کلیدهایی برای موفقیت مدیریت محتوای سازمانی

پیش بینی و پاسخگوئی به مشکلات بالقوه Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی و اطمینان از صحت و موفقیت پیاده سازی آن, نیاز به پیمودن راهی طولانی دارد. اغلب این مشکلات می تواند موجب شود تا سازمان ها بواسطه ترس از انتخاب سیستم اشتباه عملا از کار افتاده و متوقف شوند اما علت اصلی این مشکلات بعضی اوقات به دلیل وجود خطائی است که در آموزش و دریافت اینکه کدام مشکلات واقعا بوسیله این سیستم بوجود آمده است. اگر اهداف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به وضوح بیان شود (مثل رسیدگی به صحت سوابق برای افزایش همکاری) , مشکلات Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی بیشتر جزئی خواهد بود. "رضایت کاربر" به چه معنی است؟ یک سازمان می داند که رضایت کاربر مهم است, اما ممکن است قادر به پشتیبانی از جنبه های مختلف یک سیستم که باعث شروع مخالفت و مقاومت در بخش های بخصوص سازمان شود, نباشد. توسط کنار زدن و از میان برداشتن چند مانع جهت رسیدن به موفقیت بیشتر به صورت مستقیم, ملزومات واقعی برای غلبه کردن به هر کدام, واضح تر خواهد شد. سه عامل اصلی برای موفقیت در پیاده سازی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به همراه جزئیات بیشتر در اینجا بررسی خواهد شد: پیدا کردن نکات مبهم در رضایت مشتری. نیاز به پیدا کردن راهکاری که وابستگی به گروه IT را به حداقل برساند. نیاز به پیدا کردن راهکاری که نیازهای سازمانی گوناگون را براورده کند. افزایش رضایت کاربر: ممکن است مهمترین عامل در موفقیت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی چگونگی پذیرفته شدن آن توسط کاربران باشد. حتی اگر هر کدام از اهداف دیگر Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی نیز اجرا شود, هر سیستم که این نکته را در نظر نگیرد و به آن اعتنایی نکند با حداقل موفقیت روبرو خواهد شد. از طرف دیگر, کاربران سیستمی را که مشاهده کنند, به آنها در ساده کردن کارهای روزانه, افزایش بهره وری و آسانتر کردن فعالیت هایشان کمک کند,خواهند ستود. بنابراین چگونه یک سازمان می تواند از رضایت کاربرانش مطمئن شود؟ می توان با در نظر گرفتن اهداف فردی و نیازها, شروع کرد.در حال حاضر اغلب کاربران بیش از چندین ساعت در روز کار می کنند, پس ممکن است با سیستمی که به پیچیدگی کارهایشان بفزاید, مشتاقانه برخورد نکند, بنابراین یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی موفق راهکاری است که مناسب با کارهای روتین و روزمره کاربران باشد نه اینکه از کاربران بخواهد تا خودشان را با سیستم جدید وفق دهند. برای مثال, اگر کاربران نیاز به اضافه کردن یک خصوصیت به سند داشته باشند, بیشتر مشتاق هستند که این امکان برای آنها در میان برنامه های کاربردی نویسندگی که اکنون با آن کار می کنند, فراهم شود. در نهایت, سیستم هائی پذیرفته خواهند شد که با حداقل نیاز به آموزش  به کاربران برای ادامه کار با نرم افزارهای کنونی توانائی می دهند. همچنین رابط های کاربری آشنا و قابل فهم به کاربران کمک خواهد کرد تا سیستم را به عنوان چیزی که صرفا در گسترش حجم کاری (workload) موثر خواهد بود, نه اینکه کاملا رویه های جدید را پیاده کند, بپذیرند. برای مثال, فراهم آوردن ابزارهای نویسندگی آسان-برای-استفاده برای ایجاد محتوای وب و اتوماتیک کردن فرآیندهای انتشار کاربران تجاری را تشویق می کند تا Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی را پذیرفته و از وب برای ارتباط برقرار کردن با مشتریانشان استفاده کنند. در نهایت, اگر کاربران واقعا تشخیص دهند که توسط راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی کارهای شخصی شان به صورت موثرتر و به سادگی انجام خواهد شد, رضایتشان سریعتر جلب خواهد شد. راهکارهائی پذیرفته و انتخاب خواهند شد که به کاربران کمک می کند تا اسناد را به سرعت پیدا کرده, فرآیندهای تصویب(approval process)  را تسریع کرده و دوباره کاری را کاهش دهند. کاهش وابستگی به گروه IT: مشکلات بزرگتری در ارتباط با پیاده سازی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی وجود دارد.