اندازه گیری کارایی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی

میزان کارایی خود را تحلیل کنید: رسیدگی به بعضی قسمت های نرم افزار می تواند آسان تر از قسمت های دیگر باشد. به طور کلی , سنجش قسمت هایی که برای اتوماتیک کردن فرآیندهایی مثل چاپ برچسب های حمل کالا و آگاهی دادن به مشتریان طراحی شده اند آسان تر از برپایی benchmark است. سنجش قسمت هایی بیشتر مشکل است که نشان می دهد یک کارمند با آن نرم افزار آشنایی ندارد.برای مثال اگر بررسی ها نشان دهد علیرغم قابلیت های اتوماتیک نرم افزار پیشرفت کمی در خطاهای مربوط به حمل کالا حاصل شده است, شما ممکن است نیاز داشته باشید دوباره از کارمندان کلیدی کمک بگیریدو از آنها بپرسید تا به شما نشان دهند که دقیقا چگونه از نرم افزار استفاده می کنند. کامرون می گوید "شرکت ها معمولا در فهم تاثیر تکنولوژی جدید بر فرآیندهای تجاری با شکست مواجه می شوند". کامرون می گوید " اگر یک شرکت تکنولوزی های جدید را بکارگیرد اما این تکنولوژی تاثیری در بهبود فرآیند های تجاری نداشته باشد, برای مثال اگر به اشتراک گذاری فایل ها هنوز هم با همان روش های پیشین انجام شود و یا هنوز هم از فرآیندهای دستی به جای نوع اتوماتیکی آن استفاده شود, نشان می دهد که نرم افزار توقعات آنها را برآورد نکرده است". فرآیند های کلی راه اندازی کنید: خانم تابز نوشته " اگر سازمان شما به بن بست رسیده , یک فرآیند بسیار عالی بکار نبرده اید,  اما اگر شما فرآیند های کلی را پس از پیاده سازی نرم افزار, بکار ببرید, با اختیار پیگیری که به شما داده می شود, می تواند به افزایش کارایی سازمان شما کمک کند." حفاظ اطلاعاتی و ذخیره داده بر روی دسک تاپ(desktop) یعنی جاهائی که در مواقع ضروری نمی توانند در دسترس باشند, نمونه ضعیف دیگری از فرآیند های تجاری است. مورد دیگری که می تواند داده ها را با خطر جدی مواجه کند, بوجود آمدن ایراد دقیقا در زمان نصب نگارش جدید نرم افزار (upgrade) امنیتی و یا استفاده از رمزهای عبور (password) ساده ای است که براحتی حدس زده می شوند. فرآیند های عملی که شما معمولا از آنها استفاده می کنید در این بحث کمتر اهمیت دارند. فرآیندهای تجاری در شرکت ها متفاوت است, حقیقت این است که آنها به صورت کلی پیگیری نخواهند شد. به کارمندان اطلاع دهید که در صورت تبعیت نکردن از موارد بالا خودشان را به خطر خواهند انداخت. یک حلقه آموزشی پیوسته ایجاد کنید: اغلب شرکت ها با پذیرش آموزش پیاده سازی یک تکنولوژی گران قیمت، از میزان هزینه ها و تعداد کارمندان می کاهند. اما هنگامی که کارمندان بدلیل نداشتن آموزش های لازم, در استفاده از همه ویژگی های نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) با شکست مواجه می شوند و یا به دلیل مقاومت در برابر تغییرات ,تا زمانیکه شما فقط از یک قسمت از قابلیت های آن استفاده می کنید, مزایای نرم افزار در طولانی مدت از بین خواهد رفت. با توجه به این نکات شما باید برای محافظت از سرمایه تکنولوژی به آموزش های پایه ای برگردید. تابز می گوید "شما نیاز به یک حلقه بازخور (feedback) پیوسته دارید, به آن برگردید و با کاربر نهایی (end user) صحبت کرده و به فاصله اطلاعاتی پی برده و صحیح ترین عمل را انتخاب کنید. اگر کاربر نهایی (end user) شما احساس کند که نرم افزار اشکال دارد آن احساس واقعی است. خود را برای اشکالات امنیتی اجتناب ناپذیر آماده کنید: بیشتر شرکت ها با ایراد امنیتی در بعضی قسمت ها مواجه خواهند شد.اگر عملیات شما ناگهان متوقف شود این ایراد لزوما از تکنولوژی نیست. حوادث ناگوار طبیعی, مشکلات امنیتی و حتی یک تغییر در چرخه تجاری می تواند سیستم های سرویس دهنده و برنامه های کاربردی شما را تحت تاثیر قرار دهد, آیا شرکت شما برای رفع و رجوع این پیامدها آماده است؟ شما برای پوشش این وقایع, به یک طرح ویژه نیاز دارید. مشاور Rod Hansen تحلیل گر نرم افزار برای راهکارهای تجاری مایکروسافت شرکت Solomon می گوید " از اینجا شروع کنید که چه چیز ممکن است بوجود آورنده این وقایع باشد؟سپس شما می توانید طرحی برای آن چیزهائی که اعتقاد دارید از کنترل شما خارج شده اند مثل شرایط آب و هوائی و سرقت های احتمالی, ایجاد کنید." برای مثال "بگوئید شرکت شما داده های از دست رفته را به عنوان تنها عامل خطر مشخص کرده است." در این موارد, تهیه نسخه پشتیبان (backup) به صورت دوره ای از داده ها باید در اولویت قرار گیرد. هانسن توضیح می دهد " اگر شما نسخه پشتیبانی از داده ها تهیه نکنید خود را به خطر بزرگی انداخته اید "