کلیدهایی برای موفقیت مدیریت محتوای سازمانی

پیش بینی و پاسخگوئی به مشکلات بالقوه Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی و اطمینان از صحت و موفقیت پیاده سازی آن, نیاز به پیمودن راهی طولانی دارد. اغلب این مشکلات می تواند موجب شود تا سازمان ها بواسطه ترس از انتخاب سیستم اشتباه عملا از کار افتاده و متوقف شوند اما علت اصلی این مشکلات بعضی اوقات به دلیل وجود خطائی است که در آموزش و دریافت اینکه کدام مشکلات واقعا بوسیله این سیستم بوجود آمده است. اگر اهداف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به وضوح بیان شود (مثل رسیدگی به صحت سوابق برای افزایش همکاری) , مشکلات Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی بیشتر جزئی خواهد بود. "رضایت کاربر" به چه معنی است؟ یک سازمان می داند که رضایت کاربر مهم است, اما ممکن است قادر به پشتیبانی از جنبه های مختلف یک سیستم که باعث شروع مخالفت و مقاومت در بخش های بخصوص سازمان شود, نباشد. توسط کنار زدن و از میان برداشتن چند مانع جهت رسیدن به موفقیت بیشتر به صورت مستقیم, ملزومات واقعی برای غلبه کردن به هر کدام, واضح تر خواهد شد. سه عامل اصلی برای موفقیت در پیاده سازی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به همراه جزئیات بیشتر در اینجا بررسی خواهد شد: پیدا کردن نکات مبهم در رضایت مشتری. نیاز به پیدا کردن راهکاری که وابستگی به گروه IT را به حداقل برساند. نیاز به پیدا کردن راهکاری که نیازهای سازمانی گوناگون را براورده کند. افزایش رضایت کاربر: ممکن است مهمترین عامل در موفقیت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی چگونگی پذیرفته شدن آن توسط کاربران باشد. حتی اگر هر کدام از اهداف دیگر Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی نیز اجرا شود, هر سیستم که این نکته را در نظر نگیرد و به آن اعتنایی نکند با حداقل موفقیت روبرو خواهد شد. از طرف دیگر, کاربران سیستمی را که مشاهده کنند, به آنها در ساده کردن کارهای روزانه, افزایش بهره وری و آسانتر کردن فعالیت هایشان کمک کند,خواهند ستود. بنابراین چگونه یک سازمان می تواند از رضایت کاربرانش مطمئن شود؟ می توان با در نظر گرفتن اهداف فردی و نیازها, شروع کرد.در حال حاضر اغلب کاربران بیش از چندین ساعت در روز کار می کنند, پس ممکن است با سیستمی که به پیچیدگی کارهایشان بفزاید, مشتاقانه برخورد نکند, بنابراین یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی موفق راهکاری است که مناسب با کارهای روتین و روزمره کاربران باشد نه اینکه از کاربران بخواهد تا خودشان را با سیستم جدید وفق دهند. برای مثال, اگر کاربران نیاز به اضافه کردن یک خصوصیت به سند داشته باشند, بیشتر مشتاق هستند که این امکان برای آنها در میان برنامه های کاربردی نویسندگی که اکنون با آن کار می کنند, فراهم شود. در نهایت, سیستم هائی پذیرفته خواهند شد که با حداقل نیاز به آموزش  به کاربران برای ادامه کار با نرم افزارهای کنونی توانائی می دهند. همچنین رابط های کاربری آشنا و قابل فهم به کاربران کمک خواهد کرد تا سیستم را به عنوان چیزی که صرفا در گسترش حجم کاری (workload) موثر خواهد بود, نه اینکه کاملا رویه های جدید را پیاده کند, بپذیرند. برای مثال, فراهم آوردن ابزارهای نویسندگی آسان-برای-استفاده برای ایجاد محتوای وب و اتوماتیک کردن فرآیندهای انتشار کاربران تجاری را تشویق می کند تا Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی را پذیرفته و از وب برای ارتباط برقرار کردن با مشتریانشان استفاده کنند. در نهایت, اگر کاربران واقعا تشخیص دهند که توسط راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی کارهای شخصی شان به صورت موثرتر و به سادگی انجام خواهد شد, رضایتشان سریعتر جلب خواهد شد. راهکارهائی پذیرفته و انتخاب خواهند شد که به کاربران کمک می کند تا اسناد را به سرعت پیدا کرده, فرآیندهای تصویب(approval process)  را تسریع کرده و دوباره کاری را کاهش دهند. کاهش وابستگی به گروه IT: مشکلات بزرگتری در ارتباط با پیاده سازی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی وجود دارد.