بدون شک, هر راهکاری در راه جلب رضایت کاربر با چندین مانع روبرو خواهد شد, اما بهترین تناسب زمانی انجام خواهد شد که راهکار به کاهش ورودی به گروه IT و دادن اختیار به کاربر برای ایجاد یکپارچگی میان راهکار با زمانبندی های کاری خودش, منجر شود. اگر راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به شدت به اعضاء گروه IT وابسته باشد, توسعه دهندگان حرفه ای و یا مشاوران که برای برپائی سایت های جدید و فرآیندهای گردش کاری (workflow) جدید, به بسیاری از نیازهای تجاریشان رسیدگی نخواهد شد حتی اگر این سازمان ها از تکنولوژی برای برآورده کردن این نیاز ها استفاده کنند . بنابراین فراهم کردن یک راهکار بهمراه یک منحنی یادگیری (learning-curve) قابل مدیریت و حداقل اتکا به اعضاء گروه IT ضروری است. با جوابگوئی برای مدیریت سوابق, گسترش و توسعه آسان برای گردش های کاری موجود کاربران, یک سیستم موثر می تواند برای توزیع Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به طور یکنواخت در میان سازمان , به جای اتکا به اعضاء گروه IT راهی ایجاد کند. مسئولیت نگهداری سوابق و سازماندهی اسناد,برای کاربران آشناست همچنین از دید کابرانی که بیشترین مزیت را از سیستم های سازمانی اخذ می کنند, بنابراین آنها بیشترین سرمایه شخصی را خواهند داشت و تمایل دارند تا مطمئن شوند سوابق به صورت روزانه بهنگام (update) شده اند. یکی از نقطه ضعف های نگران کننده IT به روز رسانی وب (web updating) باشد. یافتن یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی که افراد غیر متخصص را قادر کند تا خودشان بر روی محتویات و خصوصیات وب شان کنترل داشته باشند نه تنها موجب کاهش زمان و هزینه برای گروه IT بلکه موجب تقویت خودباوری و اطمینان جدید برای دیدن خصوصیات وب خودشان به عنوان یک فرصت نه یک بار مسئولیتی خواهد شد. اینترانت های ناقص (Neglected Intranet) ممکن است تقویت شوند و در واقع به نوعی مرکز فعالیت اشتراک گذاری اطلاعات تبدیل شوند, هنگامیکه گروههائی که از مزیت های آنها استفاده می کردند قصد ارتقا دادن خودشان را  داشته باشند. استفده از وب سایت ها به منظور گسترش تجارت برای گروههای سازمانی زمانی جذاب تر خواهد شدکه متوجه شوند هر زمان بخواهند اقدام به عمل جدیدی کنند نیازی به دسترسی به اعضاء گروه IT نخواهند داشت. در سیستم های مدیریت محتوای وب (web content management system) کنترل های با کیفیتی تعبیه شده که به مدیران اطمینان می دهد که هیچ نگرانی بابت تطابق صفحات جدید با استانداردهای جدید, که در حال حاضر برای برپائی و گسترش سایت به آن نیاز دارند, نداشته باشند. علاوه بر اعطای قدرت و اختیار به کاربران برای وابستگی به خودشان و به حداقل رساندن پشتیبانی اعضاء گروه IT , یک راهکار خوب به تیم های IT اجازه می دهد تا مدیریت کردن بر روی سیستم های بزرگتر را با یک سبک متمرکز شده, انجام دهد. پیاده سازی روش های متمرکز شده, اعضاء گروه IT را قادر می سازد تادائما در میان همه بخش ها با استفاده از ابزارهای معمول و مدل های توسعه, سیستم ها را مدیریت کرده و مهم تر اینکه در زمان صرفه جویی کنند. برآورده کردن نیازهای سازمانی گوناگون:

