نحوه همکاری با پرتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور2007

درآمدی بر نحوه همکاری با پرتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور2007:  اغلب افراد بیشتر ساعات روز را در فعالیت های مشارکتی سپری می کنند.آنها اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک می گذارند, درگروه کار کرده و پروژه ها را مدیریت می کنند.  اگر شما هنگام ایجاد ارتباط , به اشتراک گذاری اطلاعات و هماهنگ کردن جزئیات پروژه  و تعیین زمان اتمام پروژه در هنگام کار با تعداد زیادی افراد ابزار ساده ای نداشته باشید برای داشتن یک همکاری موثر دچار مشکل خواهید شد. پرتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور2007 بدلیل فراهم آوردن زیر ساختی به منظور به اشتراک گذاری اطلاعات و کار گروهی درتیم ها می تواند به شما در بالا بردن بازده کاری کمک کند. پرتال Sharepoint ابزارهای workspace ویژه ای را به شما پیشنهاد می کند که می توانید برای برقراری ارتباط با اعضای تیم , پیگیری پروژه ها, هماهنگ کردن موعد مقرر زمان اتمام پروژه,ساخت و ویرایش گروهی اسناد از آن ها استفاده کنید.  افزایش بهره وری تیم:  یکی از ویژگی های مهم پرتال Sharepoint امکان ایجاد سایت های شخصی است.هر عضو پرتال می تواند اطلاعات و فایل های خود را در قالب یک سایت بر روی پرتال عرضه کند.همچنین این قابلیت را می توان به گروه هائی موسوم به Team Site توسعه داد و یک وب سایت گروهی برپا کرد .  پرتال آفیس Sharepoint سرور 2007 شامل چندین الگو(template) است که شما می توانید برای ایجاد سایت از آنها استفاده کنید.برای مثال, دپارتمان بازاریابی برای مدیریت مجموعه پروژه های گروهی و فعالیت های مرتبط با سند از الگوی سایت های گروه Team Site استفاده می کند. اعضای دپارتمان بازاریابی برای ساخت اسناد, مدیریت آن ها,پیگیری موضوعات و فعالیت ها, به اشتراک گذاشتن لینک ها و تماس ها از سایت های گروهی استفاده می کنند. به دلیل مرکزی که برای انجام این فعالیت ها وجود دارد, اعضای دپارتمان بازاریابی زمان را از دست نداده, بهره وری کار آن ها افزایش پیدا خواهد کرد.  الگوهای سایت گروه Team Site شامل:  • لیست اخبار(Announcement list)  • تقویم (Calendar) • لیست تالار گفتگوی تیم (Team Discussion list)  • لیست فعالیت ها(Tasks list) • لیست لینک ها(Link list)  اگر می خواهید تیم شما به سرعت شکل گرفته و شروع به کار کند می توانید به راحتی با استفاده از الگوهای سایت (template) موجود, این کار را انجام دهید.  این الگوهای چند منظوره, امکان برطرف کردن نیاز های گوناگون را فراهم می کند. در این الگوها امکان ذخیره سازی اطلاعات با تعداد واژه زیاد (long-term) برای یک دپارتمان خاص و یا اطلاعات با تعداد واژه کم (short-term) برای یک پروژه بخصوص که امکان گسترش به دپارتمان های مختلف را داشته باشد, وجود دارد.  با ایجاد یک Team Site شما می توانید از یک محیط کار(workspace) گروهی برخوردار شده, تیمی خلاق تر و کارآمدتر داشته و در نهایت شاهد نتیجه تجاری بهتری باشید. همچنین می توانید سایت را به منظور برآوردن نیازهای تیم یا نیازهای پروژه به وسیله لیست ها, کتابخانه ها (library) و یا دیگر مزایا سفارشی کنید. مدیریت کارآمدتر پرژه ها:  پرتال آفیس sharepoint سرور 2007 شامل چندین مزیت است که شما می توانید برای مدیریت پروژه , هماهنگ کردن فعالیت ها و تعیین زمان اتمام پروژه از آن ها استفاده کنید. Team site بازاریابی یک تقویم دارد که اعضای گروه برای پیگیری قرار ملاقات های مهم, رخدادهای صنعتی و برنامه های تجاری از آن استفاده می کنند.  اعضای تیم بازاریابی می توانند این تقویم را به تقویم های شخصی خودشان در مایکروسافت آفیس اوت لوک 2007 متصل کنند بنابراین آنها می توانند این اطلاعات را در کنار دیگر اطلاعات تقویم شخصی خویش ببینند.  