کلیدهایی برای موفقیت مدیریت محتوای سازمانی

پیش بینی و پاسخگوئی به مشکلات بالقوه Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی و اطمینان از صحت و موفقیت پیاده سازی آن, نیاز به پیمودن راهی طولانی دارد. اغلب این مشکلات می تواند موجب شود تا سازمان ها بواسطه ترس از انتخاب سیستم اشتباه عملا از کار افتاده و متوقف شوند اما علت اصلی این مشکلات بعضی اوقات به دلیل وجود خطائی است که در آموزش و دریافت اینکه کدام مشکلات واقعا بوسیله این سیستم بوجود آمده است. اگر اهداف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به وضوح بیان شود (مثل رسیدگی به صحت سوابق برای افزایش همکاری) , مشکلات Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی بیشتر جزئی خواهد بود. "رضایت کاربر" به چه معنی است؟ یک سازمان می داند که رضایت کاربر مهم است, اما ممکن است قادر به پشتیبانی از جنبه های مختلف یک سیستم که باعث شروع مخالفت و مقاومت در بخش های بخصوص سازمان شود, نباشد. توسط کنار زدن و از میان برداشتن چند مانع جهت رسیدن به موفقیت بیشتر به صورت مستقیم, ملزومات واقعی برای غلبه کردن به هر کدام, واضح تر خواهد شد. سه عامل اصلی برای موفقیت در پیاده سازی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به همراه جزئیات بیشتر در اینجا بررسی خواهد شد: پیدا کردن نکات مبهم در رضایت مشتری. نیاز به پیدا کردن راهکاری که وابستگی به گروه IT را به حداقل برساند. نیاز به پیدا کردن راهکاری که نیازهای سازمانی گوناگون را براورده کند. افزایش رضایت کاربر: ممکن است مهمترین عامل در موفقیت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی چگونگی پذیرفته شدن آن توسط کاربران باشد. حتی اگر هر کدام از اهداف دیگر Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی نیز اجرا شود, هر سیستم که این نکته را در نظر نگیرد و به آن اعتنایی نکند با حداقل موفقیت روبرو خواهد شد. از طرف دیگر, کاربران سیستمی را که مشاهده کنند, به آنها در ساده کردن کارهای روزانه, افزایش بهره وری و آسانتر کردن فعالیت هایشان کمک کند,خواهند ستود. بنابراین چگونه یک سازمان می تواند از رضایت کاربرانش مطمئن شود؟ می توان با در نظر گرفتن اهداف فردی و نیازها, شروع کرد.در حال حاضر اغلب کاربران بیش از چندین ساعت در روز کار می کنند, پس ممکن است با سیستمی که به پیچیدگی کارهایشان بفزاید, مشتاقانه برخورد نکند, بنابراین یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی موفق راهکاری است که مناسب با کارهای روتین و روزمره کاربران باشد نه اینکه از کاربران بخواهد تا خودشان را با سیستم جدید وفق دهند. برای مثال, اگر کاربران نیاز به اضافه کردن یک خصوصیت به سند داشته باشند, بیشتر مشتاق هستند که این امکان برای آنها در میان برنامه های کاربردی نویسندگی که اکنون با آن کار می کنند, فراهم شود. در نهایت, سیستم هائی پذیرفته خواهند شد که با حداقل نیاز به آموزش  به کاربران برای ادامه کار با نرم افزارهای کنونی توانائی می دهند. همچنین رابط های کاربری آشنا و قابل فهم به کاربران کمک خواهد کرد تا سیستم را به عنوان چیزی که صرفا در گسترش حجم کاری (workload) موثر خواهد بود, نه اینکه کاملا رویه