ایجاد محتویات به بهترین شکل ممکن تمرکز کنند. سیستم به صورت اتوماتیکی محتویات و قالب را با هم ترکیب می کند و صفحه نهائی که نشان داده خواهد شد را تولید می کند. از آنجائی که کاربران به چندین الگو برای ویژگی های مختلف نیاز خواهند داشت (برای مثال, صفحه محصولات همیشه به تصاویر مرتبط نیاز خواهد داشت نه یک صفحه منتشر شده نهائی که هرگز نیاز به یک تصویر ندارد) سیستم از چندین قالب صفحه پشتیبانی می کند و برای انتشار انواع مختلف صفحه و محتویات در یک قالب ثابت, سیستم روش ها و زیرساخت های پیمایش اختصاصی را منظور کرده است.