مرور کلی بر راهکار مدیریت پروژه های سازمانی مایکروسافت آفیس

مرور کلی بر راهکار مدیریت پروژه های سازمانی مایکروسافت آفیس( نرم افزار کنترل پروژه):

راهکار مدیریت پروژه های سازمانی (نرم افزار کنترل پروژه (EPM)) پروژه ای مشارکتی end-to-end ای است و در محیط های نگهداری اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار (portfolio) قابل استفاده است.

نرم افزار کنترل پروژه (EPM) به سازمان شما کمک می کند تا بر روی همه کارها قابلیت دید , آگاهی و کنترل پیدا کنید و از این طریق تصمیم گیری های بیشتری انجام داده ,در راستای استراتژی های تجاری قرار گرفته ,بیشترین استفاده را از منابع انجام داده , ارزیابی های لازم را انجام داده و در نهایت به شما در افزایش کارایی به نحوه موثری کمک می کند.

نرم افزار کنترل پروژه (EPM) شامل محصولات زیر از خانواده Microsoft Office Project 2007 است تا برای سازمان ها یک راهکار (end-to-end , Project Portfolio Management(PPM فراهم کند:

مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 شامل همه قابلیت هائی است که در مایکروسافت آفیس Project Standard 2007 وجود داشت.

مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 ابزارهای قدرتمند مدیریت و کنترل پروژه را که ترکیبی از قابلیت های استفاده , قدرت و انعطاف پذیری است , ارائه می دهد.بنابراین شما می توانید پروژه ها را به صورت کارآمدتری مدیریت کنید.

شما می توانید بر کارهای پروژه کنترل داشته باشید و از زمانبندی ها و امور مالی مطلع شده و تیم های کاری پروژه را در یک راستا نگه دارید , مادامیکه بتوانید از انتخاب های گزارش گیری قدرتمند که با برنامه های سیستم مایکروسافت آفیس , طرح های هدایت شونده , Wizard ها و الگو ها هماهنگ است , بهره بگیرید.

بعلاوه زمانیکه مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 به مایکروسافت آفیس Project Server 2007 وصل می شود , قابلیت های نرم افزار کنترل پروژه (EPM) را هم برای شما فراهم می کند.

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 دارای زیر ساخت انعطاف پذیری است که مدیریت منابع , زمانبندی ها , گزارش گیری و قابلیت های همکاری موجود در نرم افزار کنترل پروژه (EPM) را نیز پشتیبانی می کند.

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 به سازمان ها قدرت ذخیره سازی پروژه ها و منابع اطلاعاتی در مرکز را می دهد.

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 همچنین با سرویس های مایکروسافت ویندوز SharePoint 3.0 در همکاری و قابلیت های مدیریت فایل , یکپارچه شده است و به اعضای گروه کمک می کند تا به طرز کارآمدتری با یکدیگر همکاری کنند.

بعلاوه , بر مبنای وظایف کاربران می توانند به داده ها و کارکردها توسط اینترنت و از طریق مایکروسافت آفیس Project Web Access دسترسی پیدا کنند.

مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 یک راهکار مدیریت اسناد , مدارک و موجودی های انعطاف پذیر است که به سازمان ها در تحقق یافتن توانایی های بالقوه شان بوسیله یکی کردن , انتخاب کردن , اداره کردن و تحویل اسنادی که بهترین تناسب را با استراتژی های تجاری شان داشته باشد , کمک می کند.

مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 با مایکروسافت آفیس Project Server 2007 یکی شده تا راهکار مدیریت اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار را در پروژه های end-to-end ای که از طریق مایکروسافت آفیس Project Portfolio Web Access قابل دسترسی است , برای سازمان ها فراهم کند .

کلیه کارها را مدیریت و کنترل کنید:

با یک چهارچوب کاری نظارت در میان سازمان ارتباط برقرار کرده و طبق معیارهای مورد نظر کارها طبقه بندی کرده و استانداردی را بوجود آورید.

