اجزای کلیدی مدیریت محتوای سازمانی - قسمت چهارم

مدیریت کشف قانونی:  مزیت نگهداری اطلاعات (hold) برای پاسخگوئی به رویدادهائی مثل ادعاهای قانونی بوسیله از دور خارج کردن و کنار گذاشتن سیاست های منقضی از سوابق اختصاصی تعیین شده برای اطمینان از اینکه آنها را نمی توان به صورت دستی و اتوماتیکی در طول مدت عمر این رویداد پاک کرد, طراحی شده است. به صورت پیش فرض, هر منبع اطلاعاتی سوابق بوسیله یک لیست نگهداری اطلاعات (hold) در مورد هر بخش که مطابق با دستور مجزائی برای آن است, فراهم شده است. این لیست ابزارهائی برای جستجو و نگهداری سوابق مرتبط و بازدید از سوابقی که در حال حاضر در لیست هستند, انتشار یک لیست بعد از اینکه دستور لیست (hold order) قبل غیر فعال شد, دارد.   تصویر بالا یک لیست نگهداری اطلاعات (hold list) برای یک ادعای قانونی مخصوص را نشان می دهد. اعمال رسیدگی و تهیه گزارش از منابع اطلاعاتی: در راهکار مدیریت سوابق مایکروسافت,سیاست رسیدگی و بررسی به صورت پیش فرض روشن است و سوابق از مدیریت اسناد به تاریخچه رسیدگی آورده می شوند. گزارشات اعمال سیاست که بر اساس برنامه آفیس Excel 2007 کار می کند, وضعیت کنونی برنامه مدیریت سوابق را که شامل لیست هائی از مجموعه کامل انواع سوابق به صورت تعریف شده در منابع اطلاعاتی سوابق و تعداد و درصد ارتباط با هر کدام از داده ها است را خلاصه سازی می کند. مدیر سوابق می تواند از هر گزارش بازدید کرده و تائید کند که آیا نحوه اعمال کنونی سیاست ها در راستای انتظارات است یا خیر؟ بایگانی و آرشیو پیام ها: برای سازمان هائی با کمتر از  5000کاربر, Exchange Hosted Archive یک دسترسی جایگزین را ارائه می دهد که در آن راهکار بایگانی و آرشیو پیام ها به صورت یک سرویس بیان می شود. این سرویس بدون نیاز به هزینه اضافی نرم افزار و سخت افزار برای مشتری ارائه می شود. بعلاوه, راهکار مبتنی بر سرویس(service-based)  مسئولیت پشتیبانی از برنامه های کاربردی را به جای مراجعه به کارمندان عضو گروه فن آوری اطلاعات (IT) به مایکروسافت واگذار می کنند, به هزینه کمتر برای مشتریان سازمان و استفاده بهتر از منابعIT منجر خواهد شد. Exchange Hosted Archive از هر پیام کپی هائی تهیه کرده و بدون انجام هیچ مرحله پنهانی آنها را ضبط می کند, بنابراین آنها فورا بایگانی و فهرست می شوند. نکته مهم این است که,امکانات کافی برای بایگانی ایجاد شده که بسیاری از نیازها را برای یک راهکار بایگانی پیام به صورت موثر, فراهم کرده است. Exchange Hosted Archive برای سرویس های پیام فوری مثل فیلتر کردن پیام های درخواست نشده (spam), اسکن ویروس و اعمال سیاست در نظر گرفته شده است, که تضمین می کند فقط پیام های قانونی و بدون اشکال در بایگانی ذخیره و به سیستم پست الکترونیک سازمان فرستاده می شوند. نمودار پایین که چگونگی ارتباط Exchange Hosted Archive با سرویس Exchange Hosted Filtering را نشان می دهد, اینکه چگونه Exchange Hosted Filtering پیام ها را بعد از عبور کردن از میان و در خلاف جریان پیام های درخواست نشده(spam) , ویروس ها و فیلترها , کپی و آرشیو می کند:

Exchange Hosted Archive پیام های جاری “in stream” را ضبط می کند و اجازه می دهد
عمل فیلتر کردن پیام های درخواست نشده (spam), اسکن ویروس و اعمال سیاست قبل از بایگانی, بهبود اثر عملیات بایگانی و پاک کردن محتویات ناخواسته از آرشیو اجرا شوند.

رسیدگی های راهنمائی و بازدید مراحل ضروری در فرآیند پذیرش تنظیمی است.
Exchange Hosted Archive مجموعه ای از گزارشات از پیش تعریف شده در راستای قابلیت ایجاد گزارش سفارشی شده در پشتیبانی مسئولیت های نظارتی است را ارائه می دهد.

برای مثال, مایکروسافت شامل یک Supervisory Evidentiary Review است که به نظارت کنندگان و مدیران پذیرش اجازه می دهد تا قوانینی را که از آن پیروی می کنند به نمایش گذاشته و تائید بگیرند.