های جدید را پیاده کند, بپذیرند. برای مثال, فراهم آوردن ابزارهای نویسندگی آسان-برای-استفاده برای ایجاد محتوای وب و اتوماتیک کردن فرآیندهای انتشار کاربران تجاری را تشویق می کند تا Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی را پذیرفته و از وب برای ارتباط برقرار کردن با مشتریانشان استفاده کنند. در نهایت, اگر کاربران واقعا تشخیص دهند که توسط راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی کارهای شخصی شان به صورت موثرتر و به سادگی انجام خواهد شد, رضایتشان سریعتر جلب خواهد شد. راهکارهائی پذیرفته و انتخاب خواهند شد که به کاربران کمک می کند تا اسناد را به سرعت پیدا کرده, فرآیندهای تصویب(approval process)  را تسریع کرده و دوباره کاری را کاهش دهند. کاهش وابستگی به گروه IT: مشکلات بزرگتری در ارتباط با پیاده سازی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی وجود دارد.بدون شک, هر راهکاری در راه جلب رضایت کاربر با چندین مانع روبرو خواهد شد, اما بهترین تناسب زمانی انجام خواهد شد که راهکار به کاهش ورودی به گروه IT و دادن اختیار به کاربر برای ایجاد یکپارچگی میان راهکار با زمانبندی های کاری خودش, منجر شود. اگر راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به شدت به اعضاء گروه IT وابسته باشد, توسعه دهندگان حرفه ای و یا مشاوران که برای برپائی سایت های جدید و فرآیندهای گردش کاری (workflow) جدید, به بسیاری از نیازهای تجاریشان رسیدگی نخواهد شد حتی اگر این سازمان ها از تکنولوژی برای برآورده کردن این نیاز ها استفاده کنند . بنابراین فراهم کردن یک راهکار بهمراه یک منحنی یادگیری (learning-curve) قابل مدیریت و حداقل اتکا به اعضاء گروه IT ضروری است. با جوابگوئی برای مدیریت سوابق, گسترش و توسعه آسان برای گردش های کاری موجود کاربران, یک سیستم موثر می تواند برای توزیع Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به طور یکنواخت در میان سازمان , به جای اتکا به اعضاء گروه IT راهی ایجاد کند. مسئولیت نگهداری سوابق و سازماندهی اسناد,برای کاربران آشناست همچنین از دید کابرانی که بیشترین مزیت را از سیستم های سازمانی اخذ می کنند, بنابراین آنها بیشترین سرمایه شخصی را خواهند داشت و تمایل دارند تا مطمئن شوند سوابق به صورت روزانه بهنگام (update) شده اند. یکی از نقطه ضعف های نگران کننده IT به روز رسانی وب (web updating) باشد. یافتن یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی که افراد غیر متخصص را قادر کند تا خودشان بر روی محتویات و خصوصیات وب شان کنترل داشته باشند نه تنها موجب کاهش زمان و هزینه برای گروه IT بلکه موجب تقویت خودباوری و اطمینان جدید برای دیدن خصوصیات وب خودشان به عنوان یک فرصت نه یک بار مسئولیتی خواهد شد. اینترانت های ناقص (Neglected Intranet) ممکن است تقویت شوند و در واقع به نوعی مرکز فعالیت اشتراک گذاری اطلاعات تبدیل شوند, هنگامیکه گروههائی که از مزیت های آنها استفاده می کردند قصد ارتقا دادن خودشان را  داشته باشند. استفده از وب سایت ها به منظور گسترش تجارت برای گروههای سازمانی زمانی جذاب تر خواهد شدکه متوجه شوند هر زمان بخواهند اقدام به عمل جدیدی کنند نیازی