دسترسی به پورتال sharepoint

دسترسی به پورتال sharepoint

هنگام دسترسی به یک سایت مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 ممکن است با سه وضعیت که در ادامه به آن ها اشاره شده, مواجه شوید:  • شما اکنون مجوز (permission) دسترسی به یک سایت دارید بدلیل اینکه صاحب سایت نام شما را به سایت اضافه کرده, بنابراین شما می توانید به آن نگاهی اجمالی بیندازید. • شما اجازه دسترسی به سایت را ندارید, پیش از آن که بخواهید در آن بگردید بایستی امکان دسترسی به سایت را درخواست کرده باشید.  • شما برای خودتان یک سایت اختصاصی ساختید سپس می توانید دیگر اعضا و گروه ها را به سایت اضافه کنید و حتی به صورت اتوماتیکی یک پیام خوش آمد با آدرس سایت به آن ها ارسال کنید.  گشت و گذار در سایتی که شما به آن دسترسی دارید:  اگرمجوز دسترسی به یک سایت خاص به شما داده شده باشد, شما می توانید به آن سایت دسترسی داشته باشید, همانطورکه در هر وب سایت دیگر این کار را انجام می دادید. برای مثال, دیانا یک کارمند جدید در تیم بازاریابی است که می خواهد در مورد فقدان گزارش گیری (reporting) درشرکت اطلاعاتی بدست آورد. او در سایت بازاریابی به قسمت افراد تازه وارد در سایت ویکی (New Hire Wiki) مراجعه می کند. می دانید که او مجوز دسترسی به سایت را دارد, قسمت افراد تازه وارد را کلیک کرده و صفحه خانگی (home page) سایت ویکی(wiki) برایش باز می شود.  ساخت یک سایت توسط پورتال Sharepoint:

شرکت در Document Workspace یا Meeting Workspace

شرکت در Document Workspace یا Meeting Workspace:

 پورتال مایکروسافت آفیس   sharepointسرور 2007 دو نوع workspace را برای شما فراهم می کند. Document Workspace امکان تشریک مساعی افراد بر روی اسناد نیمه تمام و Meeting Workspace امکان جمع آوری اطلاعات مرتبط با قرارملاقات ها و اسناد و مطالب را در یک مکان مرکزی فراهم می کند.

 افراد تیم بازاریابی از هر دو نوع Document Workspace و Meeting Workspace استفاده می کنند. برای مثال, دو عضو یک گروه به صورت همزمان به تحلیل اطلاعات در مورد یک نظرسنجی که شرکت مدیریت آن را به عهده دارد, خواهند پرداخت.

 اعضای این تیم یک نمونه مقدماتی از طرح به همراه مطالبی که قرار است ارائه شود را در یک Document Workspace ذخیره می کنند. دلیل اینکه آنها از یک Document Workspace به جای کتابخانه اسناد (Document Library) استفاده می کنند این است که آنها نمی خواهند تا زمانی که فرصتی برای تحلیل کامل داده ها داشته باشند, اسناد نیمه تمام شان را در دسترس دیگران قرار دهند.

 معمولا در یک کتابخانه اسناد (Document Library) به صورت پیش فرض اجازه دسترسی به تعداد افراد زیادی داده می شود اما Document Workspace ها طوری تنظیم شده اند که اجازه دیدن مطالب آنها تنها به افراد خاص داده خواهد شد.

افراد تیم بازاریابی همچنین از Meeting Workspace ها استفاده می کنند.آنها مخصوصا از Decision Meeting Workspace ها برای ارسال و پست تصمیماتی که در گروه گرفته می شود, استفاده می کنند.

Decision Meeting Workspaceمکانی برای ثبت آخرین تصمیمات از قبیل اطلاعاتی در مورد قرار ملاقات ها و جائی که تصمیمات اخذ شده, است.

 تیم بازاریابی همچنین از Multipage Meeting Workspace برای پست اطلاعات در مورد قرار ملاقات های سالیانه شرکت استفاده می کنند.دلیل انتخاب این نوع Workspace این است که آنها می دانند برای ثبت همه اطلاعات و رویدادها به دو صفحه دیگر نیاز خواهند داشت.

 Document Workspace:

 Document Workspace یک کتابخانه اسناد را برای ذخیره اسناد ابتدائی و فایل های جانبی فراهم می کند. لیستی از وظائف برای تخصیص موارد در دست اجرا, لیستی از لینک ها برای فهرست بندی منابعی که مرتبط با اسناد است, یک لیست اعضا که نشان می دهد چه کسی به سایت دسترسی دارد.

 اگر به هر دلیلی اسناد یا مطالب مرتبط با آن ها مثل فعالیت ها, اهداف و دیگر موارد بهم ریخته و نامنظم باشند یک سایت Document Workspace می تواند به شما در نگهداری آنها در یک مکان کمک کند.

پورتال sharepoint برای به اشتراک گذاری و به روزرسانی فایل ها , مطلع کردن افراد در مورد وضعیت فایل هایشان ابزارهائی را فراهم کرده است.

 به عنوان عضو یک Document Workspace شما امکان اضافه کردن و ویرایش اسناد, اضافه کردن و ویرایش فعالیت های مرتبط, امکان ایجاد هشدارهای پستی (email alert) برای خودتان و دیگراعضا Workspace , امکان اضافه کردن اخبار (announcement) و لینک هائی با اطلاعات مرتبط را خواهید داشت.

 هنگامی که شما یک Document Workspace ایجاد می کنید, می توانید فورا از آن استفاده کنید, لیست ها و کتابخانه های دیگر به آن بیفزائید و یا سایت را با توجه به نیازهای بخصوص مطابق سلیقه خود شخصی سازی کنید.

 اگر شما با ارسال یک پست الکترونیکی (email) از نرم افزارمایکروسافت آفیس اوت لوک2007 یک Document Workspace راه اندازی کنید افرادی که نام آن ها در خطوط To و Cc پیام شما قرار دارد به صورت خودکار به اعضا سایت شما اضافه خواهند شد.

 اگر از روش متفاوت دیگری برای ایجاد یک workspace استفاده کنید, می توانید افراد دیگر را بعد از ایجاد سایت به لیست اعضا اضافه کنید.

Meeting Worksapce:

Meeting Worksapce سایتی است که شما می توانید اطلاعات و مطالب مربوط به یک یا چند قرار ملاقات را در آن جمع آوری کنید.

 برای جمع آوری اطلاعات قرار ملاقات ها مثل دستور جلسات, اسناد مرتبط , اهداف و فعالیت ها که اغلب بهم ریخته هستند, یک Meeting Workspace می تواند به شما کمک کند که همه آنها را در یک مکان نگهداری کنید.

خواه شما مدیر یک پروژه یکساله همراه با جلسات دوره ای باشید یا مدیر طراحی یک طرح کوتاه مدت, Meeting Workspaceمکانی فراهم می کند تا همکاران شما برای به روز کردن اطلاعات جلسه به آنجا بروند.

1. تعاریف جلسه

2. صفحات

 3. منوهائی برای خصوصی سازی سایت

 Meeting Workspace 4. لیست شرکت کنندگان

 5. کتابخانه اسناد(Document library)

دراینجا چندین روش استفاده از Meeting Workspace وجود دارد: