اجزای کلیدی مدیریت محتوای سازمانی - قسمت سوم

محافظت از اطلاعات: به منظور حفاظت از اطلاعات درون منابع اطلاعاتی, صاحبان کتابخانه, می توانند مجوزهای امنیتی ویژه ای را بر روی فولدرهای شخصی و یا فایل ها قرار دهند, که فقط افراد شناخته شده حق دیدن آنها, تغییر دادن در آنها و پاک کردن محتویات آنها را از کتابخانه داشته باشند. به منظور حفاظت از اسناد, زمانی که از منبع اطلاعاتی خارج می شوند (به عنوان مثال, زمانی که شخصی یک فایل را بر روی laptop اش دانلود می کند) مدیران می توانند مدیریت حقوق اطلاعات (Information Rights Managements(IRM)) را بر روی کتابخانه مقرر کنند, که برای  سند بکارگرفته شده, زمانی که از منابع اطلاعاتی خارج می شوند, اعمال شود. از این طریق می توان مطمئن شد که اطلاعات حساس سهوا و به اشتباه به بیرون از سازمان فرستاده نخواهند شد و یا از طریق یک laptop به سرقت نخواهد رفت. در چنین مواردی, از محتویاتی مثل صفحات گسترده (spreadsheet) می توان محافظت کرد بدلیل اینکه تنها بخش های "منتشر شده" توسط مرورگر وب در دسترس هستند. از این طریق, اطلاعاتی که نیاز به اشتراک گذاری دارند, مثل جدول, نمودار(chart) , گراف  می تواند به صورت وسیعی به اشتراک گذاشته شود, تا موقعی که اطلاعات محرمانه موجود در صفحات گسترده محافظت شوند. فرآیند تجاری اتومات شده: مدیریت محتوای سازمانی (ECM) مایکروسافت, فرآیندهای تجاری اتوماتیک شده ای را با استفاده از قابلیت های گردش کاری که با محتویات منابع اطلاعاتی و قابلیت های فرم, یکپارچه شده اند, ارائه می کند. فعالیت های ایجاد شده می تواند توسط ابلاغیه هائی در مورد فعالیت, به شرکت کنندگان تخصیص داده شود. شرکت کنندگان می توانند بوسیله چک کرردن صفحات نشاندهنده وضعیت (StatusPage) مرتبط شده با گردش های کاری, پیگیری بیشتری بر گردش های کاری داشته باشند. علاوه بر فعالیت های به تعویق افتاده, صفحه نشاندهنده وضعیت (Status Page) همچنین شامل تاریخچه اطلاعاتی است که به صورت بخصوص بوسیله مولف گردش های کاری طراحی شده است. سازمان ها می توانند با استفاده از نرم افزار مایکروسافت Visual Studio 2005 یا مایکروسافت آفیس SharePoint Designer 2007 که جانشین محصول FrontPage مایکروسافت است, گردش های کاری سفارشی ایجاد کنند. بعد از اینکه یک گردش کاری در یک مجموعه سایت بکار گرفته شد, در لیست گردش های کاری ظاهر خواهد شد و مدیران لیست می توانند آن را به انواع داده, لیست ها و کتابخانه ها اضافه کنند. پس از اینکه یک گردش کاری به یک کتابخانه اسناد و یا لیست اضافه شد, آن گردش کاری در دسترس خواهد بود بنابراین کاربران می توانند برای هر بخش در لیست از گردش کاری استفاده کنند. اطلاعات بیشتر در مورد قابلیت های بنیادی گردش های کاری را می توانید با مراجعه به آدرس زیر پیدا کنید: http://msdn.midrosoft.com/windowsvista/building/workflow

دسته بندی و سازماندهی سوابق ورودی:

آفیس SharePoint Server 2007 ابزارهای زیادی برای سازماندهی سوابق هنگامی که آنها در سیستم هستند, دارد.

بعد از اینکه مدیران سوابق طرح فایل (file plan) را برای سازمان تعریف کردند, آنها می توانند metadata , گردش کاری و سیاست های مورد نیاز برای مدیریت انواع سوابق مختلف را تعیین کنند.

کتابخانه های اسناد سازمان ها و سلسله مراتب را در قالب انواع فایل های الکترونیکی (شامل اسناد, پیغام های پست الکترونیک, تصاویر و فایل های رسانه ها) ذخیره شده, تعریف می کنند.

همچنین برای فراهم کردن یک مکانیسم سازگار برای شرح این خصوصیات, سیاست ها و گردش های کاری برای یک نوع مورد بخصوص, انواع مختلف محتویات در اینجا استفاده می شوند.

به منظور دسته بندی صحیح سوابق, می توان یک مورد را به لیست موارد جاری سوابق برای هر نوع سابق, مشخص کردن محتوا, توضیحات, مکان ذخیره سازی و نام های مجازی برای انواع دیگر محتوا که ممکن است مرتبط با این نوع سابقه باشد, اضافه کرد.