به دسترسی به اعضاء گروه IT نخواهند داشت. در سیستم های مدیریت محتوای وب (web content management system) کنترل های با کیفیتی تعبیه شده که به مدیران اطمینان می دهد که هیچ نگرانی بابت تطابق صفحات جدید با استانداردهای جدید, که در حال حاضر برای برپائی و گسترش سایت به آن نیاز دارند, نداشته باشند. علاوه بر اعطای قدرت و اختیار به کاربران برای وابستگی به خودشان و به حداقل رساندن پشتیبانی اعضاء گروه IT , یک راهکار خوب به تیم های IT اجازه می دهد تا مدیریت کردن بر روی سیستم های بزرگتر را با یک سبک متمرکز شده, انجام دهد. پیاده سازی روش های متمرکز شده, اعضاء گروه IT را قادر می سازد تادائما در میان همه بخش ها با استفاده از ابزارهای معمول و مدل های توسعه, سیستم ها را مدیریت کرده و مهم تر اینکه در زمان صرفه جویی کنند. برآورده کردن نیازهای سازمانی گوناگون: یافتن یک تیم Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی مناسب, ممکن است به ملاحظات زیادی نیاز داشته باشد, ایده آل اینست که زمانیکه یک راهکار انتخاب شد, آن راهکار بتنواند برای چندین سال نیازهای آن  سازمان را برآورده کند, بنابراین اخذ چند پیش بینی به صورت اهداف طولانی مدت برای راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی ضروری است. اگرچه, ملزومات ابتدائی برای توسعه Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی ممکن است محدود به یک عملکرد تجاری مجزا یا یک فرآیند شود, اما راهکاری در نهایت پذیرفته خواهد شد که حجم پذیر و قابل گسترش باشد. توسط یک راهکار کامل یکپارچه, سازمان آزاد است که از  کاربران خودش به سادگی در فرآیندهای مدیریت محتوا (content management) استفاده کند.برای مثال, به جای اینکه از ابتدا از یک مدیر سوابق مبتکر که وظایفش را به صورت دوبل سریعا انجام می دهد, استفاده کند, از کاربران آشنا با سیستم بهره بگیرد. همانطورکه کاربرای مزیت سیستم مدیریت سوابق (record management system) را تشخیص می دهند, سازمان می تواند ادامه دهد پیاده سازی مدیریت اسناد (documentmanagement) و مدیریت محتوای وب (web content management) . یک راهکار متحد برای این سناریو, ضروری است تا اجازه دهد توسعه های دوم و سوم هم به آرامی اتفاق افتد, بدون صرف سرمایه های هنگفت IT و یا آموزش مجدد کاربران. هدف یک معماری Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی منسجم و واحد, در نزدیک شدن به این کلیات اصلی است. در سطح کلان , برآوردن نیازهای گوناگون به معنی انتخاب یک راهکار است که به شدت قابل تنظیم بوده و در هنگام پیاده سازی بیشترین تناسب را با فرهنگ سازمان داشته باشد. اگر سازمانی به طور موثرتر و بیشتر با گروههایش کار می کند, پیاده سازی اش بهتر است که در محدوده گروه ها و تیم ها باشد برخلاف پیاده سازی های بزرگتر برای پیگیری. در این نوع فرهنگ, گروه ها به احتمال بیشتر راهکاری را که در سطح سازمان گسترده شود (organization-wide) خواهند پذیرفت اگر آنها موفقیت آن را در گروههای خودشان مشاهده کنند.به عبارت دیگر, اگر یک سازمان متمرکز شده و با سیستم ها آشنا باشد ممکن است برای شروع از سیستمی که در حد و اندازه های تشکیلات خودش باشد (enterprise-wide) استفاده کند.

