نقش گردش های کاری(workflow)در همکاری بر روی اسناد

نقش گردش های کاری(workflow)در همکاری بر روی اسناد

نقش گردش های کاری(workflow) در ساده و موثر کردن همکاری بر روی اسناد:  در پورتال Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام گردش کاری(workflow) وجود دارد که با بهبود فرآیند همکاری بر روی اسناد, در امر مدیریت اسناد(Document Management) نقش بسزایی خواهد داشت.  با استفاده از چرخه های کاری(workflow) افراد می توانند به جای اینکه وقت خود را صرف مدیریت فرآیندهای تایید یک سند(Document Approval) کنند, بر ایجاد, بازبینی و تصویب اسناد(Document) تمرکز کنند.  گردش کاری(workflow) چیست؟ درپورتال مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007, گردش کاری(workflow) یک راهکار اتومات به منظور جابجایی اسناد یا مدارک دیگر از میان مجموع های از فعالیت ها و عملیات است. به بیانی دیگر چنانچه در سازمان سیستمی برای کنترل نحوه جابجایی اسناد یا مدارک وجود داشته باشد, این سیستم گردش کاری(workflow) نام خواهد گرفت.  برای مثال, اگر بتوان فهمید که برای تایید یک سند(Document) از یک کتابخانه اسناد(Document library) بایستی به چه افراد و گروه هائی ارجاع شود, علت را بایستی در پیاده سازی صحیح استراتژی مدیریت اسناد(Document Management) و وجود گردش های کاری(workflow) جستجو کرد. هنگامی که مولف سند یک چرخه کاری(workflow) را راه اندازی می کند, فعالیت های مربوط به تایید سند, ایجاد شده و سپس به شرکت کنندگان در چرخه کاری(workflow) واگذار شده و در نهایت دستوالعمل ها به همراه یک لینک برای تایید سند مذکور از طریق هشدار پست الکترونیک(email alert) برای شرکت کنندگان ارسال می شود. هنگامی که یک گردش کاری(workflow) در جریان است, هر مولف سند یا هر شرکت کننده می تواند ببیند که کدام شخص فعالیتش را به پایان رسانده است.چنانچه هر شخص فعالیت های محوله را به اتمام برساند چرخه کاری اش, به پایان رسیده و مولف هم به صورت اتومات باخبر می شود.  فرآیند گردش کاری تایید(Approval Workflow) را می توانید در شکل زیر مشاهده کنید: کاربران سایت می توانند از طریق یک سند یا یک مورد که در لیست Sharepoint یا کتابخانه موجود در Sharepoint قرار دارد, یک گردش کاری(workflow) را ایجاد و سپس از آن استفاده کننند.

 چند نمونه گردش کاری موجود در سایتSharepoint:

• تایید(Approval):

 این گردش کاری مسیر جابجائی سند به منظور تایید میان افراد و گروه ها را دنبال می کند. به صورت پیش فرض, گردش کاری تایید(Approval Workflow) با صفحه ای از کتابخانه(library) که روی سایت آپلود شده در ارتباط است, بنابراین می توان برای مدیریت فرآیند تایید نهائی انتشار صفحات وب از وجود این ارتباط بهره برد.

 • متمرکز کردن بازخوردها(Collect feedback):

 این گردش کاری, مسیر جابجائی سند به منظور دریافت بازخوردها (feedback) به افراد یا گروه ها را دنبال می کند, بازخوردها پس از جمع آوری, ترجمه شده و در اختیار کسانی که چرخه کاری(workflow) را راه اندازی کرده اند, قرار می گیرد.

• متمرکز کردن امضاها(Collect Signature):

 این گردش کاری, اسناد تهیه شده بوسیله برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 را به منظور جمع آوری امضاهای دیجیتال به افراد و گروهها ارسال می کند.

 نکته قابل توجه اینست که استفاده از این نوع گردش کاری مستلزم شروع کار توسط یکی از برنامه های مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 می باشد.

 شرکت کنندگان در این چرخه کاری بایستی سندهای حاوی امضاهای دیجیتال خود را به برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint 2007 الساق کنند.

 توجه داشته باشید, گردش کاری جمع آوری امضاها (Collect signature Workflow) تنها برای اسنادی از کتابخانه اسناد (Document library) ظاهر می شود که از مزیت Signature line برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور برخوردار باشند.