بدون شک, هر راهکاری در راه جلب رضایت کاربر با چندین مانع روبرو خواهد شد, اما بهترین تناسب زمانی انجام خواهد شد که راهکار به کاهش ورودی به گروه IT و دادن اختیار به کاربر برای ایجاد یکپارچگی میان راهکار با زمانبندی های کاری خودش, منجر شود. اگر راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به شدت به اعضاء گروه IT وابسته باشد, توسعه دهندگان حرفه ای و یا مشاوران که برای برپائی سایت های جدید و فرآیندهای گردش کاری (workflow) جدید, به بسیاری از نیازهای تجاریشان رسیدگی نخواهد شد حتی اگر این سازمان ها از تکنولوژی برای برآورده کردن این نیاز ها استفاده کنند . بنابراین فراهم کردن یک راهکار بهمراه یک منحنی یادگیری (learning-curve) قابل مدیریت و حداقل اتکا به اعضاء گروه IT ضروری است. با جوابگوئی برای مدیریت سوابق, گسترش و توسعه آسان برای گردش های کاری موجود کاربران, یک سیستم موثر می تواند برای توزیع Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به طور یکنواخت در میان سازمان , به جای اتکا به اعضاء گروه IT راهی ایجاد کند. مسئولیت نگهداری سوابق و سازماندهی اسناد,برای کاربران آشناست همچنین از دید کابرانی که بیشترین مزیت را از سیستم های سازمانی اخذ می کنند, بنابراین آنها بیشترین سرمایه شخصی را خواهند داشت و تمایل دارند تا مطمئن شوند سوابق به صورت روزانه بهنگام (update) شده اند. یکی از نقطه ضعف های نگران کننده IT به روز رسانی وب (web updating) باشد. یافتن یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی که افراد غیر متخصص را قادر کند تا خودشان بر روی محتویات و خصوصیات وب شان کنترل داشته باشند نه تنها موجب کاهش زمان و هزینه برای گروه IT بلکه موجب تقویت خودباوری و اطمینان جدید برای دیدن خصوصیات وب خودشان به عنوان یک فرصت نه یک بار مسئولیتی خواهد شد. اینترانت های ناقص (Neglected Intranet) ممکن است تقویت شوند و در واقع به نوعی مرکز فعالیت اشتراک گذاری اطلاعات تبدیل شوند, هنگامیکه گروههائی که از مزیت های آنها استفاده می کردند قصد ارتقا دادن خودشان را  داشته باشند. استفده از وب سایت ها به منظور گسترش تجارت برای گروههای سازمانی زمانی جذاب تر خواهد شدکه متوجه شوند هر زمان بخواهند اقدام به عمل جدیدی کنند نیازی به دسترسی به اعضاء گروه IT نخواهند داشت. در سیستم های مدیریت محتوای وب (web content management system) کنترل های با کیفیتی تعبیه شده که به مدیران اطمینان می دهد که هیچ نگرانی بابت تطابق صفحات جدید با استانداردهای جدید, که در حال حاضر برای برپائی و گسترش سایت به آن نیاز دارند, نداشته باشند. علاوه بر اعطای قدرت و اختیار به کاربران برای وابستگی به خودشان و به حداقل رساندن پشتیبانی اعضاء گروه IT , یک راهکار خوب به تیم های IT اجازه می دهد تا مدیریت کردن بر روی سیستم های بزرگتر را با یک سبک متمرکز شده, انجام دهد. پیاده سازی روش های متمرکز شده, اعضاء گروه IT را قادر می سازد تادائما در میان همه بخش ها با استفاده از ابزارهای معمول و مدل های توسعه, سیستم ها را مدیریت کرده و مهم تر اینکه در زمان صرفه جویی کنند. برآورده کردن نیازهای سازمانی گوناگون: یافتن یک تیم Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی مناسب, ممکن است به ملاحظات زیادی نیاز داشته باشد, ایده آل اینست که زمانیکه یک راهکار انتخاب شد, آن راهکار بتنواند برای چندین سال نیازهای آن  سازمان را برآورده کند, بنابراین اخذ چند پیش بینی به صورت اهداف طولانی مدت برای راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی ضروری است. اگرچه, ملزومات ابتدائی برای توسعه Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی ممکن است محدود به یک عملکرد تجاری مجزا یا یک فرآیند شود, اما راهکاری در نهایت پذیرفته خواهد شد که حجم پذیر و قابل گسترش باشد. توسط یک راهکار کامل یکپارچه, سازمان آزاد است که از  کاربران خودش به سادگی در فرآیندهای مدیریت محتوا (content management) استفاده کند.برای مثال, به جای اینکه از ابتدا از یک مدیر سوابق مبتکر که وظایفش را به صورت دوبل سریعا انجام می دهد, استفاده کند, از کاربران آشنا با سیستم بهره بگیرد. همانطورکه کاربرای مزیت سیستم مدیریت سوابق (record management system) را تشخیص می دهند, سازمان می تواند ادامه دهد پیاده سازی مدیریت اسناد (documentmanagement) و مدیریت محتوای وب (web content management) . یک راهکار متحد برای این سناریو, ضروری است تا اجازه دهد توسعه های دوم و سوم هم به آرامی اتفاق افتد, بدون صرف سرمایه های هنگفت IT و یا آموزش مجدد کاربران. هدف یک معماری Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی منسجم و واحد, در نزدیک شدن به این کلیات اصلی است. در سطح کلان , برآوردن نیازهای گوناگون به معنی انتخاب یک راهکار است که به شدت قابل تنظیم بوده و در هنگام پیاده سازی بیشترین تناسب را با فرهنگ سازمان داشته باشد. اگر سازمانی به طور موثرتر و بیشتر با گروههایش کار می کند, پیاده سازی اش بهتر است که در محدوده گروه ها و تیم ها باشد برخلاف پیاده سازی های بزرگتر برای پیگیری. در این نوع فرهنگ, گروه ها به احتمال بیشتر راهکاری را که در سطح سازمان گسترده شود (organization-wide) خواهند پذیرفت اگر آنها موفقیت آن را در گروههای خودشان مشاهده کنند.به عبارت دیگر, اگر یک سازمان متمرکز شده و با سیستم ها آشنا باشد ممکن است برای شروع از سیستمی که در حد و اندازه های تشکیلات خودش باشد (enterprise-wide) استفاده کند.