مزیت بکارگیری امکان وب پارت (Web Part) توسط Sharepoint

مزیت بکارگیری امکان وب پارت (Web Part) توسط Sharepoint

سفارشی کردن ظاهر صفحات وب سایت از طریق افزودن وب پارت(Web Part):  هر کاربر عضو, پس از ورود می تواند جزئیات مختلف قابل نمایش در پرتال Sharepoint را آن چنان مطابق میل خود تنظیم کند که ظاهری کاملا متفاوت با ظاهر صفحه قابل مشاهده برای کاربر دیگر داشته باشد.این عمل از طریق چیدن سلیقه ای عناصر صفحه موسوم به وب پارت(Web Part) صورت می گیرد. اگر شما مجوز ویرایش صفحات سایت را دارید, می توانید برای سفارشی کردن سایت به منظور نمایش تصاویر,نمودارها(chart) , لیست اسناد,نماهای سفارشی از داده های تجاری و ...از وب پارت (Web Part) استفاده کنید. بسته به نوع وب پارت(Web Part) کاربران قادر خواهند بود با داده های موجود کار کرده و یا داده ها را از طریق مرورگر (browser) ویرایش کنند. وب پارت(Web Part) ها و صفحات وب پارت(Web Part Page) چه هستند:  وب پارت(Web Part) یک واحد قابل تفکیک (modular) از اطلاعات است که چارچوب اصلی اش مجموعه ای از صفحات سایت است.  یک صفحه وب پارت به سادگی یک صفحه وب متشکل از چندین وب پارت(Web Part) است. برای مثال, صفحه خانگی (home page) سایت تیم بازاریابی یک صفحه وب پارت است که شامل وب پارت هائی با نام اخبار (Announcement) , تقویم و لینک ها است. شما می توانید یک صفحه وب پارت خالی ایجاد کرده سپس برای آن قالبی(layout) انتخاب کنید که محل قرار گیری عناصر صفحه را نشان می دهد.  در ادامه وب پارت های روی یک صفحه وب پارت(Web Part Page) به صورت نموداری نشان داده شده: 1. 1.بخشی از Web Part شامل یک Web Part مجزا  2. بخشی از Web Part شامل دو Web Part راه های استفاده از Web Part:

نقش گردش های کاری(workflow)در همکاری بر روی اسناد

نقش گردش های کاری(workflow)در همکاری بر روی اسناد

نقش گردش های کاری(workflow) در ساده و موثر کردن همکاری بر روی اسناد:  در پورتال Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام گردش کاری(workflow) وجود دارد که با بهبود فرآیند همکاری بر روی اسناد, در امر مدیریت اسناد(Document Management) نقش بسزایی خواهد داشت.  با استفاده از چرخه های کاری(workflow) افراد می توانند به جای اینکه وقت خود را صرف مدیریت فرآیندهای تایید یک سند(Document Approval) کنند, بر ایجاد, بازبینی و تصویب اسناد(Document) تمرکز کنند.  گردش کاری(workflow) چیست؟ درپورتال مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007, گردش کاری(workflow) یک راهکار اتومات به منظور جابجایی اسناد یا مدارک دیگر از میان مجموع های از فعالیت ها و عملیات است. به بیانی دیگر چنانچه در سازمان سیستمی برای کنترل نحوه جابجایی اسناد یا مدارک وجود داشته باشد, این سیستم گردش کاری(workflow) نام خواهد گرفت.  برای مثال, اگر بتوان فهمید که برای تایید یک سند(Document) از یک کتابخانه اسناد(Document library) بایستی به چه افراد و گروه هائی ارجاع شود, علت را بایستی در پیاده سازی صحیح استراتژی مدیریت اسناد(Document Management) و وجود گردش های کاری(workflow) جستجو کرد. هنگامی که مولف سند یک چرخه کاری(workflow) را راه اندازی می کند, فعالیت های مربوط به تایید سند, ایجاد شده و سپس به شرکت کنندگان در چرخه کاری(workflow) واگذار شده و در نهایت دستوالعمل ها به همراه یک لینک برای تایید سند مذکور از طریق هشدار پست الکترونیک(email alert) برای شرکت کنندگان ارسال می شود. هنگامی که یک گردش کاری(workflow) در جریان است, هر مولف سند یا هر شرکت کننده می تواند ببیند که کدام شخص فعالیتش را به پایان رسانده است.چنانچه هر شخص فعالیت های محوله را به اتمام برساند چرخه کاری اش, به پایان رسیده و مولف هم به صورت اتومات باخبر می شود.  فرآیند گردش کاری تایید(Approval Workflow) را می توانید در شکل زیر مشاهده کنید: کاربران سایت می توانند از طریق یک سند یا یک مورد که در لیست Sharepoint یا کتابخانه موجود در Sharepoint قرار دارد, یک گردش کاری(workflow) را ایجاد و سپس از آن استفاده کننند.