مدیریت محتوای وب

هدف اصلی سیستم محتوای وب (Web Content Management) مایکروسافت, کمک به ارتباط موثر تجاری با کارمندان, شرکا و مشتریان با پروژه از طریق یک شاخه مشترک سازگار و گذاشتن قدرت نشر در دست کاربران تجاری است. راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) سازمان ها را قادر می سازد تا چندین وب سایت و محتوا را برای سایت های چند زبانه (multilingual) و وسایل متحرک (mobile device) به آسانی مدیریت کنند مادامیکه مطمئن شوند که این سایت ها بموقع بروزرسانی شده اند. در این مقاله به شرح قابلیت های مدیریت محتوای وب (Web Content Management) فراهم شده در آفیس SharePoint Server 2007 می پردازیم. نوشتن محتوای وب: راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) یک ویرایشگر WYSIWYG مبتنی بر وب(Web-based) غنی دارد که جداول و ابزارها را برای چک کردن املا و انتخاب تصاویر, پشتیبانی می کند. WISIWYG (what-you-see-is-what-you-get) بدیم معنی است: آنچه می بینید همان چیزی است که بدست می آورید. نویسندگان می توانند ارتباطات با ارزش بالا, تکه کدهای HTML قابل استفاده مجدد که به عنوان بلاک های ساخته شده خدمت می کنند و به تازه کاران طراحی وب اجازه می دهد, به آسانی صفحات را بچینند, ارتباط برقرار کنند. کاربران می توانند محتویات را در میان مفاهیم وب بنویسند همچنین می توانند آن را ویرایش کنند. کاربران می توانند همچنین نویسنده محتوا را از میان محیط آشنای مایکروسافت word انتخاب کنند. سیستم می تواند تبدیلات سمت سرور (server-side) را برای تبدیل این محتوا به HTML بکار ببرد. این محصول بهمراه یک برگرداننده برای اسناد Word عرضه می شود و یک چارچوب برای وصل شده به دیگر انواع برگرداننده ها فراهم می کند. بدلیل اینکه قابلیت مدیریت محتوای وب (Web Content Management) بر اساس بنیاد تکنولوژی ها و محصولات مایکروسافت SharePoint فراهم شده است, قابلیت های کتابخانه برای کاربران در دسترس است تا به آنها اجازه دهد ورود و خروج را ثبت کنند (Check in/check out) و مطمئن شوند که در یک زمان فقط یک نفر بر روی یک صفحه خاص وب کار می کند. همچنین امکان تهیه نسخه های متوالی از یک سند (versioning) همکاری در ایجاو خصوصیات محتویات را تسهیل می کند. از گردش های کاری خارج از محدوده , و مصوبات چندین مرحله ای موازی (parallel) و ترتیبی (serial) توسط پست الکترونیک به طور یکسان که به ایجاد کنندگان محتوا اجازه و قدرت بررسی موشکافانه در سطوح دلخواه بر روی محتویات و پیش نمایش آن قبل از اینکه بر روی سایت برود را می دهد, پشتیبانی شده است. تصویر بالا محل نوشتن محتوا بر روی وب سایت را نشان می دهد. کنترل محتویات به نمایش گذاشته شده و پیمایش: راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) سازمان ها یک کنترل کامل بر چگونگی نمایش اطلاعات بر روی اینترانت, اکسترانت و سایت های اینترنتی می دهد. این کنترل کامل شامل قالب های صفحات قابل تغییر که قابلیت انعطاف نمایش, درست همانند صفحات مایکروسافت ASP.NET Master برای پیمایش های قابل انعطاف می دهد, است. کنترل های پیمایش  (navigation control) فراهم شده است که رفتار آنها می تواند برای برآوردن نیازهای ویژه, اختصاصی شود. برای مثال, کاربران می توانند از رابط کاربری تنظیمات پیمایش (navigation configuration) برای تنظیم کردن اینکه آیا می خواهند سایتشان از پیمایش های کلی سایت مادر و یا قسمتی از پیمایش های آن ارث ببرد؟اینکه بر زیر مجموعه های این وب سایت چه مکانیسمی اعمال خواهد شد ؟و اینکه آیا اشیاء کنترل پیمایش (Object NavigationControl) در صفحات نمایش داده شوند یا نه؟