سوابق ورودی, مرتبا از این جداول, مورد بررسی قرار گرفته و به محل های مناسب مسیردهی می شوند.

این سوابق برای جامعیت metadata و یادآوری فرستنده به وارد کردن این metadata در صورتی که گم شد, بررسی می شود.

شکل بالا یک منبع سوابق رسمی سازمانی را نشان می دهد.

محافظت از سوابق تجاری:

الگوی منبع سوابق چندین ویژگی دارد که صحت فایل های ذخیره شده در آن را بررسی می کند.

ابتدا, این اطمینان به شما داده خواهد شد که هرگز فایل هایتان به صورت اتوماتیکی توسط سیستم ویرایش نخواهند شد.این بدین معنی است که سوابق به منابع سوابق بارگذاری (upload) می شوند و سپس دو مرتبه دانلود می شوند و همیشه به همان صورت اولیه خواهند بود.

سپس تنظیمات پیش فرضی وجود دارد که بوسیله ارائه نسخه متوالی یک سند (versioning) همه تغییرات بوجود آمده در اسناد و بوسیله بررسی تغییرات خاص, از دسترسی بی اجازه به سوابق جلوگیری می کند.
مجوزهای پیش فرض هم وجود دارد که فقط به مدیران سوابق حق پاک کردن فایل ها و حتی ویرایش آنها را می دهد.

سوم, به مدیران سوابق اجازه می دهد تا از metadata در یک بخش جداگانه, نگهداری و در صورت نیاز اضافه کنند, بنابراین اطلاعاتی مثل مالکیت می تواند بدون نیاز به ویرایش زمینه سوابق, تغییر داده شود.

مدیریت و نگهداری انواع دیگر سابقه:

هنگامی که یک سازمان زمانبندی های ضبط و نگهداری انواع سوابق تجاری را معین می کند, سیاست های ضبط و نگهداری می تواند در میان منبع اطلاعاتی برای مدیریت چرخه حیاتشان, تنظیم شود.

یک فرمول انقضاء (expiration formula) طول زمان ضبط و نگهداری یک سابقه را محاسبه کرده و در یک عملیات انقضاء (expiration action) شرح داده می شود که با سابقه, زمانی که تاریخ انقضاء(expiration date) آن سر رسیده, چه کاری باید انجام شود.

برای مثال, یک عملیات انقضاء که "تصویب از بین بردن یک مورد" نام دارد گردش کاری را که طراحی شده برای اجازه دادن با افراد تا موارد منقضی شده بازبینی کرده و تشخیص دهند که کدام موارد باید پاک شود, به جریان می اندازد.

مکانیسم های قابل گسترش می تواند برای پیاده سازی عملیات اضافه مثل "جابجائی به آرشیو دائمی" زمانی که دوره نگهداری یک سابقه سر برسد, استفاده شود.

سیاست ها می توانند برای یک محل ذخیره سازی بخصوص و یا انواع محتوا می تواند برای مدیریت هر نوع از سابقه با یک روش سازگار, در محل های ذخیره سازی غیر مستقل, استفاده شوند.

برای مثال, برای اطمینان حاصل کردن از اینکه قراردادها به طور یکنواخت در سازمانها , نگهداری شوند ,تاریخ انقضای آنها بر اساس یک خصوصیت مشترک مثل "تاریخ اجرای قرارداد" تنظیم می شود.

در شکل بالا سیایت هائی که می تواند برای مدیریت چرخه حیات محتویات بکار گرفته شود, نشان داده شده است.

مدیریت پست الکترونیک به عنوان سوابق:

به منظور اینکه کمک شود به کاربران تا پیام های پست الکترونیک را به عنوان سوابق تعریف کنند , ستفاده از نرم افزارهای سرویس گیرنده آشنا مثل Outlook 2007 , آفیس SharePoint Server 2007 و مایکروسافت Exchange Server 2007 یکپارچگی و ارتباط تنگاتنگی با هم دارند.

اعضاء گروه فن آوری اطلاعات(IT) می توانند فولدرهای سازمانی بسازند, سپس با استفاده از  Group Policy به برنامه سرویس گیرنده Outlook 2007 وارد شوند.

کاربران می توانند به سادگی پیام های پست الکترونیک را از کامپیوترهای سرویس گیرنده خودشان به این فولدرها کشیده و رها کنند (drag and drop) بدلیل اینکه درExchange Server 2007 این امکان داده شده است که پیام های پست الکترونیکی به صورت خودکار به آفیس SharePoint Server 2007 کپی شوند.

همه metadata های گم شده بررسی می شوند و توسط پست الکترونیک به کاربر اطلاع داده شود تا در اطلاعات گم شده را پر کنند.