کنترل اسناد(Document Management) توسط Sharepoint

کنترل اسناد(Document Management) توسط Sharepoint:  ضرورت کنترل اسناد(Document Management) و مدارک که جزء دارائی های ارزشمند هر سازمان محسوب می شود, در دنیای اطلاعاتی پیچیده و به سرعت در حال تغییر حال حاضر, روز به روز بر اهمیت این ابزار مدیریتی می افزاید بطوریکه کمتر سازمانی را می توان یافت که از این ابزار ضروری در ساختار سازمانی خود بی بهره باشد.  عمل کنترل اسناد(Document Management) فعل خود را روی ذخیره سازی و ساماندهی اسناد در دست اقدام مثل اسنادی که در حال آماده سازی هستند و یا اسنادی که در بین سازمان به اشتراک گذاشته شده اند, انجام می دهد. چنانچه یک سیستم کنترل اسناد(Document Management) رسمی وجود نداشته باشد, اسناد به روشی غیر متمرکز و بی نظم به صورت فایل های اشتراکی بهم ریخته و ذخیره شده بر روی درایوهای سخت (hard disk) فردی ایجاد و به همان صورت هم ذخیره می شوند.  این عمل هنگام پیدا کردن اسناد و به اشتراک گذاری آن ها به سردرگمی کارکنان منجر می شود, به تبع سازمان هم بابت این بی نظمی در کنترل اسناد(Document Management) با سختی مواجه شده و امکان استفاده به موقع از اطلاعات تجاری با ارزش, داده ها و اسناد مذکور به حداقل خواهد رسید.  پرتال مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 جهت برآوردن نیاز سازمان شما به منظور کنترل اسناد(Document Management) مجموعه گسترده ای از قابلیت های کنترل اسناد(Document Management) را ارائه می کند که توسط آن ها:  • امکان ذخیره سازی, ساماندهی و مکان یابی اسناد, به سادگی امکان پذیر است. • انسجام و یکپارچگی اسناد تضمین خواهد شد. • امکان مدیریت داده های تکمیلی (metadata) اسناد وجود خواهد داشت. • از اسناد شما در برابر دسترسی های غیر مجاز محافظت شده و قدرت استفاده افراد از اسناد کنترل خواهد شد. • یکپارچگی فرآیندهای تجاری و چرخه های کاری (workflow) که در آن ها نحوه مدیریت و کنترل اسناد ذکر شده, تضمین خواهد شد.  اعضای گروه تهیه مستندات(Documentation) یک سازمان که وظیفه تهیه کتابچه هائی مثل کتابچه راهنما (user manual) و اوراق مشخصات محصول (product specification) به عهده آنهاست از بسیاری از مزایای کنترل اسناد(Document Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 استفاده می کنند.  این گروه, مستندات جمع آوری شده را در سایتی که آن را از پیش توسط الگوی سایت به نام سایت مرکز اسناد (Document Center) ایجاد کرده اند, ذخیره می کنند.اعضای گروه هنگام گشتن به دنبال نسخه های مختلف اسناد از نسخه های اصلی و فرعی (major and minor versioning) استفاده می کنند. آنها همچنین جهت اطمینان حاصل کردن از این مطلب که شخص دیگری سهوا کار فرد دیگر را بازنویسی نکرده باشد, صحت اسناد را توسط مزیت بررسی صحت و سقم اسناد (check-out) بررسی خواهند کرد.  نحوه ذخیره سازی و ساماندهی اسناد در سایت مرکز اسناد (Document Center Site):  آفیس Sharepoint سرور 2007 شامل الگوی سایت مرکز اسناد (Document Center Site) است که می توان برای بهینه سازی نحوه ایجاد, استفاده و ذخیره سازی تعداد زیادی سند از آن بهره برد.  سایتی که با کمک الگوی سایت مرکز اسناد (Document Center Site) ایجاد می شود, امکانات کنترل اسناد(Document Management) ویژه ای مثل امکان بررسی صحت و سقم اسناد (check-out) و تهیه نسخه های اصلی و فرعی از سند (major and minor versioning) به همراه دارد که به صورت پیش فرض در آن فعال است.  