, استفاده کند. علاوه بر نمایش سلسله مراتب منطقی وب به صورت پیمایش (navigation) اغلب گذاشتن قدرت نمایش "لینک های نوشته شده" یا  فعال و غیرفعال کردن لینک هائی که مدیر سایت یا نویسنده بتواند به صورت دستی اضافه کند, مفید است. برای پشتیبانی از این قابلیت, سیستم راهی برای ایجاد یک یا بیش از یک لینک نوشته شده فراهم می کند که به عنوان لینک های اضافی پیمایش نشان داده خواهد شد. روش های مبتنی بر Cascading Style Sheet (CSS) ها (که امکان اضافه کردن برگه به سند, شیوه ترکیب برگه های سند و چگونه ظاهر شده صفحه را می دهد) از همه قسمت های سایت امکان کنترل محسوس بر روی ظاهر و محتویات سایت را می دهد. به منظور نگهداری از شاخه های وب سایت, سیستم روشی را برای جداکردن محتویات صفحه از قالب های صفحه فراهم می کند بنابراین کاربران می توانند بدون نگرانی در مورد دید نهائی و احساس بیننده, بر روی ایجاد محتویات به بهترین شکل ممکن تمرکز کنند. سیستم به صورت اتوماتیکی محتویات و قالب را با هم ترکیب می کند و صفحه نهائی که نشان داده خواهد شد را تولید می کند. از آنجائی که کاربران به چندین الگو برای ویژگی های مختلف نیاز خواهند داشت (برای مثال, صفحه محصولات همیشه به تصاویر مرتبط نیاز خواهد داشت نه یک صفحه منتشر شده نهائی که هرگز نیاز به یک تصویر ندارد) سیستم از چندین قالب صفحه پشتیبانی می کند و برای انتشار انواع مختلف صفحه و محتویات در یک قالب ثابت, سیستم روش ها و زیرساخت های پیمایش اختصاصی را منظور کرده است. انتشار محتویات وب بر روی اینترانت, اکسترانت و سایت های اینترنت: یک مدل انتشار چند مرحله ای با یک روش ساده برای انتشار محتویات به چندین سایت برای نویسندگان فراهم شده است:مدیران سایت می توانند به صورت اتوماتیکی صفحات را در وقفه های منظم از سیستم مرحله ای به وب سایت منتشر کنند. همچنین قابلیت بکارگیری سریع (Quick Deploy) وجود دارد که به نویسندگان اجازه می دهد  فورا بدون نیاز ضروری به کمک گرفتن از اعضاء گروه فن آوری اطلاعات (IT) محتویات را از مرحله تولید به وب سایت منتقل کنند. این امکان برای محتویاتی مثل خبرها که فورا نیاز به منتشر شدن دارند, مفید است. این سیستم همچنینی یک مکانیسم سازگار را برای انتشار انواع مختلف محتویات به سایت را فراهم می کند, خواه آنها فردی, پرتال های سازمانی, اکسترانت و یا سایت های اینترنتی باشند. یکپارچگی فشرده با قابلیت های پرتال در آفیس SharePoint Server 2007 یک تجربه انتشار مستقیم و آسان (straightforward) را تضمین می کند. نویسندگان, مدیران سایت و مدیران فن آوری اطلاعات (IT) جهت ایجاد و مدیریت محتویات یک مجموعه ابزار متداول برای انواع مختلف سایت دارند و با سیستم های جداگانه سروکار ندارند. مدیریت تغییرات محتویات برای زبان ها و وسایل: راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) شامل یک سیستم مدیریت تغییرات سایت  (site-variation management) است که کاربران را قادر می سازد تا در چندین فرم مختلف, انتشار چندین زبان و وارد کردن محتویات به وسایل متحرک (mobile device) مدیریت کنند. مجموعه این ارتباطات و سلسله مراتب محتویات ترجمه شده از قابلیت سایت های چند زبانه پشتیبانی می کند. در این سیستم مدیریت تغییرات سایت  (site-variation management) , مدیران سایت می توانند مجموعه ای تعریف کنند و یکی از موارد این مجموعه را به عنوان تغییرات مبدا (source variation) انتخاب کنند. تغییرات در مبدا می تواند به صورت اتوماتیکی و یا به صورت دستی در تغییرات مقصد (target variation) منتشر شود و به این ترتیب این اطمینان داده می شود که تغییرات اعمال شده در مبدا به صورت