کاربرد کتابخانه (library) درمدیریت مندرجات

کتابخانه (library) مکانی در سایت است که اعضا گروه می توانند برای ایجاد, به روز رسانی و مدیریت فایل ها در آن مکان با یکدیگر همکاری کنند.هر کتابخانه یک لیست از فایل ها به همراه اطلاعات کلیدی در خصوص آن ها را نشان می دهد.  کتابخانه (library) مکانی در سایت است که اعضا گروه می توانند برای ایجاد, به روز رسانی و مدیریت فایل ها در آن مکان با یکدیگر همکاری کنند.هر کتابخانه یک لیست از فایل ها به همراه اطلاعات کلیدی در خصوص آن ها را نشان می دهد.  علت کار با کتابخانه ها (library):  ذخیره اسناد در یک محل مرکزی می تواند به اعضا تیم شما برای کار گروهی بر روی فایل ها کمک کند به خصوص اگر فایل های شما مستعد پراکندگی میان کامپیوترهای افراد یا چندین فولدر اشتراکی در شبکه باشند. برای مثال, تیم بازاریابی برای مدیریت بیانیه های رسمی, فایل های بودجه و هزینه, قراردادها و دیگرانواع فایل از کتابخانه اسناد (Document library) با نام اسناد بازاریابی (Marketing document) استفاده می کند.  در کتابخانه اسنادی ذخیره می شوند که با نوع (type) فایل مرتبط است مثل نام پروژه ای که فایل با آن مرتبط است. تیم بازاریابی همچنین برای به اشتراک گذاری و استفاده مجدد از اسلایدها به منظور ارائه از کتابخانه اسلاید (Slide library) استفاده می کند. هنگامی که گروه شما یک سایت جدید می سازد بصورت خودکار یک کتابخانه اسناد اشتراکی (Shared Document library) ساخته می شود. شما می توانید بلافاصله از این کتابخانه استفاده کرده, آن را سفارشی کرده و یا کتابخانه دیگری ایجاد کنید. همچنین تیم شما ممکن است کتابخانه های تخصصی تر مثل کتابخانه های اسلاید (Slide library) , کتابخانه های تصاویر(Picture library) و کتابخانه های فرم (Form library) بسازد.  اعضای گروه می توانند در کتابخانه ها نسخه های مختلف را دنبال کنند, بنابراین تیم می تواند از چگونگی تکمیل فایل ها و چگونگی جبران اشتباهات صورت گرفته توسط اعضا, گزارش تهیه کند. اعضای تیم هنگام کار بر روی یک سند صحت اسناد را بررسی می کنند, بنابراین هیچ شخص دیگری نمی تواند تغییرات آن ها را بازنویسی (overwrite) کند.  اگر شما خواستار یک workspace یا مکانی هستید که بتوانید کار روی یک سند یا تعداد کمی اسناد مرتبط را هماهنگ کنید, می توانید یک سایت Document Workspace بسازید.  برای ذخیره مجموعه اولیه از اسناد گروه, که تیم شما بر اساس یک روال عادی از آن ها استفاده می کند, استفاده از کتابخانه اسناد اشتراکی (Shared Document library) پیشنهاد می شود. به صورت پیش فرض, افرادی که به عضویت تیم در آمده اند می توانند فایل ها را به کتابخانه اضافه کرده و یا آن ها را ویرایش کنند. اگرشما مجوز دسترسی (permission) به کتابخانه را ندارید بایستی با صاحب کتابخانه (library) تماس بگیرید.اگر شما صاحب یا طراح سایت هستید می توانید با تغییر نحوه نمایش فایل ها و مدیریت آن ها کتابخانه را سفارشی کنید.

چند مزیت کلیدی کار با کتابخانه ها (library):

 در ادامه به بعضی مزایای کتابخانه که در مدیریت فایل ها و کار موثرتر بر روی آن ها به شما کمک می کند, اشاره شده است.مزایای پیشرفته تر مدیریت مندرجات, مثل سیاست هائی که در چگونگی کاربرد و به اشتراک گذاری اسناد پیاده می شود, در مقالات دیگر شرح داده شده است.

•  محل مرکزی (central location):

 کتابخانه (library) یک محل مرکزی است که تیم شما می تواند اسناد را در آن مدیریت و به روزرسانی کند.اگر تیم شما با فایل های اشتراکی که روی کامپیوترهای شخصی ذخیره شده اند و یا ارسال پیغام های پست الکترونیک (email) مجزا درگیر است, کتابخانه می تواند به کاهش این بی نظمی کمک کند.

•   بررسی صحت اسناد (checkout):

 شما می توانید فایل ها را محفوظ نگه داشته و از صحت آن اطمینان حاصل کنید, بنابراین هنگام کار با فایل ها دیگران نمی توانند آن را تغییر دهند.اگر شما از سیستم مایکروسافت آفیس 2007 استفاده می کنید, می توانید بصورت offline همزمان با کار بر روی فایل ها , آن ها را بررسی کنید.

•   وجود نسخ مختلف (versions) :

کتابخانه (library) می تواند نسخ مختلف را ضبط کند, امکان بازگرداندن نسخ قبلی وجود دارد.

•  هشدارها (alert) و RSS:

 شما می توانید یک هشدار پست الکترونیک (email alert) راه اندازی کرده و یا در RSS Feed ها عضو شوید, بنابراین امکان تغییر و به روزرسانی فایل ها به شما داده خواهد شد.

•  نماها (view):

 تیم شما به روش های مختلفی می تواند نمای نمایش مندجات را ایجاد کند.برای مثال, تیم بازاریابی نمائی از فایل ها دارد که با دپارتمان ها و قراردادهائی که در این ماه مهلت آن ها به اتمام می رسد, گروه بندی شده است.

• جستجو (search):

 در کتابخانه ها امکان جستجو وجود دارد.برای مثال, شما می توانید عنوان و یا خصوصیات دیگر سند مثل یک سند را با نام نویسنده آن, جستجو کنید.

•   اتحاد کاربران (client integration) :

 اگر شما با آفیس نسخه 2007 مثل مایکروسافت آفیس ورد 2007 کار می کنید, می توانید مستقیما از مزایای کار با سرویس دهنده (server) مثل بررسی صحت فایل ها, به روز رسانی خصوصیات سرویس دهنده و نمای گزارش نسخ,استفاده کنید.

• تایید (Approval):

 کتابخانه شما می تواند طوری تنظیم شود که فایل ها پیش از آن که برای دیگران به نمایش درآید, به تایید شخص برسند.اگر کتابخانه(library) شامل دستورالعمل های مهم و روش هائی است که نیاز است قبل از نمایش برای دیگران به اتمام برسند,این مزیت می تواند مفید باشد.

•   انواع مندرجات (content type):

 تیم شما می تواند برای اسنادی که بیشتر استفاده می شوند مثل presentation های بازاریابی, کاربرگ (worksheet) های بودجه و قراردادها, نوع(type) در نظر بگیرد.