ضرورت استفاده از قابلیت مدیریت صحت اطلاعات

ضرورت استفاده از قابلیت مدیریت صحت اطلاعات

محافظت از فایل هائی که کاربران ازسایت شما دانلود کرده اند:

مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 به منظور حفاظت از فایل هائی که کاربران ازسایت شما دانلود کرده اند, قابلیتی به نام مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) را پیشنهاد می کند.

 مدیریت صحت اطلاعات چیست و چگونه از فایل ها محافظت می کند؟

 مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) روشی برای محدود کردن اختیارات وعکس العمل هائی است که کاربر می تواند پس از دانلود فایل از یک لیست Sharepoint یا یک کتابخانه(library)روی آن فایل انجام می دهد.

 مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) فایل را رمزگذاری(encrypt) کرده و سپس افراد و برنامه هائی که امکان رمزگشایی(decrypt) آن را دارند, کنترل می کند.

 کنترل اینکه چه افرادی پس از رمزگشایی(decrypt) اجازه اعمال چه عملیاتی را دارند نیز به عهده سیستم مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) است.

 در سایت آفیس Sharepoint سرور 2007 شما می توانید به جای تخصیص مدیریت صحت اطلاعات (Information rights Management) به تک تک فایل ها, آن را به کل لیست یا کتابخانه اعمال کنید.

 از این طریق میزان اطمینان به اعمال همسان قانون حفاظت از اطلاعات مجموعه اسناد بالا می رود. هنگامی که شما مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) را برای یک کتابخانه تخصیص می دهید, این قابلیت به تمام فایل های موجود در آن کتابخانه نیز اعمال می شود.

اما هنگامی که شما مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) را به یک لیست کتابخانه تخصیص می دهید, این قابلیت به موارد لیست(list item) اعمال نمی شود بلکه به فایل های که به موارد لیست پیوست(attach) شده اند, اعمال می شود.

 مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) از فایل ها در برابر چه چیز محافظت می کند؟

• اگر می خواهید افراد پس از دانلود فایل ویا ارسال آن توسط پست الکترونیک(email) بدون مجوزهای لازم حتی اجازه دیدن مندرجات آن را نداشته باشند.....

 • اگر می خواهید دسترسی افراد به اسناد(Documents) تنها در مدت زمان خاص امکان پذیر باشد و پس از گذشت این مدت زمان مجددا آن ها به تمدید اعتبار(credential) و در واقع ورود مجدد نام کاربری و رمز عبورنیاز پیدا کنند و یا حتی آن ها را به دانلود مجدد فایل مجبور کنید...

 • اگر می خواهید امکان عملیاتی مثل (copy/paste) و قابلیت دیدن صفحه نمایش در حالت چاپ(print screen) در پنجره های ویندوز, ویرایش, پرینت و فکس برای کاربران غیر فعال شود...

• اگر می خواهید در هنگام ترویج موضوعات(content) در میان سازمان, سیاست هائی را به آن ها اعمال کنید...

قابلیت مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور2007 راه حل منطقی خواهد بود.