مرور کلی توانائی ها و مشکلات مدیریت محتوای سازمانی

تا این لحظه, ایده مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) برای به بیشتر سازمان ها یک مفهوم کاملا جدید است. همانطورکه دنیایی دیجیتالی ارتباطات را تسهیل کرده, سازمان ها "محتویات" را با ارزش بیش از پیش در اشکال گوناگون مثل تصاویر, اسناد متنی, صفحه گسترده(spreadsheet)  , رابط های گرافیکی (presentation) , طرح های گرافیکی, پست الکترونیک, ویدئو و به صورت چند رسانه ای (multimedia) خریداری می کنند. مدیریت حجم زیاد این مفاهیم ساخت یافته و غیر ساخت یافته می تواند پیچیده و مشکل باشد, و این مشکل به سرعت افزایش پیدا می کند. مطالعه اخیری که توسط شخصی به نام Accenture انجام شده, نشان می دهد که در دو سال آینده محتویات بیشتری نسبت به کل تاریخچه بشر, ایجاد خواهد شد و بیش از %93 آن به صورت الکترونیکی خواهد بود. بعلاوه, این اسناد الکترونیکی باید با مجموعه از اطلاعات کاغذی (Paper-based) کنونی , یکپارچه سازی شوند. چندین توانائی اصلی بر روی گسترش زیر ساخت Enterprise Content Management موثر است. در جلوی همه موارد قانونی, یک توانایی مثل Sarbanes-Oxley Act وجود دارد که Enterprise Content Management را از یک سیستم مطلوب به یک سیستم ضروری تبدیل کرده است. در یک دیدگاه قانونی, سیاست های حفظ و نگهداری اسناد قابل اجرا, سیستم های برای مدیریت اطلاعات غیر ساخت یافته و مدیریت سوابق سازگار, همه ملزومات کلیدی هستند. با این حال, هنگامی که نگران برآورده کردن و رسیدگی به این ملزومات قانونی که برای بیشتر سازمان عوامل کلیدی محسوب  می شوند, هستید, چندین عامل تعیین کننده و تاثیر گذاز دیگر هم وجود دارد. اول, این یک نیاز مسلم است که سازمان برای کنترل حجم فراوان سوابق و اسناد تلاش کند این امر مزیت کاهش نسخه برداری از فعالیت ها و کاهش زمان تلف شده برای جستجوی اسناد قدیمی ( و یا بدتر, ایجاد مجدد اسناد از روی Scratch آنها) را به همراه خواهد داشت. سپس, به اتوماتیک کردن فرآیندهای تجاری برای تسهیل مدیریت محتوا و جایگزینی آنها با فرآیندهای دستی و کاغذی, که در نهایت به کم کردن حجم کاری (workload) و بازدهی بیشتر منجر خواهد شد, نیاز است.  و بالاخره, سازمان ها به دنبال راهکارهای Enterprise Content Management ای هستند که به آنها در فرآیند نوشتن و انتشار اطلاعات به اینترانت, اکسترانت و اینترنت (بدون اتکا به اعضا گروه فن آوری اطلاعات (IT) سازمان) کمک کند. بدون شک, بیشتر سازمان ها در حال حاضر وقتشان را صرف بررسی استراتژی هائی می کنند که به آنها در ساختار محتویات, چه از نظر نگهداری سوابق و چه از دیدگاه مدیریت اسناد, کمک کند.ممکن است حتی بعضی از سازمان ها راهکارهائی را برای سازماندهی این اطلاعات اجرا کند که با معیارهای موفقیت و رضایت کاربر تفوت داشته باشد. با این حال, در این بررسی مقدماتی و پیاده سازی آزمایشی مشخص شد, که مشکل اصلی برای موفقیت Enterprise Content Management این است که بیاد داشته باشیم, سازمان ها در اندیشه پیدا کردن یک راهکار که برای آنها مناسب باشد, هستند.

در متن استراتژی کلی Enterprise Content Management باید به ملزومات اصلی هر بخش, مدیریت اسناد, مدیریت صفحات گسترده, مدیریت سوابق, مدیریت محتوای وب و مدیریت فرم ها به وضوح پاسخگویی شود.برای مثال, در ارتباط با مدیریت اسناد بعضی ملزومات بخصوص شامل برپائی انواع محتویات استاندارد شده, کنترل نسخه, فرآیند گردش کار(workflow) و همکاری; توسط صفحات گسترده (spreadsheet) ;باید قابلیت محافظت از درستی داده ها, اطمینان از وجود یک "نسخه صحیح واحد " در زمان محافظت از اطلاعات محرمانه توسط کنترل های امنیتی جامع , وجود داشته باشد.

در مدیریت سوابق, ملزومات شامل برپائی,حفظ و نگهداری, سیاست های انقضا و به حداقل رساندن اطلاعات از رده خارج قدیمی در میان سازمان, است.

از نظر مدیریت محتوای وب, این احتیاجات شامل پیاده کردن یک روش برای پرسنل غیر متخصص میان تیم ها است تا بتوانند بدون نیاز به وابستگی دائم به اعضاء گروه IT , بر روی وب سایت ها کنترل داشته باشند.این نیازهای ویژه و نیازهای دیگر باید توسط یک راهکار کلی Enterprise Content Management پاسخگویی شود.

مشکل دیگری که سازمانهای باد بر آن غلبه کنند, برقرار یکپارچگی میان اجزاء مختلف Enterprise Content Management است.معمولا, یک سازمان با استفاده از یک یا جند جزء Enterprise Content Management برای برطرف کردن یک نیاز بخصوص, شروع به استفاده از این نرم افزار می کنند اما همین که این اجزاء بکار گرفته شوند نیاز به گسترش Enterprise Content Management و استفاده از دیگر اجزاء آن احساس می شود.

برای مثال, یک سازمان ممکن است با پیاده سازی راهکار مدیریت سوابق, فعالیتش را آغاز کند و سپس به سرعت دریابد که به توانائی انتشار وب (Web Publishing) موجود در Enterprise Content Management برای پرتال اینترانت و سپس سایت های اینترنتی اش, نیاز دارد.

بنابراین چگونه یک سازمان می تواند به تدریج استراتژی های Enterprise Content Management اش را توسط پیاده سازی این اجزاء با روشی که دائما نیازی به آموزش مجدد کاربران و تغییر سبک و معماری  و مشکل گسترش برای IT نداشته باشد, گسترش دهد؟

یک سازمان معمولا, یک یا چند راهکار Enterprise Content Management دارد که در یک بخش مخصوص نه فقط برای برآورده کردن یک نیاز بخصوص, بکار گرفته شده اند.

همانطورکه سازمان ها به سمت داشتن یک استراتژی Enterprise Content Management که در سطح سازمان گسترده شود (company-wide) حرکت می کنند, هر راهکار جدیدی که توانائی سازگاری داخلی با راهکارهای موجود با استفاده از استانداردهای صنعتی این سازمان را داشته باشد, مهم خواهد شد.

راهکار Enterprise Content Management , راهکاری است که حجم پذیر, آسان برای استفاده و یکپارچه شده و دارای سازگاری داخلی با دیگر برنامه های کاربردی بوده و بالاخره بهترین تجربه برای رسیدن به موفقیت را ارائه دهد.

از آنجائیکه, رضایت کاربران یک کلید برای موفقیت سازمان ها محسوب می شود, اطمینان حاصل کردن از اینکه آیا به تشخیص کاربران Enterprise Content Management ها در ساده کردن حجم کاری (workload) هایشان مفید واقع شده اند یا نه, بسیار حائز اهمیت است