اعضای دپارتمان بازاریابی برای مجسم کردن و پیگیری فازهای مهم پروژه های بازاریابی از لیست فعالیت های پروژه (Project Task list) استفاده می کنند. راه های مختلفی وجود دارد که شما می توانید با استفاده از یک سایت گروهی (Team site) مدیریت کارآمدتری بر روی پروژه ها داشته باشید:  • استفاده از مزایای موجود مثل الگوی لیست فعالیت های پروژه (Project Task list )که به شما این امکان را می دهد تا ارتباط میان فعالیت ها و وضعیت پروژه را توسط نمودار های گانت (Gantt Chart) خودکار مجسم کنید. • هماهنگ کردن کار گروه توسط تقویم های مشترک, هشدارها(alert) و اخطارها. شما می توانید یک تقویم را که روی پرتال sharepoint شما وجود دارد به تقویم شخصی خودتان در آفیس اوت لوک 2007 متصل کرده و بدین ترتیب به صورت همزمان اطلاعات آن را دیده و به روز کنید. • برای جمع آوری مطالب و اسناد مرتبط با قرار ملاقات ها, سایت های Meeting Workspace ایجادکنید.  ایجاد, بازخوانی و به اشتراک گذاری اسناد:  پرتال آفیس sharepoint سرور2007 جهت تسهیل در ساخت و ویرایش اسناد مشارکتی, امکاناتی دارد.برای مثال, دپارتمان بازاریابی برای مدیریت مطالبی که توسط گروه جمع آوری شده از دو نوع مختلف کتابخانه (library) استفاده می کنند: • اعضای تیم بازاریابی اسنادی را که بیشتر جنبه همگانی و عمومی داشته در کتابخانه اسناد اشتراکی (Shared Document library) ذخیره می کنند, تا دیگر اعضا تیم به سادگی بتوانند آن اسناد را خوانده, صحت و سقم آن ها را بررسی کرده و یا آن ها را ویرایش کنند. • اعضای تیم, برای ذخیره و استفاده مجدد اسلایدها به منظور عرضه در مکان های مختلف از کتابخانه اسلاید (Slide library) استفاده می کنند.  برای پروژه های خاص که تنها شامل تعداد افراد اندکی است, گاهی اوقات اعضا تیم سایت های Document Workspace را زیرمجموعه Team Site های خودشان ایجاد می کنند.سایت های Document Workspace به شما در هماهنگ کردن کارها بر روی یک سند یا چند سند کمک می کند.  چندین راه مختلف برای ذخیره اسناد و دیگر فایل ها روی یک سایت گروهی وجود دارد:  • برای ذخیره و اداره اسناد با اهمیت از کتابخانه های اسناد (Document library) استفاده کنید.مزیتی چون مزیت وجود نسخ مختلف(versioning) به شما کمک می کند تا نسخ مختلف یک سند را دنبال کنید و یا حتی ممکن است به منظور جلوگیری از امکان ایجاد تغییردر اسناد توسط چند نفر به صورت همزمان نیاز داشته باشید صحت سند موجود در کتابخانه را بررسی کنید. • برای هماهنگ کردن تحولات پیش آمده در اسناد خاص سایت های Document Workspace بسازید. • برای به اشتراک گذاری و استفاده مجدد از اسلایدهای مایکروسافت آفیس پاورپوینت 2007 از کتابخانه اسلاید (Slide library) استفاده کنید.  • به منظور اینکه زمانی که افراد به شبکه متصل نیستند بتوانند اسناد را دیده و آن ها را ویرایش کنند از امکان offline کتابخانه اسناد (Document library) استفاده کنید.  • برای مدیریت فعالیت های مشارکتی مثل بازخوانی یا تایید اسناد از workflow ها استفاده کنید, برای آشنائی بیشتر با workflowها به مقاله مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) در همین سایت مراجعه کنید. ثبت و به اشتراک گذاری دانش جمعی:

 پرتال آفیس sharepoint سرور 2007 یک محل مرکزی برای ثبت بهترین تمرین ها, به اشتراک گذاری اطلاعات و ارتقا فرآیندهای تجاری استاندارد شده می باشد.

دپارتمان بازاریابی برای ثبت و تبادل اطلاعات مورد علاقه تیم هم از سایت های وبلاگ (blog) وهم از سایت های ویکی (wiki) استفاده می کند.

 اعضای تیم بازاریابی برای جمع آوری اطلاعات عمومی درمورد شرکت و فرآیندهای کاری گروه که برای اعضا جدید تیم مفیدخواهد بود, از ویکی (wiki) استفاده می کنند. هر یک از اعضا می تواند به ویکی(wiki) اطلاعات اضافه کرده و یا پست های موجود در ویکی را به روز کند. هر گروه معمولا چندین عضو دارد که اطلاعات شغلی مرتبط و اطلاعات بازاریابی مرتبط را به سایت های وبلاگ (blog) پست می کنند. وبلاگ بازاریابی یک انجمن(forum) را برای اعضای تیم جهت به اشتراک گذاری ایده های جدید, عقاید و افکار ناب فراهم می کند