مدیریت محتوای سازمانی توسط Sharepoint

مدیریت محتوای سازمانی توسط Sharepoint

در آمدی بر مدیریت محتوای سازمانی(ای سی ام) توسط Sharepoint:

 در چند دهه اخیر بواسطه ظهور کامپیوترها و محصولات نرم افزاری متنوع امکان ایجاد محتویات سازمانی گوناگون از قیبل اسناد(document) , کاربرگ ها(worksheet) , اسلایدهای نمایشی(presentation) , پیغام های پست الکترونیک(email messages) ,ویدئوها و صفحات وب, بسیار ساده تر از گذشته شده است. این سادگی به ایجاد حجم عظیمی داده غیر ساخت یافته در سازمان منتج شده است که بایستی توسط سازمان اداره شود.ضمنا به دلیل اینکه این محتویات اغلب به روشی منسجم ساماندهی و مدیریت نشده اند, برای کارمندان غیر قابل استفاده هستند. در نتیجه پیشرفت بهره وری کارکنان, کارائی فرآیندها و قابلیت های ارتباط با مشتری به حداقل خواهد رسید.

 مدیریت محتوای سازمانی(ای سی ام) و چرخه حیات محتویات:

 مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) موجود در Sharepoint به سازمان شما در غلبه کردن به چالش هائی که در ارتباط با محتویات ساخت نیافته و جود دارد, کمک خواهد کرد. برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 یک بخش مرکزی از راهکار مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) است که موجب توسعه امکان مدیریت محتویات در سازمان به روشی منسجم و توسط ابزارهای آشنائی مثل ابزارهای مایکروسافت آفیس, شده است.

 راهکارهای مایکروسافت مدیریت محتوای سازمانی( ای سی ام) توانائی مدیریت همه مراحل چرخه حیات محتویات از ایجاد تا ویرایش, همکاری و اتمام آن بر روی یک زیر ساخت یکسان واحد را فراهم می کند.

برای دستیابی به اهدافی که در ادامه به آن ها اشاره شده از قابلیت های مدیریت محتویات سازمانی موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 استفاده کنید:

 • مدیریت انواع مختلف محتوا:

 در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت اسناد(Document Management) وجود دارد که می تواند در ادغام محتویات گوناگون, از چندین مکان مختلف به یک مخزن اطلاعاتی مرکزی که در آن محتویات به شیوه ای سازگار با یکدیگر طبقه بندی شده اند, به سازمان شما کمک کند. قابلیت های جستجوی یکپارچه موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 می تواند در یافتن, به اشتراک گذاری و استفاده از این اسناد به افراد کمک کند.

قابلیت مدیریت اسناد(Document Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 از اطلاعات شما در برابر دسترسی های غیر مجاز محافظت خواهد کرد. ابزارهای تعاملی مثل چرخه های کاری(workflow) به افراد در بالا بردن کیفیت همکاری در هنگام ایجاد, بازبینی و تایید اسناد(document) به شیوه ای ساخت یافته کمک خواهد کرد.

سیستم مدیریت اسناد(Document Management) یک سیستم الکترونیکی برای تسهیل امور سازمانی است.یکی از اهداف سیستم مدیریت اسناد(Document Management) حصول اطمینان از تحقق این امر است که دسترسی به اسناد الکترونیکی در هر زمان امکان پذیر باشد.

• تامین نیازهای حقوقی:

 در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت سوابق (Record Management) وجود دارد که می تواند در ذخیره سازی و محافظت از جدیدترین وضعیت سوابق تجاری به سازمان شما کمک کند. جهت حصول اطمینان از تحقق این امر که آیا سوابق(record) از قوانین و خط مشی های تجاری سازمان تبعیت می کنند یا خیر و یا توجه به این نکته که آیا مدت زمان نگهداری سوابق مناسب بوده یا خیر, می توانید سیاست های انقضاء(expiration policies) را به اسناد اعمال کنید.

با بررسی موارد اینچینی احتمال ریسک سازمان در موارد قانونی به حداقل رسیده و بازرسان داخلی و خارجی سازمان در اثبات صحت سوابق با مشکل کمتری برخورد خواهند کرد. اهمیت نگهداری سوابق محرمانه سازمان در محلی امن نادیده گرفته نشده است.

نحوه مدیریت مندرجات وب(Web Content Management) توسط Sharepoint:

 اعضای گروه تامین نیروی انسانی(Human Resource) می توانند از قابلیت های انتشار که جزئی از ویژگی های قابلیت مدیریت مندرجات وب(Web Content Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 است برای ایجاد و به روزرسانی اطلاعات که در پرتال داخلی این گروه و حتی اطلاعات شخصی همه کارکنان وجود دارد, استفاده کنند.

 امکاناتی که در صورت استفاده از مزیت مدیریت مندرجات وب(Web Content Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 پیش روی شما قرار خواهد گرفت:

• سادگی و سرعت ایجاد و انتشار مندرجات:

 نظر به اینکه در آفیس Sharepoint سرور 2007 ابزارهای نگارشی و چرخه های کاری(workflow) یکپارچه وجود دارد, گروه های تجاری می توانند به سادگی مندرجات و مطالب خود را بر روی سایت آپلود کنند.

 • القای احساس سازگاری و یکپارچگی مطالب موجود بر روی وب سایت:

نظر به اینکه در آفیس Sharepoint سرور 2007 امکان استفاده از قابلیت هائی مثل الگوی صفحات اصلی(master page) و قالب بندی صفحات(page layout) وجود دارد, جابجائی(navigation) در سایت یکمرتبه مشخص شده و مجددا توسط مولفان مورد استفاده قرار می گیرد.

 • کاهش هزینه های پیاده سازی و مدیریت وب سایت:

 شما می توانید یا پیاده سازی یک زیر ساخت واحد چند لایه(multi-tier) در آفیس Sharepoint سرور 2007 مطالب خود را به اینترانت(Intranet) , اکسترانت (Extranet) و سایت های اینترنتی منتشر کنید