شرکت در Document Workspace یا Meeting Workspace

پورتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور 2007 دو نوع workspace را برای شما فراهم می کند. Document Workspace امکان تشریک مساعی افراد بر روی اسناد نیمه تمام و Meeting Workspace امکان جمع آوری اطلاعات مرتبط با قرارملاقات ها و اسناد و مطالب را در یک مکان مرکزی فراهم می کند.  افراد تیم بازاریابی از هر دو نوع Document Workspace و Meeting Workspace استفاده می کنند. برای مثال, دو عضو یک گروه به صورت همزمان به تحلیل اطلاعات در مورد یک نظرسنجی که شرکت مدیریت آن را به عهده دارد, خواهند پرداخت.  اعضای این تیم یک نمونه مقدماتی از طرح به همراه مطالبی که قرار است ارائه شود را در یک Document Workspace ذخیره می کنند. دلیل اینکه آنها از یک Document Workspace به جای کتابخانه اسناد (Document Library) استفاده می کنند این است که آنها نمی خواهند تا زمانی که فرصتی برای تحلیل کامل داده ها داشته باشند, اسناد نیمه تمام شان را در دسترس دیگران قرار دهند.  معمولا در یک کتابخانه اسناد (Document Library) به صورت پیش فرض اجازه دسترسی به تعداد افراد زیادی داده می شود اما Document Workspace ها طوری تنظیم شده اند که اجازه دیدن مطالب آنها تنها به افراد خاص داده خواهد شد. افراد تیم بازاریابی همچنین از Meeting Workspace ها استفاده می کنند.آنها مخصوصا از Decision Meeting Workspace ها برای ارسال و پست تصمیماتی که در گروه گرفته می شود, استفاده می کنند. Decision Meeting Workspaceمکانی برای ثبت آخرین تصمیمات از قبیل اطلاعاتی در مورد قرار ملاقات ها و جائی که تصمیمات اخذ شده, است.  تیم بازاریابی همچنین از Multipage Meeting Workspace برای پست اطلاعات در مورد قرار ملاقات های سالیانه شرکت استفاده می کنند.دلیل انتخاب این نوع Workspace این است که آنها می دانند برای ثبت همه اطلاعات و رویدادها به دو صفحه دیگر نیاز خواهند داشت.  Document Workspace:  Document Workspace یک کتابخانه اسناد را برای ذخیره اسناد ابتدائی و فایل های جانبی فراهم می کند. لیستی از وظائف برای تخصیص موارد در دست اجرا, لیستی از لینک ها برای فهرست بندی منابعی که مرتبط با اسناد است, یک لیست اعضا که نشان می دهد چه کسی به سایت دسترسی دارد.  اگر به هر دلیلی اسناد یا مطالب مرتبط با آن ها مثل فعالیت ها, اهداف و دیگر موارد بهم ریخته و نامنظم باشند یک سایت Document Workspace می تواند به شما در نگهداری آنها در یک مکان کمک کند. پورتال Sharepoint برای به اشتراک گذاری و به روزرسانی فایل ها , مطلع کردن افراد در مورد وضعیت فایل هایشان ابزارهائی را فراهم کرده است.  به عنوان عضو یک Document Workspace شما امکان اضافه کردن و ویرایش اسناد, اضافه کردن و ویرایش فعالیت های مرتبط, امکان ایجاد هشدارهای پستی (email alert) برای خودتان و دیگراعضا Workspace , امکان اضافه کردن اخبار (announcement) و لینک هائی با اطلاعات مرتبط را خواهید داشت.  هنگامی که شما یک Document Workspace ایجاد می کنید, می توانید فورا از آن استفاده کنید, لیست ها و کتابخانه های دیگر به آن بیفزائید و یا سایت را با توجه به نیازهای بخصوص مطابق سلیقه خود شخصی سازی کنید.  اگر شما با ارسال یک پست الکترونیکی (email) از نرم افزارمایکروسافت آفیس اوت لوک2007 یک Document Workspace راه اندازی کنید افرادی که نام آن ها در خطوط To و Cc پیام شما قرار دارد به صورت خودکار به اعضا سایت شما اضافه خواهند شد.  اگر از روش متفاوت دیگری برای ایجاد یک workspace استفاده کنید, می توانید افراد دیگر را بعد از ایجاد سایت به لیست اعضا اضافه کنید.  یک Document Workspace را می توان به طرق زیر ایجاد کرد:  روش اول: از طریق مقطع کاری مدیریت اسناد (Document Management task pane) :  شما می توانید در هنگام کار با هر یک از برنامه های مایکروسافت آفیس 2007 مثل ورد, اکسل, پاورپوینت یا ویزیو یک Document Workspace ایجاد کنید. اگر شما در حال حاضر بر روی یک فایل کار می کنید و می خواهید بدون اینکه برنامه را ترک کنید یک Workspace بوجود آورید, این روش مناسب شماست.  روش دوم:از طریق ارسال پست الکترونیک (email):  شما می توانید یک Document Workspace ایجاد کنید هنگامیکه یک فایل را به عنوان ضمیمه به اشتراک گذاشته شده در یک پیام ارسال می کنید. به عنوان فرستنده ضمیمه به اشتراک گذاشته شده شما مدیرWorkspace می شوید.همه گیرندگان پیام عضو Document Workspace می شوند جائی که به آنها با سهیم شدن در سایت مجوز دسترسی داده خواهد شد. اگرشما می خواهید ایجادWorkspace و دعوت اعضا به سایت را با هم تلفیق کنید ازاین روش استفاده کنید.  روش سوم: توسط یک سند که در حال حاضر در یک کتابخانه اسناد(Document library) موجود است:  اگر فایل شما در یک کتابخانه که روی یک سایت Sharepoint وجود دارد, ذخیره است از این روش استفاده کنید. همانطورکه شما می توانید فایلی که روی Document Workspace است تغییر دهید,می توانید همزمان کپی اولیه آن فایل درکتابخانه را هم با تغییرات به روزرسانی کنید. روش چهارم: از طریق سایت sharepoint:  اگر فایل شما در حال حاضر بر روی یک کتابخانه در سایت Sharepoint ذخیره شده است استفاده از این روش به شما پیشنهاد می شود.هنگامی که شما از این روش یک Document Workspace ایجاد می کنید, امکان تنظیمات ابتدائی بیشتری مثل تعاریف و مجوزهای دسترسی افراد و آخرین بخش آدرس وب workspace ,نسبت به روش های دیگر خواهید داشت.

دراینجا چندین روش استفاده از Meeting Workspace وجود دارد:

 • پیش از جلسه: دستورکار شرکت کنندگان و اسنادی که قرار است در مورد آن بحث شود, منتشر کنید.

 • درطی جلسه: فعالیت ها را اضافه کرده, تصمیمات را ثبت کنید و اسناد مرتبط را مرور کنید.

• پس از اتمام جلسه:جلسه را به همراه دیگر اطلاعات تکمیلی منتشرکرده و فعالیت ها پیگیری کنید.

 توجه داشته باشید شرکت کنندگان در Meeting Workspace نمی توانند مواردی مثل اخبار (announcement) و کتابخانه های اسناد (Document library) را اضافه کرده یا به تبادل نظر توسط email اقدام کنند, بلکه بایستی مستقیما موارد را به لیست موجود در سایت Meeting Workspace اضافه کنند.

 شما از ازطریق سایت های زیر مجموعه, از طریق تقویم آفیس Sharepoint 2007 ازطریق آفیس اوت لوک 2007 امکان ایجاد Meeting Workspace را خواهید داشت