صحیح با دیگر تغییرات مطابقت داده شده اند. هنکامی که یک سند در مبدا ایجاد و یا تغییر داده می شود, یک گردش کاری ترجمه توکار  ایجاد می شود که محتویات مرتبط با صفحه را ترجمه کند. مدیریت محتوای سایت و گسترش آن: محیط کنترلی جدید مدیران سایت (site manager console) یک محیط مثل جستجوگر فایل (FileExplorer) را برای دیدن محتویات سایت فراهم می کند. مدیران سایت می توانند از این واحد کنترلی (console) برای انجام دسته ای عملیات (مثل ارائه برای تصویب)و همچنین در موارد بسیاری, استفاده کنند, درست همانطورکه گزارشات چندین سایت در یک جموعه سایت بخصوص اجرا می شود (برای مثال, دیدن اینکه در حال حاضر چه محتویاتی خارج شده اند). این واحد کنترلی (console) همچنین محلی برای تنظیمات مدیران سایت و محلی برای جابجائی و کپی محتویات در میان سایت ها است. هدف از گسترش محتویات, مدیریت محیط هائی است که در آنها به تولیدات و نوشته های  مختلف نیاز می شود. گسترش محتویات حول و حوش این ایده مدل شده است که مجموعه سایت مبدا واحد می تواند محتویاتش را به چندین مجموعه سایت مقصد گسترش دهد. مسیر گسترش محتویات راهی برای تعریف ارتباطات میان مبدا و مجموعه سایت مقصد است. مبدا و مقصد می تواند در مجموعه ای از سرورهای مشابه(same server) و یا مجموعه سرورهای متفاوت(different server) باشند. یک مجموعه سایت می تواند چندین مسیر خروجی داشته باشد. هر مسیر یک یا بیش از یک وظیفه دارد که زمانبندی و محدوده عملیات گسترش فردی را تعریف می کند و به مدیران بالاترین درجه انعطاف پذیری را بر روی اینکه چگونه توسعه و گستردی اجرا می شود, ارائه می دهد. به صورت پیش فرض, وظایف گسترش به صورت افزایشی انجام می شود, تنها از محتویاتی که از آخرین گسترش با موفقیت, تغییر یافته اند , کپی گرفته می شود. تحویل محتویات به کاربران وب: سازمان ها می توانند به سرعت یک ظاهر وب را بوسیله الگوهای شروع کننده(startertemplate) برای اینترنت و سایت های اینترانت بر پا کنند. برای فراهم کردن, یک نمای بهینه از سایت برای کاربران, خصوصی سازی امکان پذیر است که به کاربران اجازه می دهد تا یک تجربه متفاوت از سایت بر اساس اختیارات شان داشته باشند. حافظه پنهان (caching) تحویل با سرعت بالا را برای سایت های اینترنتی و مزایای یکپارچگی با خروجی های ASP.NET Caching و اشیاء Caching مبتنی بر حافظه, همانطورکه اشیاء Caching مبتنی بر دیسک عناصر محتویات بزرگ مثل تصاویر و اسناد فراهم شده است, میسر می کند. سیستم جستجوی حجم پذیر به کاربران اجازه می دهد تا به آسانی اطلاعاتی را که در سایت منتشر شده است, پیدا کنند. پشتیبانی های تعبیه شده ای هم برای دسترسی ناشناس درنظر گرفته شده است. برای سایت های امن شده, از هویت شناسی های مبتنی بر فرم در برابر تنوع اعضاء سیستم ها پشتیبانی شده است. همانطورکه از Lightweight Directory Access Protocol(LDAP) حمایت شده, از سرویس Active Directory و Active Directory Application Mode(ADAM) پشتیبانی شده است . یکپارچگی با سیستم های عضویت اضافه با استفاده از مدل های عضویت توسط ASP.NET فراهم شده است, که آفیس SharePoint Server از آنها به عنوان مکانیسم توسعه استفاده می کند. سرویس های هویت شناسی SharePoint 2007 از Single Sign-on های مبتنی بر وب (که امکان اتصال اطلاعات هویت شناسی میان سیستم های ویندوزی و غیر ویندوزی را فراهم می کند)پشتیبانی می کند, تا این تضمین وجود داشته باشد که گستردگی های  SharePoint از front-end های وب دسته بندی شده با کارایی برتر و قابلیت اطمینان استفاده می کند. مدیریت فرم ها: فرم ها اجزاء کلیدی هر فرآیند تجاری هستند و معمولا برای