داده های ضروری را برای کلیه سرمایه های فن آوری اطلاعات (IT) در یک منبع اطلاعاتی مرکزی , جمع آوری کنید.

پروژه ها و برنامه های نگهداری اسناد , مدارک و موجودی ها را به طرز کارآمدی تحویل دهید که به شما در به حداکثر رساندن برگشت سرمایه کمک می کند.

کنترل و وضوح در میان برنامه های نگهداری اسناد و مدارک موجود بدست آورید.

مدیریت کارها را از طریق یک طرح ساده نسبت به برنامه های پیچیده پروژه انجام دهید.

برای تصمیم گیری های بهتر میدان دید و میزان آگاهی خود را اصلاح کنید:

به اولویت ها جنبه عینی داده و اسناد و مدارکی را که با استراتژی های تجاری شما همخوانی داشته و به حداکثر برگشت سرمایه منجر می شوند , انتخاب و بهینه کنید.

فعالیت های پیش بینی هزینه ها و منابع و زمانبندی ها فراتر از آنچه در نشان کارایی اصلی (KPI) وجود داشت , انجام می شود.

نماهای سفارشی ایجاد کنید (مثل Dashboard ها و Scorecard ها) و برای اطلاع از وضعیت پروژه ها , برنامه های نگهداری اسناد , مدارک و موجودی ها از آنها گزارش تهیه کنید.

اطلاعات را تحلیل کرده و سپس از گزارش های از پیش تعریف شده و یا گزارش های سفارشی که خودتان ایجاد کرده اید برای به نمایش درآوردن اطلاعات مرتبط با پروژه استفاده کنید.

با استفاده از شروط (Stakeholder) ارتباطات و همکاری ها را به طرز کارآمدتری انجام دهید:

مزایای مهم پرتال Microsoft Office SharePoint Server 2007

این برنامه  ساده,آشنا و سازگار با تجارب کاربران است.  ترکیب فشرده  برنامه های کاربردی نظیر پست الکترونیک و مرورگر وب با برنامه پرتال  Office SharePoint Server 2007 علاوه براینکه سازگار بودن با تجارب افراد را نشان می دهد, می تواند نشاندهنده چگونگی برقراری ارتباط افراد با مفاهیم و داده ها  و پروسه های تجاری باشد.این ترکیب تنگاتنگ, با دیگر توانمندی ها توام شده است و به شما در بکارگیری سرویس ها کمک می کند و انتخاب محصول را تسهیل خواهد کرد. با ساده تر کردن فعالیت های روزمره, کارایی کارمندان را افزایش می دهد.    از مجموعه برنامه هائی که برای راه اندازی, پیگیری و گزارش گرفتن از فعالیت های متداول تجاری که شامل بازدید مجدد اسناد, مصوبات, موافقت نامه ها و مجموعه امضاها می باشد, استفاده کنید.شما می توانید این فعالیت ها را بدون هیچ برنامه نویسی انجام دهید.تجمع فشرده با برنامه های کاربردی نظیر پست الکترونیک و مرورگر وب دارد, برای شما یک تجربه ساده و سازگار را فراهم می کند.ایجاد تغییر, تمدید و یا گسترش این مجموعه پروسه ها با وجود ابزارهائی مثل Microsoft Office SharePoint Designer 2007 (نسخه جدید Microsoft Office FrontPage) ساده شده است.   ابزارهای تنظیمی بواسطه کنترل جامعی که بر روی مندرجات دارند, در نظارت به شما کمک خواهند کرد.  با مشخص کردن موارد امنیتی و خط مشی ها و رسیدگی کردن به سیاست ها وaudit policy ها و اقداماتی که پایان یافته وثبت کردن  و تطابق دادن آنها با موارد موجود در آیین نامه, این اطمینان به شما داده خواهد شد که اطلاعات حساس تجاری شما ,به طرز کارآمدی کنترل و مدیریت شود و شما می توانید احتمال بوجودآمدن خطر  دعوی قضایی در سازمان را بکاهید.منظور از ترکیب فشرده برنامه پرتال Microsoft Office SharePoint Server 2007 با برنامه های کاربردی آشنا با کاربر, این است که همه audit policy ها به برنامه های کاربردی Microsoft Office سیستم کاربران تحویل داده می شود.منظور از ترکیب فشرده برنامه پرتال  Microsoft Office SharePoint Server 2007 با برنامه های کاربردی آشنا با کاربر, این است که همه audit policy ها به برنامه های کاربردی Microsoft Office موجود در سیستم کاربران ارائه می شود, کارمندا ن ساده تر از موافقت نامه ها و مقرارات تنظیم شده, آگاه خواهند شد.    به منظور کسب کردن ارزش تجاری افزوده, مفاهیم به طرز کارآمدی مدیریت می شوند.  کاربران تجاری و نویسندگان مفاهیم ,می توانند این مفاهیم را پس از ایجاد و تصویب برای بکارگیری در Internet یا extranet ارائه کنند.با وجود الگوهای کتابخانه ای جدید, مدیریت کردن متون چند زبانه ساده شده است.این مزیت مخصوصا برای نگهداشتن ارتباط با نسخه پیشین طراحی شده است  در عین حال امکان ترجمه متفاوت اسناد را مهیا می کند.   دسترسی به اطلاعات ساخت یافته و غیر ساخت یافته از میان سیستم های مختلف و ناهمسان موجود در سازمان های بزرگ آسان می کند.  به کاربران  اجازه می دهد تا به اطلاعات موجود در سیستم های تجاری مثل SAP و Siebel دسترسی پیدا کنند.در پرتال  Office SharePoint Server 2007 کاربران می توانند یک نمای شخصی ایجاد کنند و از طریق مرورگر وب بوسیله  برقراری ارتباط و کندوکاو کردن در سیستم های پردازشی طرف سرویس دهنده, با سیستم های تجاری تعامل داشته باشند.انبارهای اسناد اداره شده به سازمان ها کمک می کند تا شما بتوانید اسناد تجاری را در یک مکان, ذخیره سازی و سازمان دهی کنید.     افراد را  با اطلاعات و تخصص به هم وصل می کند.   جستجوهای سازمانی در پرتال  Office SharePoint Server 2007 داده های تجاری را با اطلاعاتی درباره اسناد,افراد و صفحات وب ترکیب کرده و نتایج جامع و مناسب و مرتبط را ایجاد کرده است.خصوصیاتی مثل duplicate collapsing , تصحیح املا لغات و علائم اخطار, نتایج را بهبود بخشیده است, بنابراین شما می توانید آنچه را نیاز دارید پیدا کنید.     به پروسه های تجاری به اشتراک گذاشته شده در میان مرزهای سازمانی سرعت می بخشد.  بدون برنامه نویسی در برنامه های سفارشی, شما می توانید از راه حل های مبتنی بر فرم های الکترونیکی و هوشمند این برنامه برای جمع آوری اطلاعات حساس تجاری(مثل فرم مشتریان, شرکا و کارپردازان) از طریق مرورگر وب, استفاده کنید.قوانینی که برای تایید صحت و اعتبار در میان داده ها تعبیه شده , به شما کمک می کند تا داده های صحیح و سازگار را که مستقیما با سیستم های سرویس دهنده (back-end) در ارتباط هستند را پیدا کرده و با این کار از  داده های تکراری و خطا در نتایج, اجتناب کنید.     امکان به اشتراک گذاری اطلاعات تجاری بدون افشای اطلاعات حساس.  به  کارمندان امکان دسترسی فوری به فایل های صفحه گسترده اکسل را می دهد, حتی اگر Microsoft Office Excel آنها غیر فعال باشد, اینکار را با سرویس های اکسلی که روی پرتال  Office SharePoint Server 2007 اجرا می شوند, انجام می دهد.از این صفحات گسترده برای نگهداری و به اشتراک گذاری نسخه های بروز و تعبیه اطلاعات مناسب در اسناد(مثل مدل های مالی) استفاده کنید.    با نگهداری اطلاعات مهم و ضروری در یک نقطه مرکزی, امکان تصمیم گیری بهتر را به افراد می دهد.