شرکت در Document Workspace یا Meeting Workspace

شرکت در Document Workspace یا Meeting Workspace:

 پورتال مایکروسافت آفیس   sharepointسرور 2007 دو نوع workspace را برای شما فراهم می کند. Document Workspace امکان تشریک مساعی افراد بر روی اسناد نیمه تمام و Meeting Workspace امکان جمع آوری اطلاعات مرتبط با قرارملاقات ها و اسناد و مطالب را در یک مکان مرکزی فراهم می کند.

 افراد تیم بازاریابی از هر دو نوع Document Workspace و Meeting Workspace استفاده می کنند. برای مثال, دو عضو یک گروه به صورت همزمان به تحلیل اطلاعات در مورد یک نظرسنجی که شرکت مدیریت آن را به عهده دارد, خواهند پرداخت.

 اعضای این تیم یک نمونه مقدماتی از طرح به همراه مطالبی که قرار است ارائه شود را در یک Document Workspace ذخیره می کنند. دلیل اینکه آنها از یک Document Workspace به جای کتابخانه اسناد (Document Library) استفاده می کنند این است که آنها نمی خواهند تا زمانی که فرصتی برای تحلیل کامل داده ها داشته باشند, اسناد نیمه تمام شان را در دسترس دیگران قرار دهند.

 معمولا در یک کتابخانه اسناد (Document Library) به صورت پیش فرض اجازه دسترسی به تعداد افراد زیادی داده می شود اما Document Workspace ها طوری تنظیم شده اند که اجازه دیدن مطالب آنها تنها به افراد خاص داده خواهد شد.

افراد تیم بازاریابی همچنین از Meeting Workspace ها استفاده می کنند.آنها مخصوصا از Decision Meeting Workspace ها برای ارسال و پست تصمیماتی که در گروه گرفته می شود, استفاده می کنند.

Decision Meeting Workspaceمکانی برای ثبت آخرین تصمیمات از قبیل اطلاعاتی در مورد قرار ملاقات ها و جائی که تصمیمات اخذ شده, است.

 تیم بازاریابی همچنین از Multipage Meeting Workspace برای پست اطلاعات در مورد قرار ملاقات های سالیانه شرکت استفاده می کنند.دلیل انتخاب این نوع Workspace این است که آنها می دانند برای ثبت همه اطلاعات و رویدادها به دو صفحه دیگر نیاز خواهند داشت.

 Document Workspace:

 Document Workspace یک کتابخانه اسناد را برای ذخیره اسناد ابتدائی و فایل های جانبی فراهم می کند. لیستی از وظائف برای تخصیص موارد در دست اجرا, لیستی از لینک ها برای فهرست بندی منابعی که مرتبط با اسناد است, یک لیست اعضا که نشان می دهد چه کسی به سایت دسترسی دارد.

 اگر به هر دلیلی اسناد یا مطالب مرتبط با آن ها مثل فعالیت ها, اهداف و دیگر موارد بهم ریخته و نامنظم باشند یک سایت Document Workspace می تواند به شما در نگهداری آنها در یک مکان کمک کند.

پورتال sharepoint برای به اشتراک گذاری و به روزرسانی فایل ها , مطلع کردن افراد در مورد وضعیت فایل هایشان ابزارهائی را فراهم کرده است.

 به عنوان عضو یک Document Workspace شما امکان اضافه کردن و ویرایش اسناد, اضافه کردن و ویرایش فعالیت های مرتبط, امکان ایجاد هشدارهای پستی (email alert) برای خودتان و دیگراعضا Workspace , امکان اضافه کردن اخبار (announcement) و لینک هائی با اطلاعات مرتبط را خواهید داشت.

 هنگامی که شما یک Document Workspace ایجاد می کنید, می توانید فورا از آن استفاده کنید, لیست ها و کتابخانه های دیگر به آن بیفزائید و یا سایت را با توجه به نیازهای بخصوص مطابق سلیقه خود شخصی سازی کنید.

 اگر شما با ارسال یک پست الکترونیکی (email) از نرم افزارمایکروسافت آفیس اوت لوک2007 یک Document Workspace راه اندازی کنید افرادی که نام آن ها در خطوط To و Cc پیام شما قرار دارد به صورت خودکار به اعضا سایت شما اضافه خواهند شد.

 اگر از روش متفاوت دیگری برای ایجاد یک workspace استفاده کنید, می توانید افراد دیگر را بعد از ایجاد سایت به لیست اعضا اضافه کنید.

Meeting Worksapce:

Meeting Worksapce سایتی است که شما می توانید اطلاعات و مطالب مربوط به یک یا چند قرار ملاقات را در آن جمع آوری کنید.

 برای جمع آوری اطلاعات قرار ملاقات ها مثل دستور جلسات, اسناد مرتبط , اهداف و فعالیت ها که اغلب بهم ریخته هستند, یک Meeting Workspace می تواند به شما کمک کند که همه آنها را در یک مکان نگهداری کنید.

خواه شما مدیر یک پروژه یکساله همراه با جلسات دوره ای باشید یا مدیر طراحی یک طرح کوتاه مدت, Meeting Workspaceمکانی فراهم می کند تا همکاران شما برای به روز کردن اطلاعات جلسه به آنجا بروند.

1. تعاریف جلسه

2. صفحات

 3. منوهائی برای خصوصی سازی سایت

 Meeting Workspace 4. لیست شرکت کنندگان

 5. کتابخانه اسناد(Document library)

دراینجا چندین روش استفاده از Meeting Workspace وجود دارد:

 • پیش از جلسه: دستورکار شرکت کنندگان و اسنادی که قرار است در مورد آن بحث شود, منتشر کنید.

 • درطی جلسه: فعالیت ها را اضافه کرده, تصمیمات را ثبت کنید و اسناد مرتبط را مرور کنید.

• پس از اتمام جلسه:جلسه را به همراه دیگر اطلاعات تکمیلی منتشرکرده و فعالیت ها پیگیری کنید.

 توجه داشته باشید شرکت کنندگان در Meeting Workspace نمی توانند مواردی مثل اخبار (announcement) و کتابخانه های اسناد (Document library) را اضافه کرده یا به تبادل نظر توسط email اقدام کنند, بلکه بایستی مستقیما موارد را به لیست موجود در سایت Meeting Workspace اضافه کنند.

 شما از ازطریق سایت های زیر مجموعه, از طریق تقویم آفیس Sharepoint 2007 ازطریق آفیس اوت لوک 2007 امکان ایجاد Meeting Workspace را خواهید داشت. .