مزیت بررسی صحت اسناد (check-out) از پیش آمدن هرگونه مغایرت و یا هرگونه اختلال در هنگام اعمال تغییر بر روی سند, ممانعت می کند چرا که در زمان مشخص شده تنها یک کاربر امکان تغییر دادن یک فایل را خواهد داشت. هنگام گشتن به دنبال نسخه های مختلف یک سند و یا مدیریت اسنادی که اصلاحات و تغییرات لازم را بر روی آن ها اعمال کرده اید, مزیت تهیه نسخ مختلف (versioning) به کمک شما می آید مخصوصا هنگامی که چندین نفر روی یک پروژه کار می کنند و یا هنگامی که اطلاعاتی مد نظر شماست که بارها و بارها تجدید نظر شده است. حفظ یکپارچگی کنترل اسناد(Document Management) بوسیله طبقه بندی موضوعی (content type): طبقه بندی موضوعی(content type) به مجموعه تنظیمات قابل استفاده مجدد (reusable) گفته می شود که رفتارهای مشترک الگوی خاصی از محتویات را شرح می دهد. طبقه بندی موضوعی(content type) به سازمان شما قابلیت ساماندهی و مدیریت محتویات را به شیوه ای یکپارچه در میان یک مجموعه سایت می دهد. شما می توانید برای هر یک از انواع سند و یا اطلاعات محصولی که سازمان شما تولید می کند, یک طبقه بندی موضوعی(content type) تعریف کنید و بدینوسیله از کنترل اسناد (Document Management) مختلف به شیوه ای منسجم, اطمینان حاصل کنید.  برای مثال, اعضای گروه تهیه مستندات (Documentation) سازمان دو نوع الگوی محتوا(content type) ایجاد می کنند:کتابچه راهنما, اوراق مشخصات محصول.  هنگامی که اعضای گروه برای ایجاد یک سند جدید به مرکز اسناد (Document Center) مراجعه می کنند, می توانند هر کدام از انواع سند را بوسیله دکمه New موجود در کتابخانه اسناد (Document library) مشاهده و انتخاب کنند.  هر کدام از طبقه بندی های موضوعی(content type) تعیین کننده الگوی خودش است, بنابراین همه کتابچه های راهنما و همه مشخصات محصولات توسط یک قالب یکسان به اشتراک گذاشته می شوند.  هرطبقه بندی موضوعی (content type) دربردارنده ستون های اختصاصی خودش است بنابراین, برای مثال همه کتابچه های راهنما در برگیرنده داده های تکمیلی(metadata) مثل مدل محصولی که این کتابچه به آن تعلق دارد, است. هرطبقه بندی موضوعی (content type) حتی چرخه های کاری (workflow) مرتبط با خودش را دربردارد, بنابراین گروه تهیه کننده می تواند مطمئن باشد که همه کتابچه های راهنما,پروسه تایید یکسانی را طی کرده اند و البته به دلیل اینکه اوراق نشان دهنده مشخصات محصول شامل مندرجات مختلفی است, این اسناد می توانند پروسه های متفاوتی را طی کرده و هر کدام ستون های اختصاصی مورد نیاز برای داده های تکمیلی(metadata) خود را داشته باشند. مدیریت خصوصیات اسناد (Document Properties):  یکی از ابتدائی ترین روش هائی که افراد برای یافتن اطلاعات ذخیره شده روی وب سایت یا یک سیستم کنترل اسناد (Document Management System) از آن استفاده می کنند, پیمایش (browse) و یا جستجو به کمک داده های تکمیلی(metadata) فایل ذخیره شده است.  با اینحال هنوز هم افراد بدون توجه به اهمیت این موضوع هنگام ذخیره سند وقت زیادی را صرف اضافه کردن و به روز رسانی خصوصیات آن نمی کنند.  برنامه ها و سرویس دهنده ها(server) ی موجود در سیستم مایکروسافت آفیس Sharepoint 2007 در ایجاد و به روزرسانی داده های تکمیلی(metadata) برای اسناد, به شما کمک می کنند.  هنکامی که شما توسط یکی از برنامه های آفیس نسخه 2007 مثل word , اکسل یا پاورپوینت یک سند را که در سایت آفیس Sharepoint سرور 2007 ذخیره شده, باز کرده یا ویرایش می کنید, می توانید از طریق مقطع کاری اطلاعات اسناد (Document Information Panel) که در بالای فایل ظاهر می شود, به ویرایش خصوصیات آن سند اقدام کنید.  اگر سند شما دارای ستون های اختصاصی بوده و یا کتابخانه(library) ای که سند شما در آن ذخیره شده سفارشی شده باشد, این ستون ها به عنوان خصوصیات سند در مقطع کاری اطلاعات اسناد (Document Information Panel) نمایش داده خواهند شد.  