حفاظت از اطلاعات تجاری با ارزش توسط آفیس Sharepoint

حفاظت از اطلاعات تجاری با ارزش توسط آفیس Sharepoint

حفاظت از اطلاعات تجاری با ارزش توسط آفیس Sharepoint:

 

یکی از مهمترین راه های حفاظت از اطلاعات تجاری با ارزش سازمان, ایجاد یک شبکه کلی اعم از وظایف و روابط وابسته به هم است.   

چنانچه یک شبکه ارتباطی منسجم مثل سیستم مدیریت مدارک(Document Management) وجود نداشته باشد, هیچکس برای انجام آنچه از او انتظار می رود اطلاعات, منابع و مدارک لازم را در اختیار نخواهد داشت بنابراین وجود یک سیستم جامع یکپارچه مدیریت مدارک(Document Management) برای کسب اطلاعات و منابع یک الزام سازمانی است.  

 سیستم مدیریت مدارک(Document Management) به گونه ای طراحی شده که میزان مشارکت مدیران و اعضای سازمان را افزیش می دهد, افزایش مشارکت منجر به ارائه راه حل های منطقی تر و چه بسا عملی تر خواهد شد. سیستم مدیریت مدارک(Document Management) موجود در برنامه آفیسSharepoint سرور 2007 با هدف بهبود روابط بین گروه ها و افزایش اثر بخشی کاری طراحی شده است. 

 در برنامه آفیس Sharepoint سرور 2007 ویژگی به نام سایت مرکز سوابق(Record Center Site) وجود دارد که بیشترین تقاضا را در میان دیگر سایت های آفیس Sharepoint سرور 2007 به خود اختصاص داده است, وجود قابلیتی به نام سایت های گروهی(Team Site) که دارای امکانات مدیریت سوابق(Records Management) اختصاصی است, این سایت را از دیگز سایت ها متمایز کرده است.  

 مرکز سوابق(Record Center):

 مرکز سوابق(Record Center) به مثابه یک مخزن اطلاعاتی برای سوابق یک سازمان محسوب می شود.برای مثال, اعضا دپارتمان حقوقی سازمان برای ذخیره قراردادها(Contracts) , اجاره نامه ها(Lease) و توافقنامه های مجوز(License Agreement) از سایت سوابق اجاره نامه ها و مجوز ها(Lease and License Records Site) استفاده می کنند.  

 

 سیاست های مدیریت اطلاعات(Information Management):

منظور از سیاست های مدیریت اطلاعات(Information Management) مجموعه قوانینی است که هنگام نوشتن محتویات بایستی در نظر گرفته شود. سازمان شما می تواند با بکارگیری سیاست های مدیریت اطلاعات(Information Management) سوابق ارسالی به سایت مرکز سوابق(Record Center Site) را کنترل کند.  

 و اما سیاست هائی که آفیس Sharepoint سرور 2007 به منظور ارتقاء کیفیت مدیریت سوابق(Record Management) به سازمان شما ارائه می کند:

• نظارت(Auditing):

 توسط این ویژگی, گزارشی از عملیاتی که افراد بر روی سوابق موجود در مرکز سوابق(Record Center) انجام داده اند, جمع آوری خواهد شد. برای مثال, در صورتی که تمایل دارید بدانید چه اشخاص و در چه زمان هائی صحت سوابق را بررسی کرده اند, بایستی از این ویژگی استفاده کنید.

 اعضای دپارتمان حقوقی سازمان بواسطه وجود این ویژگی می توانند از تغییراتی که در قراردادها(Contract) رخ داده است, آگاه می شوند.

• انقضاء(Expiration):  

 این ویژگی تعیین می کند که تا چه مدت بایستی سوابق را نگهداری کرد و هنگامی که مدت نگهداری آن ها به پایان رسید, چه عملی بایستی روی آن ها صورت بگیرد. برای مثال, اعضای دپارتمان حقوقی سازمان قراردادها(Contract) را تا سه سال پس از مدت زمان اتمام آن ها نگهداری می کنند, آن ها برای تایید فرآیند حذف قراردادهائی که مدت زمان آن ها به اتمام رسیده یک چرخه کاری تایید(Approval workflow) راه اندازی می کنند.