ضبط و کنترل درستی داده های موجود در این فرآیندها استفاده می شوند. آنها معمولا پیچیدگی های فرآیند تجاری را که در پشت آنها قرار دارند, پنهان می کنند. در بخش زیر قابلیت فرم فراهم شده در مایکروسافت آفیس Forms Server 2007 شرح داده خواهد شد. کمک به کاربران برای بدست آوردن مشتریان, شرکا و تهیه کنندگان: سازمان می تواند فرم هائی را که با استفاده از انواع مرورگرهای وب موجود پر شوند, ایجاد کند , به تعداد افراد بیشتری اجازه داده شود تا فرآیند تجاری مثل پر کردن یک برنامه کاربردی بازپرداخت وام (loan application) یا ورود درخواست سرویس مشتری را انجام دهند.این عملیات می تواند بر روی اینترنت, اکسترانت و یا اینترنت اتفاق بیفتد. ساده کردن فرآیندهای تجاری مبتنی بر فرم: هنگامی که فرم ها با اطلاعات لازم پر می شوند,می تواند برای پردازش به سیستم های مختلف می توانند ارائه شوند. این سیستم ها شامل کتابخانه های SharePoint و سرویس های وب (web service) مرتبط با سیستم های خط تجاری (Line-Of-Business(LOB)) مثل SAP و Oracle است. فرم ها می توانند با گردش های کاری تنظیم شده در کتابخانه اسناد SharePoint که فرآیند تجاری را بر روی فرم ایجاد می کند, مرتبط شوند.

مرور کلی بر راهکار مدیریت پروژه های سازمانی مایکروسافت

مرور کلی بر راهکار مدیریت پروژه های سازمانی مایکروسافت آفیس( نرم افزار کنترل پروژه): راهکار مدیریت پروژه های سازمانی (نرم افزار کنترل پروژه (EPM)) پروژه ای مشارکتی end-to-end ای است و در محیط های نگهداری اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار (portfolio) قابل استفاده است. نرم افزار کنترل پروژه (EPM) به سازمان شما کمک می کند تا بر روی همه کارها قابلیت دید , آگاهی و کنترل پیدا کنید و از این طریق تصمیم گیری های بیشتری انجام داده ,در راستای استراتژی های تجاری قرار گرفته ,بیشترین استفاده را از منابع انجام داده , ارزیابی های لازم را انجام داده و در نهایت به شما در افزایش کارایی به نحوه موثری کمک می کند. نرم افزار کنترل پروژه (EPM) شامل محصولات زیر از خانواده Microsoft Office Project 2007 است تا برای سازمان ها یک راهکار (end-to-end , Project Portfolio Management(PPM فراهم کند: مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 : مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 شامل همه قابلیت هائی است که در مایکروسافت آفیس Project Standard 2007 وجود داشت. مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 ابزارهای قدرتمند مدیریت و کنترل پروژه را که ترکیبی از قابلیت های استفاده , قدرت و انعطاف پذیری است , ارائه می دهد.بنابراین شما می توانید پروژه ها را به صورت کارآمدتری مدیریت کنید. شما می توانید بر کارهای پروژه کنترل داشته باشید و از زمانبندی ها و امور مالی مطلع شده و تیم های کاری پروژه را در یک راستا نگه دارید , مادامیکه بتوانید از انتخاب های گزارش گیری قدرتمند که با برنامه های سیستم مایکروسافت آفیس , طرح های هدایت شونده , Wizard ها و الگو ها هماهنگ است , بهره بگیرید. بعلاوه زمانیکه مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 به مایکروسافت آفیس Project Server 2007 وصل می شود , قابلیت های نرم افزار کنترل پروژه (EPM) را هم برای شما فراهم می کند. مایکروسافت آفیس Project Server 2007 : مایکروسافت آفیس Project Server 2007 دارای زیر ساخت انعطاف پذیری است که مدیریت منابع , زمانبندی ها , گزارش گیری و قابلیت های همکاری موجود در نرم افزار کنترل پروژه (EPM) را نیز پشتیبانی می کند. مایکروسافت آفیس Project Server 2007 به سازمان ها قدرت