برنامه آفیس Sharepoint نسخه 2007 به وسیله تلفیق تجارب ویرایش خصوصیات اسناد (Document Property) با تجارب ویرایش مندرجات, کیفیت داده های تکمیلی(metadata) برای مطالب را ارتقا بخشیده است. علاوه بر این, سازمان ها به منظور ایجاد مقاطع کاری اطلاعات اسناد (Document Information Panel) سفارشی می توانند از مایکروسافت آفیس Infopath 2007 که به آن ها اجازه افزودن هر الگوی محتوای (content type) ویژه را می دهد, استفاده کنند. راهکارهای پیشنهادی Sharepoint جهت محافظت از اسناد:  آفیس Sharepoint 2007 به منظور محافظت از اسناد ذخیره شده روی سایتSharepoint در برابر دسترسی های غیر مجاز, چندین راهکار پیشنهاد می کند که در ادامه به بررسی آن ها می پردازیم.  پرتال Sharepoint جهت تشخیص و رفع چنین مشکلاتی مزیتی به نام مدیریت صحت اطلاعات(Information Rights Management) را پیشنهاد می کند, این مزیت با محافظت از کتابخانه اسناد (Document library) به تبع اسناد درون آن می تواند در کنترل اسناد (Document Management) نقش بسیار مفیدی داشته و اطلاعات ارزشمندی را در اختیار مدیران بگذارد.  مدیریت صحت اطلاعات(Information Rights Management) قدرت تصرف و دخالت کاربر در فایل هائی که از لیست یا کتابخانه های سایت Sharepoint دانلود شده را به حداقل می رساند.  مدیریت صحت اطلاعات(Information Rights Management) به منظور هرچه بهتر انجام شدن سیستم کنترل اسناد(Document Management) با رمزگذاری فایل های دانلود شده و سپس محدود کردن مجموعه افراد و برنامه هائی که اجازه رمزگشائی این فایل ها را دارند, صحت اطلاعات را تضمین می کند.  از دیگر قابلیت های مدیریت صحت اطلاعات(Information Rights Management) می توان به محدود کردن حقوق دسترسی افراد برای مثال محدود کردن کسانی که اجازه خواندن فایل ها رادارند, اشاره کرد بنابراین تهیه پرینت و یا حتی کپی گرفتن از متن اسناد هم برای دیگران امکان پذیر نخواهد بود. بنابراین مدیریت صحت اطلاعات(Information Rights Management) می تواند به سازمان شما کمک کند تا بر روی نحوه اشاعه اطلاعات محرمانه و یا خصوصی کنترل داشته باشید.  آفیس Sharepoint سرور 2007 برای محافظت از فایل ها راهکارهای دیگری نیز در اختیار شما می گذارد.  اگر مایل نیستید, امکان خواندن اسناد نیمه تمام و در دست اقدام شما برای دیگر اشخاص وجود داشته باشد, می توانید با تنظیم قابلیت تهیه نسخ اصلی و فرعی (major and minor versioning) در کتابخانه اسناد (Document library) موجود در پرتال Sharepoint و مشخص کردن افراد یا گروههائی که اجازه خواندن نسخه فرعی(minor) یا همان اسناد نیمه تمام به آن ها داده شده,به سادگی قدرت خواندن اسناد در این مرحله را از آن ها سلب کنید. منظور از نسخ فرعی (minor) فایل هاو یا مواردی از لیست است که هنوز به عنوان نسخ اصلی(major) تایید نشده اند.  اگر امکان تایید مندرجات(Content approval) را در کتابخانه فعال کرده باشید, اسناد نیمه تمام تا زمانی که شخصی با مجوز مناسب, انتشار آن ها به عنوان اسناد تکمیل شده و قابل عرضه و اصلی(major) را تایید نکند, بر روی سایت Sharepoint منتشر نخواهند شد. راهکار دیگر برای محافظت از اسناد, تنظیم مجوز(permission) به فولدرها , موارد موجود در لیست یا اسناد است.  اگر در کتابخانه اسناد(Document library) تنها یک یا دو فایل وجود دارد که شما خواستار اعمال محدودیت دسترسی به آنها هستید, می توانید با تغییر دادن مجوزهای مرتبط, تعیین کنید چه کسی امکان دیدن و اعمال تغییر در آن ها را داشته باشد