ذخیره سازی پروژه ها و منابع اطلاعاتی در مرکز را می دهد. مایکروسافت آفیس Project Server 2007 همچنین با سرویس های مایکروسافت ویندوز SharePoint 3.0 در همکاری و قابلیت های مدیریت فایل , یکپارچه شده است و به اعضای گروه کمک می کند تا به طرز کارآمدتری با یکدیگر همکاری کنند. بعلاوه , بر مبنای وظایف کاربران می توانند به داده ها و کارکردها توسط اینترنت و از طریق مایکروسافت آفیس Project Web Access دسترسی پیدا کنند. مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 : مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 یک راهکار مدیریت اسناد , مدارک و موجودی های انعطاف پذیر است که به سازمان ها در تحقق یافتن توانایی های بالقوه شان بوسیله یکی کردن , انتخاب کردن , اداره کردن و تحویل اسنادی که بهترین تناسب را با استراتژی های تجاری شان داشته باشد , کمک می کند. مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 با مایکروسافت آفیس Project Server 2007 یکی شده تا راهکار مدیریت اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار را در پروژه های end-to-end ای که از طریق مایکروسافت آفیس Project Portfolio Web Access قابل دسترسی است , برای سازمان ها فراهم کند . کلیه کارها را مدیریت و کنترل کنید: با یک چهارچوب کاری نظارت در میان سازمان ارتباط برقرار کرده و طبق معیارهای مورد نظر کارها طبقه بندی کرده و استانداردی را بوجود آورید. داده های ضروری را برای کلیه سرمایه های فن آوری اطلاعات (IT) در یک منبع اطلاعاتی مرکزی , جمع آوری کنید. پروژه ها و برنامه های نگهداری اسناد , مدارک و موجودی ها را به طرز کارآمدی تحویل دهید که به شما در به حداکثر رساندن برگشت سرمایه کمک می کند. کنترل و وضوح در میان برنامه های نگهداری اسناد و مدارک موجود بدست آورید. مدیریت کارها را از طریق یک طرح ساده نسبت به برنامه های پیچیده پروژه انجام دهید. برای تصمیم گیری های بهتر میدان دید و میزان آگاهی خود را اصلاح کنید: به اولویت ها جنبه عینی داده و اسناد و مدارکی را که با استراتژی های تجاری شما همخوانی داشته و به حداکثر برگشت سرمایه منجر می شوند , انتخاب و بهینه کنید. فعالیت های پیش بینی هزینه ها و منابع و زمانبندی ها فراتر از آنچه در نشان کارایی اصلی (KPI) وجود داشت , انجام می شود. نماهای سفارشی ایجاد کنید (مثل Dashboard ها و Scorecard ها) و برای اطلاع از وضعیت پروژه ها , برنامه های نگهداری اسناد , مدارک و موجودی ها از آنها گزارش تهیه کنید. اطلاعات را تحلیل کرده و سپس از گزارش های از پیش تعریف شده و یا گزارش های سفارشی که خودتان ایجاد کرده اید برای به نمایش درآوردن اطلاعات مرتبط با پروژه استفاده کنید. با استفاده از شروط (Stakeholder) ارتباطات و همکاری ها را به طرز کارآمدتری انجام دهید: گروههای کاری پروژه که از سرویس های ویندوز SharePoint استفاده می کنند همکاری و به اشتراک گذاری اطلاعات مهم را بدون کوچکترین تلاش و زحمت انجام می دهند. گروههای کاری را با تخصیص وظایف و گزارش گیری از برگه های زمانبندی (timesheet) در یک راستا نگه دارید. ایجاد , طراحی و پیگیری پروژه ها را با اطمینان کامل انجام دهید ,خواه درون و یا بیرون از دفتر کار شما باشند. استنتاج کردن از طریق زیر ساخت پرتوان و قابل شکل دهی: از بهترین تمرین های تعبیه شده و الگوهائی که پیکربندی آنها آسان است و گسترش و سرعت تحقق بخشیدن به برگشت سرمایه , بهره برداری کنید. با راهکارهای تجاری داده ها را به طرز موثری با هم یکی کرده و به اشتراک بگذارید. با استفاده از معماری دوباره طراحی شده سرور , با اطمینان خاطر مقیاس ها را کوچک و بزرگ کنید.